PAGE檔案館一次性告知制度一、總則（一）目的為了提高檔案館服務(wù)質(zhì)量，規(guī)范工作流程，方便檔案利用者辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，確保檔案利用工作的高效、準(zhǔn)確、便捷，特制定本一次性告知制度。（二）適用范圍本制度適用于本檔案館所有對(duì)外服務(wù)窗口及相關(guān)業(yè)務(wù)辦理環(huán)節(jié)，包括檔案查閱、借閱、咨詢(xún)等各類(lèi)服務(wù)事項(xiàng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及本館制定的各項(xiàng)規(guī)章制度，確保告知內(nèi)容合法、準(zhǔn)確。2.全面準(zhǔn)確原則：向檔案利用者一次性全面、準(zhǔn)確地告知辦理業(yè)務(wù)所需的全部信息，不得隱瞞或遺漏重要內(nèi)容。3.通俗易懂原則：告知語(yǔ)言應(yīng)簡(jiǎn)潔明了、通俗易懂，便于檔案利用者理解和接受。4.高效便民原則：以提高服務(wù)效率、方便群眾辦事為出發(fā)點(diǎn)，優(yōu)化告知流程，減少檔案利用者的辦事時(shí)間和成本。二、告知內(nèi)容（一）檔案查閱服務(wù)1.查閱范圍：明確可查閱檔案的種類(lèi)、年限、來(lái)源等信息，例如本館保存的[具體時(shí)間段]內(nèi)的[檔案類(lèi)型，如文書(shū)檔案、科技檔案等]，涵蓋[列舉主要來(lái)源部門(mén)或項(xiàng)目]等。2.查閱流程：詳細(xì)說(shuō)明查閱檔案的步驟，包括如何提交查閱申請(qǐng)（如現(xiàn)場(chǎng)填寫(xiě)申請(qǐng)表、通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提交等方式），申請(qǐng)時(shí)需提供的材料（如有效身份證件、單位介紹信等），以及申請(qǐng)?zhí)峤缓蟮氖芾頃r(shí)間和地點(diǎn)。3.查閱方式：告知檔案利用者可采用的查閱方式，如現(xiàn)場(chǎng)查閱、數(shù)字化副本查閱等，并說(shuō)明每種方式的具體操作流程和注意事項(xiàng)。例如，現(xiàn)場(chǎng)查閱需在規(guī)定的查閱時(shí)間內(nèi)，攜帶有效證件到指定查閱室，按照工作人員指引進(jìn)行查閱；數(shù)字化副本查閱可通過(guò)[具體網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)名稱(chēng)]申請(qǐng)，申請(qǐng)通過(guò)后可在規(guī)定期限內(nèi)在線(xiàn)查看或下載相關(guān)檔案副本。4.查閱限制：明確哪些檔案因涉及國(guó)家機(jī)密、個(gè)人隱私等原因限制查閱，并說(shuō)明相應(yīng)的審批程序和所需材料。例如，涉及國(guó)家機(jī)密的檔案需經(jīng)[具體保密部門(mén)]審批，提供[詳細(xì)審批所需材料清單]；涉及個(gè)人隱私的檔案，需檔案所有者本人書(shū)面同意或提供相關(guān)證明材料等。（二）檔案借閱服務(wù)1.借閱范圍：同查閱范圍，進(jìn)一步說(shuō)明哪些檔案可以借閱以及借閱的期限規(guī)定。例如，[特定類(lèi)型檔案]在滿(mǎn)足一定條件下可借閱，借閱期限一般為[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需提前申請(qǐng)延期。2.借閱流程：與查閱流程類(lèi)似，詳細(xì)說(shuō)明借閱申請(qǐng)的提交方式、所需材料、受理時(shí)間和地點(diǎn)等。同時(shí)，強(qiáng)調(diào)借閱檔案的歸還時(shí)間和方式，如應(yīng)在借閱期限屆滿(mǎn)前歸還至本館指定地點(diǎn)，可采用現(xiàn)場(chǎng)歸還或郵寄等方式，并提供具體的郵寄地址和收件人信息。3.借閱責(zé)任：明確檔案利用者在借閱期間的責(zé)任，如妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案等。如發(fā)生檔案損壞或丟失情況，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任，賠償標(biāo)準(zhǔn)按照本館相關(guān)規(guī)定執(zhí)行（詳細(xì)說(shuō)明賠償標(biāo)準(zhǔn)，如按照檔案原件價(jià)值的[X]%賠償，或根據(jù)檔案修復(fù)所需費(fèi)用等確定賠償金額）。（三）檔案咨詢(xún)服務(wù)1.咨詢(xún)渠道：告知檔案利用者可通過(guò)多種方式進(jìn)行咨詢(xún)，如電話(huà)咨詢(xún)（提供咨詢(xún)電話(huà)號(hào)碼）、現(xiàn)場(chǎng)咨詢(xún)（說(shuō)明咨詢(xún)窗口位置和工作時(shí)間）、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)咨詢(xún)（如在線(xiàn)客服、留言板等，并提供具體網(wǎng)址或操作指引）等。2.咨詢(xún)內(nèi)容范圍：說(shuō)明可咨詢(xún)的各類(lèi)問(wèn)題，包括檔案的保管情況、利用規(guī)定、相關(guān)業(yè)務(wù)辦理流程以及檔案信息解讀等方面。例如，關(guān)于某一歷史時(shí)期檔案的整理情況、某項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)辦理的具體要求、如何理解檔案中某一特定記錄的含義等。3.回復(fù)方式及時(shí)間：承諾對(duì)咨詢(xún)問(wèn)題的回復(fù)方式，如電話(huà)回復(fù)、書(shū)面回復(fù)（通過(guò)電子郵件或郵寄信件等方式）等，并告知一般情況下的回復(fù)時(shí)間。對(duì)于簡(jiǎn)單問(wèn)題，將在[X]個(gè)工作日內(nèi)回復(fù)；對(duì)于復(fù)雜問(wèn)題，將根據(jù)實(shí)際情況在[X]個(gè)工作日內(nèi)給予初步答復(fù)，并在進(jìn)一步核實(shí)或研究后盡快給出最終回復(fù)。三、告知方式（一）現(xiàn)場(chǎng)告知1.在檔案館服務(wù)窗口顯著位置張貼一次性告知內(nèi)容的海報(bào)或宣傳單頁(yè)，內(nèi)容應(yīng)涵蓋查閱、借閱、咨詢(xún)等各類(lèi)服務(wù)事項(xiàng)的詳細(xì)信息。2.窗口工作人員在接待檔案利用者時(shí)，應(yīng)主動(dòng)向其發(fā)放一次性告知手冊(cè)，并當(dāng)場(chǎng)進(jìn)行講解，確保檔案利用者清楚了解各項(xiàng)服務(wù)內(nèi)容和辦理流程。告知手冊(cè)應(yīng)采用通俗易懂的語(yǔ)言編寫(xiě)，配以圖表說(shuō)明，方便檔案利用者查閱。（二）網(wǎng)絡(luò)告知1.在本館官方網(wǎng)站設(shè)立專(zhuān)門(mén)的“一次性告知”板塊，將各類(lèi)服務(wù)事項(xiàng)的詳細(xì)內(nèi)容以電子文檔形式發(fā)布，便于檔案利用者隨時(shí)查閱。同時(shí)，在網(wǎng)站首頁(yè)設(shè)置醒目鏈接，引導(dǎo)檔案利用者進(jìn)入該板塊。2.對(duì)于通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提交的業(yè)務(wù)申請(qǐng)，在申請(qǐng)頁(yè)面或相關(guān)流程節(jié)點(diǎn)，適時(shí)彈出一次性告知提示框，向檔案利用者展示辦理該項(xiàng)業(yè)務(wù)所需的信息。提示框內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，重點(diǎn)突出，避免過(guò)多干擾信息。（三）電話(huà)告知1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的咨詢(xún)服務(wù)熱線(xiàn)，號(hào)碼應(yīng)在本館官方網(wǎng)站、服務(wù)窗口等顯著位置公布。工作人員在接聽(tīng)咨詢(xún)電話(huà)時(shí)，應(yīng)按照一次性告知制度的要求，向檔案利用者詳細(xì)說(shuō)明相關(guān)服務(wù)事項(xiàng)的內(nèi)容和流程，并做好電話(huà)記錄。2.對(duì)于通過(guò)電話(huà)預(yù)約辦理業(yè)務(wù)的檔案利用者，在預(yù)約成功后，通過(guò)短信方式再次向其發(fā)送一次性告知內(nèi)容，提醒檔案利用者辦理業(yè)務(wù)時(shí)所需攜帶的材料和注意事項(xiàng)。四、告知記錄與存檔（一）記錄要求1.窗口工作人員在向檔案利用者進(jìn)行一次性告知時(shí)，應(yīng)做好記錄工作。記錄內(nèi)容包括檔案利用者姓名、聯(lián)系方式、咨詢(xún)或辦理的業(yè)務(wù)事項(xiàng)、告知的具體內(nèi)容、告知時(shí)間等信息。2.記錄方式可采用紙質(zhì)記錄簿或電子記錄系統(tǒng)。紙質(zhì)記錄簿應(yīng)規(guī)范格式，便于查閱和存檔；電子記錄系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)錄入、查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)等功能，確保記錄信息的完整性和準(zhǔn)確性。（二）存檔管理1.定期對(duì)一次性告知記錄進(jìn)行整理和歸檔，紙質(zhì)記錄簿應(yīng)按照時(shí)間順序裝訂成冊(cè)，電子記錄數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)。存檔期限按照本館檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。2.存檔記錄作為本館服務(wù)工作的重要資料，可供內(nèi)部查閱和統(tǒng)計(jì)分析，以便不斷優(yōu)化服務(wù)流程和完善告知內(nèi)容。同時(shí)，在涉及檔案利用糾紛或需要證明告知情況時(shí)，存檔記錄可作為重要依據(jù)。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.本館設(shè)立專(zhuān)門(mén)的服務(wù)監(jiān)督部門(mén)或崗位，負(fù)責(zé)對(duì)一次性告知制度的執(zhí)行情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查。監(jiān)督人員應(yīng)定期到服務(wù)窗口進(jìn)行實(shí)地查看，檢查告知內(nèi)容是否完整準(zhǔn)確、告知方式是否落實(shí)到位、工作人員是否按照要求進(jìn)行告知等。2.建立服務(wù)質(zhì)量反饋渠道，鼓勵(lì)檔案利用者對(duì)一次性告知制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督和反饋。檔案利用者可通過(guò)意見(jiàn)箱、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)留言、電話(huà)投訴等方式，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出意見(jiàn)和建議。服務(wù)監(jiān)督部門(mén)或崗位應(yīng)及時(shí)受理檔案利用者的反饋信息，并進(jìn)行調(diào)查核實(shí)和處理。（二）考核辦法1.將一次性告知制度的執(zhí)行情況納入工作人員績(jī)效考核體系，制定具體的考核指標(biāo)和評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)?？己酥笜?biāo)可包括告知內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性、及時(shí)性，告知方式的多樣性和有效性，檔案利用者的滿(mǎn)意度等方面。2.根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的工作人員給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，如績(jī)效獎(jiǎng)金加分、榮譽(yù)證書(shū)頒發(fā)等；對(duì)執(zhí)行不力的工作人員進(jìn)行批評(píng)教育、績(jī)效扣分等處理，情節(jié)嚴(yán)重的按照本館相關(guān)規(guī)定進(jìn)行紀(jì)律處分。通過(guò)考核激勵(lì)機(jī)制，促進(jìn)工作人員嚴(yán)格執(zhí)行一次性告知制度，不斷提高服務(wù)質(zhì)量。六、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.定期組織工作人員參加一次性告知制度相關(guān)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括法律法規(guī)、業(yè)務(wù)知識(shí)、溝通技巧等方面。培訓(xùn)方式可采用集中授課、案例分析、模擬演練等多種形式，確保工作人員熟悉掌握一次性告知制度的各項(xiàng)要求和操作流程。2.根據(jù)檔案利用工作的實(shí)際需求和業(yè)務(wù)發(fā)展情況，制定年度培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、師資等安排。培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)具有針對(duì)性和實(shí)用性，注重提高工作人員的實(shí)際操作能力和服務(wù)水平。（二）宣傳推廣1.通過(guò)多種渠道廣泛宣傳本館的一次性告知制度，提高檔案利用者對(duì)該制度的知曉度和理解度。宣傳渠道可包括本館官方網(wǎng)站、社交媒體平臺(tái)、新聞媒體、檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)、社區(qū)宣傳等。2.在宣傳過(guò)程中，重點(diǎn)突出一次性告知制度為檔案利用者帶來(lái)的便利和服務(wù)優(yōu)勢(shì)，如節(jié)省辦事時(shí)間、提高辦事效率、減少辦事成本等。同時(shí)，鼓勵(lì)檔案利用者積極參與監(jiān)督和反饋，共同促進(jìn)本館服務(wù)質(zhì)量的提升。七、附則（一）解釋權(quán)本一次性告知制度由本檔案館負(fù)責(zé)解釋。在執(zhí)行過(guò)程中，如遇有未盡事宜或?qū)χ贫葪l款的