PAGE檔案館保密制度范本一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案館的保密管理，確保檔案信息的安全，防止檔案信息的泄露、篡改或丟失，根據(jù)國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合本公司/組織實際情況，制定本保密制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織檔案館全體工作人員，以及因工作需要接觸檔案信息的其他人員。（三）基本原則1.嚴格保密原則：對涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息及國家機密的檔案，采取嚴格的保密措施，確保信息不被泄露。2.合法合規(guī)原則：保密工作必須符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，不得違反相關規(guī)定。3.最小化授權原則：根據(jù)工作需要，對接觸檔案信息的人員進行最小化授權，嚴格限制知悉范圍。4.全程管理原則：對檔案的收集、整理、保管、利用、銷毀等全過程進行保密管理，確保各個環(huán)節(jié)的安全。二、檔案保密管理職責（一）檔案館負責人職責1.全面負責檔案館的保密工作，制定和完善保密制度，并組織實施。2.定期對檔案館工作人員進行保密教育和培訓，提高保密意識和技能。3.監(jiān)督檢查保密制度的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。4.對違反保密制度的行為進行調(diào)查處理，提出處理意見。（二）檔案管理人員職責1.嚴格遵守保密制度，負責檔案的日常管理工作，確保檔案的安全和完整。2.對檔案信息進行分類、整理、編目，按照保密要求進行保管。3.嚴格控制檔案的查閱、借閱和使用，做好登記和記錄工作。4.定期對檔案進行清點、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。（三）其他工作人員職責1.在工作中接觸檔案信息時，應嚴格遵守保密制度，不得擅自復制、傳播或泄露檔案內(nèi)容。2.對所使用的檔案設備和存儲介質(zhì)進行妥善保管，防止信息丟失或泄露。3.協(xié)助檔案管理人員做好保密工作，發(fā)現(xiàn)異常情況及時報告。三、檔案收集與整理過程中的保密措施（一）收集1.在檔案收集過程中，工作人員應明確檔案的保密范圍和要求，對涉及保密內(nèi)容的檔案進行重點關注。2.對于從外部接收的檔案，應進行嚴格的審核和登記，確保檔案來源合法合規(guī)，不存在保密隱患。3.收集過程中，盡量減少無關人員的接觸，防止檔案信息在流轉(zhuǎn)過程中被泄露。（二）整理1.檔案管理人員在整理檔案時，應在符合保密要求的環(huán)境中進行操作，避免無關人員在場。2.對檔案進行分類、編號、編目時，要注意保護檔案中的保密信息，不得隨意公開或泄露。3.在整理過程中發(fā)現(xiàn)有破損、缺失或可能涉及保密問題的檔案，應及時采取措施進行修復或處理，并做好記錄。四、檔案保管保密措施（一）保管環(huán)境1.檔案館應具備完善的安全防護設施，包括防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠等設備，確保檔案存放環(huán)境安全可靠。2.檔案庫房應設置專門的存儲區(qū)域，按照檔案的類別、密級等進行分區(qū)存放，便于管理和保密。3.庫房內(nèi)應保持適宜的溫度、濕度，配備溫濕度監(jiān)測設備，定期進行記錄和調(diào)節(jié)。（二）存儲介質(zhì)1.對存儲檔案信息的介質(zhì)，如硬盤、光盤、磁帶等，應進行嚴格的管理。2.存儲介質(zhì)應標明密級、內(nèi)容摘要等信息，并按照保密要求進行存儲。3.定期對存儲介質(zhì)進行檢查、維護和備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）檔案標識1.對所有檔案應進行明確的標識，注明檔案的類別、密級、保管期限等信息。2.密級標識應符合國家相關規(guī)定，嚴格區(qū)分絕密、機密、秘密等不同級別。3.檔案標識應清晰、準確，便于識別和管理。（四）人員出入管理1.嚴格控制檔案館人員的出入，設立門禁系統(tǒng)，對進入人員進行身份驗證和登記。2.非檔案管理人員進入檔案館，必須經(jīng)過批準，并在專人陪同下進行操作，不得擅自翻閱或提取檔案。3.工作人員離開檔案館時，應確保檔案整理有序，設備關閉，門窗鎖好。五、檔案查閱與借閱保密措施（一）查閱1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應填寫查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、密級等信息，經(jīng)部門負責人審批后，方可查閱。2.查閱檔案時，應在指定的查閱區(qū)域進行，由檔案管理人員提供協(xié)助，不得擅自將檔案帶出查閱區(qū)域。3.查閱過程中，不得在檔案上涂改、標記、污損，如需摘錄或復制部分內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理人員同意，并按照保密要求進行處理。（二）借閱1.因工作需要借閱檔案的，應填寫借閱申請表，詳細說明借閱理由、借閱期限、歸還時間等，經(jīng)相關領導審批后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案時，檔案管理人員應與借閱人當面清點檔案數(shù)量、核對檔案內(nèi)容，并要求借閱人簽字確認。3.借閱人應妥善保管所借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴大知悉范圍，不得在規(guī)定期限外使用檔案。4.借閱期滿后，借閱人應按時歸還檔案，檔案管理人員應對歸還的檔案進行認真檢查，如發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。六、檔案利用保密措施（一）利用目的審核1.在檔案利用前，應對利用目的進行嚴格審核，確保利用行為符合公司/組織利益和保密要求。2.對于涉及重要機密或敏感信息的檔案利用，應經(jīng)過更高級別的審批程序。（二）利用方式控制1.根據(jù)檔案利用目的，合理確定利用方式，如查閱、摘錄、復制、專題研究等。2.對不同利用方式應采取相應的保密措施，如限制復制范圍、對復制件進行標識等。（三）利用過程監(jiān)督1.在檔案利用過程中，檔案管理人員應進行全程監(jiān)督，確保利用行為符合保密規(guī)定。2.如發(fā)現(xiàn)利用過程中存在違規(guī)行為，應及時制止并采取措施進行處理。七、檔案傳輸與共享保密措施（一）傳輸1.如需通過網(wǎng)絡、移動存儲設備等方式傳輸檔案信息，應采取加密措施，確保傳輸過程中的信息安全。2.對傳輸?shù)臋n案信息進行登記，記錄傳輸時間、傳輸方式、接收方等信息。3.在傳輸過程中，要注意防止信息被竊取或篡改。（二）共享1.檔案信息共享應遵循最小化原則，嚴格控制共享范圍和對象。2.共享檔案信息時，應與共享方簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權利和義務。3.對共享的檔案信息進行跟蹤管理，確保共享信息的安全和有效使用。八、檔案銷毀保密措施（一）銷毀審批1.檔案達到保管期限或失去保存價值需要銷毀時，應填寫銷毀申請表，詳細說明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、所屬年度等信息，經(jīng)相關領導審批后，方可進行銷毀。2.對于涉及重要機密或敏感信息的檔案銷毀，應經(jīng)過更嚴格的審批程序。（二）銷毀方式1.根據(jù)檔案的性質(zhì)和數(shù)量，選擇合適的銷毀方式，如焚燒、粉碎、電子數(shù)據(jù)擦除等。2.銷毀過程應在專人監(jiān)督下進行，確保銷毀徹底，防止檔案信息殘留。（三）銷毀記錄1.對檔案銷毀過程進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息。2.銷毀記錄應保存一定期限，以備查閱。九、保密教育培訓與監(jiān)督檢查（一）保密教育培訓1.定期組織檔案館工作人員參加保密教育培訓，提高保密意識和業(yè)務水平。2.培訓內(nèi)容包括國家保密法律法規(guī)、公司/組織保密制度、檔案管理保密知識等。3.鼓勵工作人員參加保密專業(yè)培訓和考試，獲取相關資質(zhì)證書。（二）監(jiān)督檢查1.建立保密監(jiān)督檢查機制，定期對檔案館保密制度的執(zhí)行情況進行檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案保管環(huán)境、人員出入管理、查閱借閱登記、檔案利用過程等方面。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改，并跟蹤整改情況。十、保密獎懲制度（一）獎勵1.對在保密工作中表現(xiàn)突出的個人或部門，給予表彰和獎勵。2.獎勵