PAGE設(shè)計會計檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強公司會計檔案管理，規(guī)范會計檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作，保證會計檔案的真實、完整、有效和安全，根據(jù)《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》《會計檔案管理辦法》等法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會計檔案管理工作。（三）定義1.會計檔案：是指公司在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。2.會計檔案管理：是指對會計檔案進行的整理、分類、裝訂、編目、保管、查閱、復(fù)制、鑒定、銷毀等一系列工作。（四）管理職責(zé)1.財務(wù)部門負(fù)責(zé)會計檔案的整理、裝訂、保管等日常工作。定期對會計檔案進行清查，確保會計檔案的安全與完整。按照規(guī)定的期限和程序，向檔案管理部門移交會計檔案。配合檔案管理部門做好會計檔案的查閱、復(fù)制等利用工作。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)接收財務(wù)部門移交的會計檔案，并進行統(tǒng)一保管。建立會計檔案保管清冊，對會計檔案的保管、查閱、復(fù)制、銷毀等情況進行記錄。按照規(guī)定的程序和要求，提供會計檔案的查閱、復(fù)制服務(wù)。監(jiān)督會計檔案的銷毀工作，確保銷毀程序合法合規(guī)。3.其他部門各部門應(yīng)妥善保管本部門涉及的會計資料，并按照規(guī)定及時移交財務(wù)部門進行統(tǒng)一管理。在需要查閱會計檔案時，應(yīng)按照規(guī)定的程序向檔案管理部門提出申請。二、會計檔案的內(nèi)容（一）會計憑證1.原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單、借款單等。2.記賬憑證，包括收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證等。（二）會計賬簿1.總賬，按照會計科目分類登記全部經(jīng)濟業(yè)務(wù)的賬簿。2.明細(xì)賬，按照明細(xì)科目分類登記某一類經(jīng)濟業(yè)務(wù)的賬簿。3.日記賬，按照經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的時間順序逐日逐筆登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬等。4.其他輔助性賬簿，如固定資產(chǎn)卡片、低值易耗品臺賬等。（三）財務(wù)會計報告1.月度、季度、年度財務(wù)報表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。2.財務(wù)情況說明書，對公司財務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量等情況進行分析說明的書面報告。3.其他財務(wù)會計報告，如審計報告、稅務(wù)申報資料等。（四）其他會計資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表。2.銀行對賬單。3.納稅申報表。4.會計檔案移交清冊。5.會計檔案保管清冊。三、會計檔案的整理（一）整理原則1.遵循會計檔案形成的規(guī)律和特點，保持會計檔案的有機聯(lián)系。2.便于保管、查閱和利用。（二）整理要求1.會計憑證按記賬憑證的編號順序排列，記賬憑證所附原始憑證應(yīng)折疊整齊，附在記賬憑證后面，并在記賬憑證上注明所附原始憑證的張數(shù)。對于數(shù)量過多的原始憑證，可以單獨裝訂保管，并在記賬憑證上注明“附件另訂”及原始憑證名稱和編號。對各種經(jīng)濟合同、存出保證金收據(jù)以及涉外文件等重要原始憑證，應(yīng)另編目錄，單獨登記保管，并在有關(guān)的記賬憑證和原始憑證上相互注明日期和編號。2.會計賬簿訂本式賬簿應(yīng)保持原裝訂成冊，不得拆本使用。活頁式賬簿應(yīng)抽出空白頁，并按會計科目順序整理成冊，加具封面，統(tǒng)一編號。賬簿中的空白頁應(yīng)加蓋“作廢”戳記，不得撕毀。各種賬簿應(yīng)按頁次順序連續(xù)登記，不得跳行、隔頁。如果發(fā)生跳行、隔頁，應(yīng)將空行、空頁劃線注銷，或注明“此行空白”“此頁空白”字樣，并由記賬人員簽名或者蓋章。3.財務(wù)會計報告月度、季度財務(wù)會計報告應(yīng)按月、季順序裝訂成冊，年度財務(wù)會計報告應(yīng)單獨裝訂成冊。財務(wù)會計報告應(yīng)加具封面，注明單位名稱、年度、月份、報表名稱等內(nèi)容，并由單位負(fù)責(zé)人、主管會計工作負(fù)責(zé)人、會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人（會計主管人員）簽名并蓋章。（三）整理方法1.分類按照會計檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將會計檔案分為會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告和其他會計資料四大類。2.編號對每一類會計檔案進行編號，以便于管理和查找。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性的原則。3.裝訂將整理好的會計檔案按照編號順序進行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊、美觀，便于保管和查閱。四、會計檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證保管期限為30年。2.會計賬簿保管期限為30年。3.財務(wù)會計報告中，月度、季度、半年度財務(wù)會計報告保管期限為10年，年度財務(wù)會計報告永久保管。4.其他會計資料中，銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年，納稅申報表保管期限為10年，會計檔案移交清冊保管期限為30年，會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊永久保管。（二）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的會計檔案保管庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等設(shè)施，確保會計檔案的安全。2.會計檔案應(yīng)分類存放，排列有序，并建立會計檔案保管清冊，詳細(xì)記錄會計檔案的種類、數(shù)量、保管期限、存放位置等信息。3.在會計檔案保管期限內(nèi)，應(yīng)定期對會計檔案進行檢查和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、變質(zhì)的會計檔案，應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。4.會計檔案不得外借，如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計檔案的人員，嚴(yán)禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。（三）電子會計檔案的保管1.電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其元數(shù)據(jù)一并保存，保證電子會計檔案的真實、完整、可用和安全。2.采用電子計算機進行會計核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案。3.電子會計檔案的保管期限與紙質(zhì)會計檔案相同。4.電子會計檔案的存儲介質(zhì)應(yīng)定期進行備份，并異地存放。備份存儲介質(zhì)應(yīng)標(biāo)明形成檔案的年度、月份、備份日期等信息。5.對電子會計檔案應(yīng)定期進行檢測、維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。在存儲介質(zhì)發(fā)生故障時，應(yīng)及時進行修復(fù)或更換，確保電子會計檔案的安全和完整。五、會計檔案的查閱與復(fù)制（一）查閱與復(fù)制的申請1.本公司內(nèi)部人員查閱會計檔案，應(yīng)填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.外單位人員查閱會計檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。3.查閱會計檔案如需復(fù)制，應(yīng)在申請表中注明復(fù)制內(nèi)容和數(shù)量，并按照規(guī)定的程序辦理審批手續(xù)。（二）查閱與復(fù)制的審批1.檔案管理部門收到查閱與復(fù)制申請后，應(yīng)進行審核。審核內(nèi)容包括申請手續(xù)是否齊全、查閱目的是否正當(dāng)、查閱內(nèi)容是否涉及商業(yè)秘密等。2.對于符合規(guī)定條件的申請，檔案管理部門應(yīng)在申請表上簽署審批意見，并安排專人負(fù)責(zé)查閱與復(fù)制服務(wù)。對于不符合規(guī)定條件的申請，檔案管理部門應(yīng)予以拒絕，并說明理由。（三）查閱與復(fù)制的辦理1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)審批意見，為查閱人員提供必要的查閱場所和設(shè)備，并指定專人負(fù)責(zé)陪同查閱。查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間和范圍內(nèi)進行查閱，不得擅自將會計檔案帶出查閱場所。2.如需復(fù)制會計檔案，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的程序進行操作。復(fù)制的會計檔案應(yīng)與原件一致，并加蓋檔案管理部門的印章。3.查閱與復(fù)制結(jié)束后，查閱人員應(yīng)在《會計檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)，并將查閱與復(fù)制的會計檔案歸還檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)對歸還的會計檔案進行檢查，確保會計檔案的安全完整。六、會計檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.公司應(yīng)定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定。鑒定工作應(yīng)由財務(wù)部門和檔案管理部門共同組織，成立鑒定小組，對會計檔案的保管期限、保存價值等進行審查鑒定。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)會計檔案的保管期限、內(nèi)容、重要性等因素，對會計檔案進行逐一審查，提出鑒定意見。對于仍有保存價值的會計檔案，應(yīng)繼續(xù)保管；對于確無保存價值的會計檔案，應(yīng)提出銷毀意見。3.鑒定小組應(yīng)形成會計檔案鑒定意見書，注明鑒定的依據(jù)、過程和結(jié)果，并由鑒定小組成員簽字確認(rèn)。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定后需要銷毀的會計檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀前，檔案管理部門應(yīng)編制會計檔案銷毀清冊，詳細(xì)記錄擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。2.會計檔案銷毀清冊應(yīng)經(jīng)單位負(fù)責(zé)人、主管會計工作負(fù)責(zé)人、會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人（會計主管人員）簽字確認(rèn)，并報上級主管部門備案。3.銷毀會計檔案時，應(yīng)由檔案管理部門和財務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對會計檔案銷毀清冊與實際銷毀的會計檔案是否一致，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.對于電子會計檔案的銷毀，應(yīng)采用符合國家有關(guān)規(guī)定的技術(shù)方法進行，確保電子