PAGE設(shè)立各門(mén)類(lèi)檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保各類(lèi)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保存，特制定本歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門(mén)在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案，包括但不限于文書(shū)檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等工作。2.真實(shí)完整原則歸檔的檔案應(yīng)真實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)工作活動(dòng)，內(nèi)容完整，手續(xù)齊全。3.分類(lèi)科學(xué)原則根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，便于管理和查找。4.安全保密原則確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理部門(mén)職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)的設(shè)置公司/組織設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案管理工作。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司/組織實(shí)際情況，制定和完善檔案歸檔、保管、利用等各項(xiàng)管理制度。2.檔案收集與整理負(fù)責(zé)組織各部門(mén)收集、整理應(yīng)歸檔的檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等整理工作。3.檔案保管建立檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)備，確保檔案的安全保管。對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，防止檔案的損壞、變質(zhì)和丟失。4.檔案鑒定與銷(xiāo)毀定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)已到保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。5.檔案利用服務(wù)為公司/組織各部門(mén)和人員提供檔案查閱、借閱等利用服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，做好登記和跟蹤管理。6.檔案統(tǒng)計(jì)與信息化建設(shè)對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬。推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。7.業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)對(duì)各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，提高公司/組織整體檔案管理水平。三、檔案歸檔范圍與要求（一）文書(shū)檔案1.歸檔范圍公司/組織發(fā)布的各類(lèi)文件、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。會(huì)議文件，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。合同、協(xié)議、意向書(shū)等。人事任免、獎(jiǎng)懲等文件。其他具有保存價(jià)值的文書(shū)材料。2.歸檔要求文書(shū)材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署手續(xù)完備。按照文件形成的時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列，編寫(xiě)頁(yè)碼。填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄，注明文件名稱(chēng)、文號(hào)、日期、頁(yè)碼等信息。裝訂應(yīng)整齊牢固，采用線(xiàn)裝或膠裝方式，去除金屬物。（二）科技檔案1.歸檔范圍科研項(xiàng)目檔案，包括項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究成果、鑒定材料等。產(chǎn)品檔案，包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)文件、工藝文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。設(shè)備檔案，包括設(shè)備購(gòu)置合同、說(shuō)明書(shū)、安裝調(diào)試記錄、維修保養(yǎng)記錄等?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目檔案，包括項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)文件、施工圖、竣工驗(yàn)收文件等。2.歸檔要求科技文件材料應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，與項(xiàng)目實(shí)際情況相符。按照項(xiàng)目或產(chǎn)品的形成過(guò)程進(jìn)行分類(lèi)整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。圖紙應(yīng)折疊成A4幅面，圖標(biāo)欄外露，按順序編號(hào)。對(duì)重要的科技文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上。（三）人事檔案1.歸檔范圍員工個(gè)人基本信息材料，包括履歷表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證書(shū)復(fù)印件等。員工考核、獎(jiǎng)懲材料，包括年度考核表、獎(jiǎng)懲決定等。員工培訓(xùn)材料，包括培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)記錄、結(jié)業(yè)證書(shū)等。員工工資、福利材料，包括工資表、獎(jiǎng)金發(fā)放記錄、福利申請(qǐng)審批表等。員工職務(wù)任免、職稱(chēng)評(píng)定材料，包括任免文件、職稱(chēng)評(píng)審表等。員工勞動(dòng)合同、離職材料等。2.歸檔要求人事檔案材料應(yīng)完整齊全，真實(shí)有效。按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類(lèi)整理，建立檔案目錄。對(duì)檔案材料進(jìn)行審核，確保材料的真實(shí)性和規(guī)范性。及時(shí)更新員工人事檔案信息，保證檔案的時(shí)效性。（四）財(cái)務(wù)檔案1.歸檔范圍會(huì)計(jì)憑證，包括原始憑證、記賬憑證等。會(huì)計(jì)賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬等。財(cái)務(wù)報(bào)表及附注，包括月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表等。財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告等。財(cái)務(wù)預(yù)算、決算文件，包括預(yù)算編制、執(zhí)行情況報(bào)告、決算報(bào)表等。其他財(cái)務(wù)文件，如財(cái)務(wù)制度、財(cái)務(wù)分析報(bào)告等。2.歸檔要求財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照國(guó)家財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度的規(guī)定進(jìn)行整理和保管。會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按月或按年裝訂成冊(cè)，封面注明單位名稱(chēng)、年度、月份、憑證種類(lèi)、起止號(hào)碼等信息。會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)妥善保管，不得隨意涂改、銷(xiāo)毀。財(cái)務(wù)報(bào)表應(yīng)加蓋單位公章，并由單位負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字。財(cái)務(wù)檔案的保管期限應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定，到期后按照規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。（五）業(yè)務(wù)檔案1.歸檔范圍各業(yè)務(wù)部門(mén)在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案，如市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)檔案、客戶(hù)檔案、項(xiàng)目檔案、業(yè)務(wù)合同檔案等。2.歸檔要求業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理要求進(jìn)行分類(lèi)整理。檔案內(nèi)容應(yīng)詳細(xì)、準(zhǔn)確，能夠反映業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過(guò)程。建立業(yè)務(wù)檔案索引，便于快速查找和利用。定期對(duì)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行清理和更新，確保檔案的有效性。四、檔案歸檔流程（一）文件形成與收集1.各部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的文件材料，由承辦人員負(fù)責(zé)收集齊全，并進(jìn)行初步整理。2.承辦人員應(yīng)在文件辦理完畢后及時(shí)將文件材料移交本部門(mén)檔案管理人員。（二）檔案整理與分類(lèi)1.各部門(mén)檔案管理人員按照檔案歸檔范圍和要求，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行進(jìn)一步整理和分類(lèi)。2.對(duì)文件材料進(jìn)行編號(hào)、編目、裝訂等工作，形成案卷或卷盒。（三）檔案移交與接收1.各部門(mén)檔案管理人員定期將整理好的檔案移交至公司/組織檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)接收的檔案進(jìn)行核對(duì)、清點(diǎn)，檢查檔案的完整性和整理質(zhì)量。（四）檔案上架與存儲(chǔ)1.檔案管理部門(mén)將接收的檔案按照分類(lèi)方案上架存放，確保檔案存放有序，便于查找。2.對(duì)電子檔案進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并建立電子檔案目錄，便于檢索和利用。五、檔案保管與保護(hù)（一）檔案庫(kù)房建設(shè)與管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜的地點(diǎn)建設(shè)。2.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥品等。3.定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行清潔和檢查，保持庫(kù)房環(huán)境整潔，設(shè)備完好。（二）檔案保管期限與鑒定1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實(shí)際情況，確定各類(lèi)檔案的保管期限。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門(mén)會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)組成鑒定小組，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，確定檔案的存毀。3.對(duì)已到保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀時(shí)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。（三）檔案保護(hù)措施1.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)采取防潮、防蟲(chóng)、防火、防盜等保護(hù)措施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.對(duì)電子檔案應(yīng)采取備份存儲(chǔ)、加密處理、防病毒等保護(hù)措施，確保電子檔案的安全。3.嚴(yán)格控制檔案的查閱、借閱范圍，防止檔案的丟失和泄密。六、檔案利用與服務(wù)（一）檔案查閱與借閱1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門(mén)根據(jù)查閱申請(qǐng)表提供檔案查閱服務(wù)，查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。3.如需借閱檔案，借閱人員應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[具體期限]，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自復(fù)制檔案。歸還檔案時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。（二）檔案出具證明1.公司/組織外部單位或個(gè)人因工作需要要求出具檔案證明，應(yīng)提供有效證明材料，填寫(xiě)檔案證明申請(qǐng)表，經(jīng)公司/組織相關(guān)部門(mén)審核同意后，到檔案管理部門(mén)辦理出具證明手續(xù)。2.檔案管理部門(mén)根據(jù)檔案內(nèi)容如實(shí)出具證明，并加蓋檔案管理部門(mén)印章。（三）檔案信息公開(kāi)1.按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織信息公開(kāi)制度，對(duì)可以公開(kāi)的檔案信息進(jìn)行整理和發(fā)布。2.檔案信息公開(kāi)應(yīng)遵循保密原則，確保不泄露公司/組織機(jī)密信息。七、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司/組織檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）檔案數(shù)字化處理1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.對(duì)掃描后的電子文件進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、目錄錄入等工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。（三）檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)用1.利用檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化流程。2.通過(guò)檔案管理信息系統(tǒng)，為公司/組織各部門(mén)和人員提供便捷的檔案查閱、借閱、出具證明等服務(wù)。（四）檔案信息化安全管理1.建立檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止信息泄露、篡改和丟失。2.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性。3.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行信息化安全培訓(xùn)，提高安全意識(shí)和操作技能。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查檔案的收集、整理、歸檔、保管等情況。2.對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，要求相關(guān)部門(mén)限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)