PAGE法院數(shù)字檔案室制度一、總則（一）目的為了加強法院數(shù)字檔案室建設(shè)，規(guī)范數(shù)字檔案管理工作，提高檔案管理效率和利用水平，保障檔案信息的安全與完整，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本院實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本院各部門在辦理各類案件及開展各項工作過程中形成的數(shù)字檔案的管理。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則數(shù)字檔案由本院檔案管理部門統(tǒng)一負責收集、整理、存儲、保管和利用，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實完整原則應(yīng)保證數(shù)字檔案內(nèi)容與紙質(zhì)檔案一致，真實反映案件及工作實際情況，確保檔案信息的完整性。3.安全保密原則采取有效措施保障數(shù)字檔案的安全，防止檔案信息泄露、篡改和丟失，嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定。4.方便利用原則優(yōu)化數(shù)字檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為本院各項工作提供便捷的檔案信息服務(wù)。二、數(shù)字檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各類案件的立案材料、庭審記錄、裁判文書、執(zhí)行文件等。2.本院內(nèi)部行政管理工作中形成的文件、會議記錄、統(tǒng)計報表等。3.與案件相關(guān)的證據(jù)材料，包括書證、物證、視聽資料、電子數(shù)據(jù)等數(shù)字化副本。4.其他具有保存價值的數(shù)字文件。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責數(shù)字檔案的收集工作，確保檔案材料及時、完整地收集。2.收集的數(shù)字檔案應(yīng)符合相關(guān)格式要求，確保文件的可讀性和可利用性。對于不符合要求的文件，應(yīng)進行格式轉(zhuǎn)換或技術(shù)處理。3.收集過程中，應(yīng)建立詳細的檔案收集清單，記錄檔案的名稱、來源、形成時間、數(shù)量等信息。（三）整理標準1.數(shù)字檔案應(yīng)按照案件類別、年度、保管期限等進行分類整理。2.每份數(shù)字檔案應(yīng)編制唯一的標識符，標識符應(yīng)包含案件編號、文件序號等關(guān)鍵信息，以便于查詢和管理。3.對數(shù)字檔案進行元數(shù)據(jù)著錄，元數(shù)據(jù)應(yīng)包括文件的題名、責任者、日期、格式、大小等基本信息，確保檔案信息的準確描述和有效檢索。4.建立數(shù)字檔案的目錄數(shù)據(jù)庫，目錄應(yīng)包含檔案的標識符、題名、日期、保管期限等信息，方便用戶快速查找所需檔案。三、數(shù)字檔案的存儲（一）存儲方式1.采用專用的存儲設(shè)備，如磁盤陣列、磁帶庫等，進行數(shù)字檔案的集中存儲。存儲設(shè)備應(yīng)具備冗余備份功能，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。2.建立異地災(zāi)備中心，定期將數(shù)字檔案備份至異地存儲，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聶n案數(shù)據(jù)丟失。（二）存儲環(huán)境1.存儲場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等安全防護措施，確保存儲環(huán)境的穩(wěn)定和安全。2.對存儲設(shè)備進行定期維護和檢查，及時清理存儲介質(zhì)，確保存儲設(shè)備的正常運行。（三）存儲管理1.建立存儲設(shè)備的使用登記制度，記錄設(shè)備的使用情況、維護記錄等信息。2.對存儲的數(shù)字檔案進行定期清點和核對，確保檔案數(shù)據(jù)的完整性和準確性。3.根據(jù)檔案的保管期限和利用頻率，合理調(diào)整存儲策略，對長期不使用的檔案進行遷移或銷毀處理。四、數(shù)字檔案的保管（一）保管期限數(shù)字檔案的保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般分為永久、長期和短期。具體保管期限如下：1.永久保管的檔案：反映本院主要職能活動和歷史面貌的，對本院工作、國家建設(shè)和歷史研究具有長遠利用價值的檔案。2.長期保管的檔案：保管期限為30年的檔案，主要是在一定時期內(nèi)對本院工作有查考利用價值的檔案。3.短期保管的檔案：保管期限為10年的檔案，主要是在較短時間內(nèi)對本院工作有參考價值的檔案。（二）保管措施1.建立數(shù)字檔案的備份制度，定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的存儲介質(zhì)和地理位置，確保數(shù)據(jù)的安全性。2.采用加密技術(shù)對數(shù)字檔案進行加密存儲，防止檔案信息在傳輸和存儲過程中被竊取或篡改。3.對數(shù)字檔案的訪問進行權(quán)限控制，根據(jù)用戶的工作職責和權(quán)限，設(shè)置不同的訪問級別，確保檔案信息的安全。4.定期對數(shù)字檔案進行病毒檢測和查殺，防止病毒感染導致檔案數(shù)據(jù)損壞。（三）保管期限的鑒定與處置1.定期對已到保管期限的數(shù)字檔案進行鑒定，由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成鑒定小組，對檔案的價值進行評估。2.經(jīng)鑒定仍具有保存價值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對確無保存價值的檔案，按照規(guī)定的程序進行銷毀處理。3.銷毀數(shù)字檔案時，應(yīng)填寫銷毀清單，經(jīng)審批后，由專人負責實施，并在銷毀清單上簽字確認。銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式等信息。五、數(shù)字檔案的利用（一）利用范圍1.本院工作人員因工作需要查閱、借閱數(shù)字檔案。2.案件當事人、代理人及其他相關(guān)人員按照法定程序查閱、復制與案件有關(guān)的數(shù)字檔案。3.司法機關(guān)、行政機關(guān)及其他單位因工作需要查閱本院數(shù)字檔案。（二）利用流程1.申請本院工作人員查閱、借閱數(shù)字檔案，應(yīng)填寫《數(shù)字檔案利用申請表》，注明利用目的、檔案名稱、數(shù)量等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，提交檔案管理部門。案件當事人、代理人及其他相關(guān)人員查閱、復制數(shù)字檔案，應(yīng)提交相關(guān)證明材料和申請，經(jīng)案件承辦部門負責人審核，報分管院領(lǐng)導批準后，到檔案管理部門辦理查閱、復制手續(xù)。司法機關(guān)、行政機關(guān)及其他單位查閱本院數(shù)字檔案，應(yīng)出具單位介紹信和查閱人有效身份證件，經(jīng)本院辦公室審核，報分管院領(lǐng)導批準后，由檔案管理部門提供查閱服務(wù)。2.審批檔案管理部門收到利用申請后，應(yīng)進行審核，重點審查申請的真實性、合法性和利用目的的合理性。對于符合規(guī)定的申請，予以批準；對于不符合規(guī)定的申請，應(yīng)說明理由，不予批準。3.查閱與借閱經(jīng)批準的利用申請，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定提供查閱、借閱服務(wù)。查閱數(shù)字檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行，不得擅自將檔案帶出。借閱數(shù)字檔案應(yīng)辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時間，并要求借閱人妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人。4.歸還與注銷借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還數(shù)字檔案，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，確保檔案的完整性和準確性。對于逾期未歸還的借閱檔案，應(yīng)及時催還，并暫停其再次借閱的權(quán)限。利用申請結(jié)束后，檔案管理部門應(yīng)及時注銷相關(guān)記錄。（三）利用服務(wù)1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的計算機設(shè)備和軟件，為利用者提供便捷的數(shù)字檔案查閱服務(wù)。2.建立數(shù)字檔案利用咨詢服務(wù)機制，解答利用者在查閱、借閱過程中遇到的問題，提供相關(guān)技術(shù)支持。3.根據(jù)利用者的需求，提供數(shù)字檔案的打印、復制等服務(wù)，但應(yīng)按照規(guī)定收取相應(yīng)費用。六、數(shù)字檔案的安全管理（一）安全制度1.建立健全數(shù)字檔案安全管理制度，明確安全管理職責，規(guī)范安全管理流程。2.加強對檔案管理人員的安全培訓，提高其安全意識和操作技能，確保檔案管理工作的安全開展。（二）安全技術(shù)措施1.采用防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備，防止外部非法網(wǎng)絡(luò)訪問，保障數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全。2.對數(shù)字檔案管理系統(tǒng)進行定期安全漏洞掃描和修復，及時發(fā)現(xiàn)和處理系統(tǒng)安全隱患。3.建立數(shù)據(jù)備份恢復機制，定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，并進行恢復演練，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復。（三）應(yīng)急處置1.制定數(shù)字檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責任分工。2.定期組織應(yīng)急演練，提高應(yīng)對突發(fā)安全事件的能力。發(fā)生安全事件時，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施進行處置，最大限度地減少損失，并及時向上級主管部門報告。七、數(shù)字檔案管理系統(tǒng)（一）系統(tǒng)建設(shè)1.數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、存儲、保管、利用等功能，實現(xiàn)檔案管理工作的信息化、自動化。2.系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)遵循相關(guān)標準和規(guī)范，確保系統(tǒng)的兼容性、穩(wěn)定性和安全性。（二）系統(tǒng)維護1.安排專人負責數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的日常維護和管理，及時處理系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)的問題。2.定期對系統(tǒng)進行升級和優(yōu)化，根據(jù)檔案管理工作的發(fā)展和需求，不斷完善系統(tǒng)功能。（三）數(shù)據(jù)管理1.加強對數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的管理，確保數(shù)據(jù)的準確性、完整性和一致性。2.建立數(shù)據(jù)審計機制，對系統(tǒng)操作和數(shù)據(jù)變更進行審計，防止非法操作和數(shù)據(jù)篡改。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.本院成立數(shù)字檔案管理監(jiān)督小組，由檔案管理部門負責人擔任組長，成員包括各相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表。監(jiān)督小組負責對本院數(shù)字檔案管理工作進行定期檢查和不定期抽查。2.檔案管理部門應(yīng)定期向本院領(lǐng)導匯報數(shù)字檔案管理工作情況，接受領(lǐng)導的監(jiān)督和指導。（二）檢查內(nèi)容1.數(shù)字檔案的收集、整理、存儲、保管、利用等工作是否符合本制度的規(guī)定。2.數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的運行情況，包括系統(tǒng)功能的完整性、數(shù)據(jù)的準確性和安全性等。3.檔案管理人員的工作情況