PAGE安監(jiān)檔案管理員制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司安全生產(chǎn)檔案管理，規(guī)范檔案管理工作流程，確保安全生產(chǎn)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司安全生產(chǎn)決策提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及各部門安全生產(chǎn)檔案的管理工作，包括安全生產(chǎn)文件、記錄、報告、證照等各類檔案資料。（三）管理職責(zé)1.安全管理部門負(fù)責(zé)制定和完善安全生產(chǎn)檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。指導(dǎo)、協(xié)調(diào)各部門安全生產(chǎn)檔案的收集、整理、歸檔工作。負(fù)責(zé)安全生產(chǎn)檔案的集中保管和定期檢查，確保檔案的安全與完整。負(fù)責(zé)安全生產(chǎn)檔案的查閱、借閱管理，為公司安全生產(chǎn)工作提供檔案服務(wù)。2.各部門負(fù)責(zé)本部門安全生產(chǎn)檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的真實、準(zhǔn)確、完整。按照規(guī)定的時間和要求，將整理好的安全生產(chǎn)檔案移交安全管理部門統(tǒng)一保管。配合安全管理部門做好安全生產(chǎn)檔案的查閱、借閱等相關(guān)工作。二、檔案收集（一）收集范圍1.國家及地方政府有關(guān)安全生產(chǎn)的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、政策文件等。2.公司安全生產(chǎn)管理制度、操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案等。3.安全生產(chǎn)會議記錄、紀(jì)要、決議等。4.安全生產(chǎn)檢查記錄、隱患排查治理記錄、整改報告等。5.安全生產(chǎn)培訓(xùn)記錄、考試試卷、人員資質(zhì)證書等。6.安全生產(chǎn)事故報告、調(diào)查處理報告、事故統(tǒng)計報表等。7.安全生產(chǎn)設(shè)備設(shè)施的采購合同、安裝調(diào)試記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄、檢測檢驗報告等。8.安全生產(chǎn)投入費(fèi)用記錄，包括安全設(shè)施建設(shè)、安全設(shè)備購置、安全教育培訓(xùn)、應(yīng)急救援等費(fèi)用支出憑證。9.職業(yè)健康管理相關(guān)資料，如職業(yè)健康體檢報告、職業(yè)病危害因素檢測報告等。10.其他與安全生產(chǎn)相關(guān)的文件、記錄、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)安全生產(chǎn)檔案的收集工作，確保檔案資料及時、準(zhǔn)確、完整地收集到位。2.收集的檔案資料應(yīng)真實可靠，不得偽造、篡改。對于重要文件和記錄，應(yīng)保留原件，并同時收集復(fù)印件或電子文檔。3.檔案資料應(yīng)按照形成時間順序進(jìn)行收集，確保資料的連貫性和系統(tǒng)性。4.在收集過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案資料存在缺失、損壞等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。三、檔案整理（一）分類原則安全生產(chǎn)檔案按照文件性質(zhì)、內(nèi)容和用途分為以下幾類：1.法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)類：收集國家及地方政府有關(guān)安全生產(chǎn)的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、政策文件等。2.管理制度類：包括公司安全生產(chǎn)管理制度、操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案等。3.會議記錄類：安全生產(chǎn)會議記錄、紀(jì)要、決議等。4.檢查隱患類：安全生產(chǎn)檢查記錄、隱患排查治理記錄、整改報告等。5.培訓(xùn)教育類：安全生產(chǎn)培訓(xùn)記錄、考試試卷、人員資質(zhì)證書等。6.事故管理類：安全生產(chǎn)事故報告、調(diào)查處理報告、事故統(tǒng)計報表等。7.設(shè)備設(shè)施類：安全生產(chǎn)設(shè)備設(shè)施的采購合同、安裝調(diào)試記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄、檢測檢驗報告等。8.費(fèi)用投入類：安全生產(chǎn)投入費(fèi)用記錄，包括安全設(shè)施建設(shè)、安全設(shè)備購置、安全教育培訓(xùn)、應(yīng)急救援等費(fèi)用支出憑證。9.職業(yè)健康類：職業(yè)健康管理相關(guān)資料，如職業(yè)健康體檢報告、職業(yè)病危害因素檢測報告等。10.其他類：其他與安全生產(chǎn)相關(guān)的文件、記錄、資料。（二）整理方法1.文件材料的分類：按照分類原則，對收集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類。對于同一類別的文件材料，應(yīng)按照形成時間順序排列。2.編號與編目：為每一份檔案資料編制唯一的編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度、順序號等信息，便于查找和管理。同時，編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、名稱、日期、來源等內(nèi)容，以便快速檢索。3.裝訂與編頁：對紙張規(guī)格不一致、破損或易散失的文件材料進(jìn)行修整、折疊、粘貼等處理，使其規(guī)格統(tǒng)一、整齊牢固。對于紙張較多的文件材料，應(yīng)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不影響文件材料的閱讀和使用。同時，為每一頁檔案資料編寫頁碼，頁碼應(yīng)編寫在正面的右上角和背面的左上角。4.編目與裝盒：根據(jù)檔案目錄，將整理好的檔案資料裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、起止日期等信息。同時，在檔案盒內(nèi)放置備考表，備考表應(yīng)包括檔案的整理情況、存在問題及處理意見等內(nèi)容。四、檔案歸檔（一）歸檔時間1.各部門應(yīng)在每年年底前，將本年度整理好的安全生產(chǎn)檔案移交安全管理部門統(tǒng)一保管。2.對于臨時性的安全生產(chǎn)項目或事件，相關(guān)檔案資料應(yīng)在項目結(jié)束或事件處理完畢后的一個月內(nèi)歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案資料應(yīng)符合整理要求，做到分類準(zhǔn)確、編號清晰、編目完整、裝訂整齊、編頁規(guī)范。2.檔案資料應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒和檔案袋進(jìn)行包裝，并在檔案盒和檔案袋上標(biāo)明檔案類別、年度、起止日期、檔案編號等信息。3.安全管理部門在接收各部門移交的安全生產(chǎn)檔案時，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，如發(fā)現(xiàn)檔案資料不符合要求，應(yīng)及時退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。五、檔案保管（一）保管場所安全生產(chǎn)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全與完整。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用密集架或檔案柜進(jìn)行存放，并定期進(jìn)行盤點(diǎn)和清查，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量。3.對于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，并采用加密、防病毒等技術(shù)手段，確保電子檔案的安全。同時，定期對電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）保管期限安全生產(chǎn)檔案的保管期限根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度分為永久、長期和短期三種：1.永久保管：涉及公司安全生產(chǎn)重大決策、重要事件、事故處理等具有長遠(yuǎn)歷史價值和查考利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長期保管：安全生產(chǎn)管理制度、操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案等在一定時期內(nèi)對公司安全生產(chǎn)工作具有重要指導(dǎo)作用的檔案，保管期限為10年。3.短期保管：安全生產(chǎn)檢查記錄、隱患排查治理記錄、整改報告等時效性較強(qiáng)的檔案，保管期限為3年。（四）檔案清查1.安全管理部門應(yīng)定期對安全生產(chǎn)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況符合要求。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案資料存在丟失、損壞、霉變等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。同時，對清查結(jié)果進(jìn)行記錄，并形成清查報告。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱安全生產(chǎn)檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到安全管理部門查閱。2.因工作需要查閱安全生產(chǎn)檔案的外部人員，應(yīng)持單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可查閱。查閱過程中，應(yīng)有專人陪同，并嚴(yán)格遵守檔案查閱規(guī)定。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員借閱安全生產(chǎn)檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到安全管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過15個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.外部人員原則上不得借閱安全生產(chǎn)檔案，如因特殊情況確需借閱的，應(yīng)經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，并按照公司有關(guān)規(guī)定辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過7個工作日，借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容。（三）查閱與借閱要求1.查閱和借閱檔案時，應(yīng)在檔案查閱室或借閱室進(jìn)行，不得將檔案帶出指定場所。如需帶出，應(yīng)經(jīng)安全管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。2.查閱和借閱檔案時，應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽換、撕毀等。如發(fā)現(xiàn)檔案資料存在問題，應(yīng)及時向安全管理部門報告。3.查閱和借閱檔案后，應(yīng)及時歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、檔案保密（一）保密措施1.安全管理部門應(yīng)建立健全安全生產(chǎn)檔案保密制度，明確保密責(zé)任，加強(qiáng)對檔案管理人員的保密教育和培訓(xùn)，提高保密意識。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對檔案資料的查閱、借閱、傳遞等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格管理，防止檔案信息泄露。3.對于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個人隱私等敏感信息的安全生產(chǎn)檔案，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等特殊保密措施，確保信息安全。（二）保密責(zé)任1.檔案管理人員對所保管的安全生產(chǎn)檔案負(fù)有保密責(zé)任，如因工作失誤或違反保密制度導(dǎo)致檔案信息泄露，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.查閱和借閱檔案的人員對所接觸到的檔案信息負(fù)有保密責(zé)任，不得將檔案信息泄露給無關(guān)人員，如因違反保密規(guī)定造成不良后果，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)1.公司應(yīng)加強(qiáng)安全生產(chǎn)檔案信息化建設(shè)，建立安全生產(chǎn)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料的電子化管理和遠(yuǎn)程查閱、借閱。2.安全生產(chǎn)檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲、檢索、統(tǒng)計、分析、備份等功能，能夠滿足公司安全生產(chǎn)檔案管理工作的需要。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.安全管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)安全生產(chǎn)檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入和維護(hù)工作，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和及時性。2.檔案管理人員應(yīng)定期對安全生產(chǎn)檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時，對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（三）信息安全1.安全生產(chǎn)檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)采取安全防護(hù)措施，如防火墻、入侵檢測、加密傳輸?shù)?，防止信息泄露和網(wǎng)絡(luò)攻擊。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守信息安全制度，對系統(tǒng)登錄密碼、用戶權(quán)限等進(jìn)行嚴(yán)格管理，不得隨意透露給他人。如發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)存在安全隱患，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。九、檔案銷毀（一）銷毀范圍安全生產(chǎn)檔案保管期滿后，由安全管理部門提出銷毀意見，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。對于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個人隱私等敏感信息的安全生產(chǎn)檔案，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)的要求進(jìn)行處理，不得隨意銷毀。（二）銷毀程序1.安全管理部門應(yīng)編制《安全生產(chǎn)檔案銷毀清冊