PAGE地鐵項(xiàng)目檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)地鐵項(xiàng)目檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在地鐵項(xiàng)目建設(shè)、運(yùn)營(yíng)及管理中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司負(fù)責(zé)的所有地鐵項(xiàng)目從規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試到運(yùn)營(yíng)維護(hù)全過(guò)程中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所稱地鐵項(xiàng)目檔案是指在地鐵項(xiàng)目建設(shè)和運(yùn)營(yíng)管理活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則地鐵項(xiàng)目檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.全程管理原則對(duì)地鐵項(xiàng)目從立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收及運(yùn)營(yíng)維護(hù)的全過(guò)程進(jìn)行檔案管理，確保檔案與項(xiàng)目建設(shè)同步形成。3.真實(shí)有效原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映地鐵項(xiàng)目建設(shè)和運(yùn)營(yíng)管理的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，手續(xù)完備。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，滿足公司各項(xiàng)工作對(duì)檔案信息的需求。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司地鐵項(xiàng)目檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)地鐵項(xiàng)目檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。3.集中統(tǒng)一管理地鐵項(xiàng)目檔案，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。4.參與地鐵項(xiàng)目文件材料的形成、積累和整理工作，對(duì)項(xiàng)目各部門的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核。（二）項(xiàng)目建設(shè)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在地鐵項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成文件材料的收集、整理和歸檔工作，并按規(guī)定時(shí)間向檔案管理部門移交。2.明確本部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。3.配合檔案管理部門做好地鐵項(xiàng)目檔案的整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。（三）項(xiàng)目設(shè)計(jì)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)收集、整理和歸檔地鐵項(xiàng)目設(shè)計(jì)過(guò)程中形成的各類文件材料，包括設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)文件、設(shè)計(jì)變更等，并按要求向檔案管理部門移交。2.對(duì)設(shè)計(jì)文件的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性負(fù)責(zé)，確保設(shè)計(jì)文件符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。3.配合檔案管理部門做好設(shè)計(jì)檔案的整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。（四）項(xiàng)目施工部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)收集、整理和歸檔地鐵項(xiàng)目施工過(guò)程中形成的各種文件材料，如施工組織設(shè)計(jì)、施工日志、工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程記錄等，并及時(shí)向檔案管理部門移交。2.嚴(yán)格按照施工規(guī)范和檔案管理要求，做好施工文件材料的形成、積累和整理工作，保證施工文件的真實(shí)、準(zhǔn)確和完整。3.配合檔案管理部門做好施工檔案的整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。（五）項(xiàng)目物資部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)收集、整理和歸檔地鐵項(xiàng)目物資采購(gòu)、供應(yīng)過(guò)程中形成的文件材料，包括物資采購(gòu)合同、物資清單、質(zhì)量證明文件等，并按規(guī)定向檔案管理部門移交。2.對(duì)物資檔案的完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，確保物資檔案能夠反映物資采購(gòu)和供應(yīng)的全過(guò)程。3.配合檔案管理部門做好物資檔案的整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。（六）項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)收集、整理和歸檔地鐵項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)過(guò)程中形成的各類文件材料，如運(yùn)營(yíng)記錄、設(shè)備維護(hù)檔案、安全事故報(bào)告等，并及時(shí)向檔案管理部門移交。2.做好運(yùn)營(yíng)檔案的日常管理工作，為地鐵運(yùn)營(yíng)管理提供準(zhǔn)確的檔案信息支持。3.配合檔案管理部門做好運(yùn)營(yíng)檔案的整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.地鐵項(xiàng)目規(guī)劃階段文件，包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等。2.設(shè)計(jì)階段文件，如初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件、設(shè)計(jì)變更文件等。3.施工階段文件，涵蓋施工組織設(shè)計(jì)、施工技術(shù)交底、工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、工程變更通知、施工日志、原材料及構(gòu)配件質(zhì)量證明文件等。4.設(shè)備采購(gòu)與安裝文件，包括設(shè)備采購(gòu)合同、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備運(yùn)行維護(hù)手冊(cè)等。5.調(diào)試階段文件，如調(diào)試方案、調(diào)試報(bào)告、系統(tǒng)聯(lián)調(diào)記錄等。6.竣工驗(yàn)收階段文件，包含竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工圖、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、工程結(jié)算資料等。7.運(yùn)營(yíng)維護(hù)階段文件，如運(yùn)營(yíng)記錄、設(shè)備維修檔案、安全管理文件、乘客投訴處理記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，并確保電子文件的格式通用、載體可靠，便于長(zhǎng)期保存和利用。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號(hào)規(guī)范。（四）整理方法1.按照地鐵項(xiàng)目的階段和專業(yè)進(jìn)行分類，如分為規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、設(shè)備、調(diào)試、驗(yàn)收、運(yùn)營(yíng)等大類，大類下再根據(jù)具體內(nèi)容細(xì)分小類。2.對(duì)每一份文件材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于查詢和管理。3.組卷時(shí)，同一事由的文件材料應(yīng)集中組卷，卷內(nèi)文件應(yīng)按照重要程度和時(shí)間順序排列。4.編制卷內(nèi)目錄，詳細(xì)記錄卷內(nèi)文件的題名、日期、頁(yè)號(hào)等信息。5.編制案卷封面，注明案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限等內(nèi)容。6.對(duì)竣工圖應(yīng)進(jìn)行單獨(dú)整理，竣工圖應(yīng)加蓋竣工圖章，圖面清晰、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的文件材料，應(yīng)在項(xiàng)目階段性工作完成后及時(shí)歸檔，如每月或每季度歸檔一次。2.項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，各部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將全部檔案移交檔案管理部門，一般不超過(guò)竣工驗(yàn)收后三個(gè)月。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)符合整理要求，手續(xù)齊全，裝訂整齊。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同時(shí)歸檔，并確保兩者內(nèi)容一致。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在耐久性好的載體上，如磁帶、光盤、硬盤等，并定期進(jìn)行備份。3.檔案移交時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。（三）保管期限1.地鐵項(xiàng)目檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括項(xiàng)目立項(xiàng)審批文件、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工圖等重要文件。3.長(zhǎng)期保管的檔案一般為項(xiàng)目建設(shè)和運(yùn)營(yíng)過(guò)程中具有重要價(jià)值的文件，保管期限為30年左右，如施工組織設(shè)計(jì)、工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、設(shè)備采購(gòu)合同等。4.短期保管的檔案為項(xiàng)目建設(shè)和運(yùn)營(yíng)過(guò)程中一般性文件，保管期限為10年左右，如施工日志、一般性的工作通知等。（四）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案類別和保管期限進(jìn)行合理排列。3.庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目建設(shè)部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員等組成。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已過(guò)保管期限且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，可提出銷毀意見(jiàn)。3.對(duì)仍有一定價(jià)值但保管期限已滿的檔案，經(jīng)鑒定小組研究決定后，可延長(zhǎng)保管期限。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行清理，列出需鑒定的檔案清單。2.鑒定小組對(duì)需鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)提出鑒定意見(jiàn)。3.鑒定小組形成鑒定報(bào)告，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清單，注明檔案題名、日期、保管期限等內(nèi)容。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。3.銷毀清單和監(jiān)銷記錄應(yīng)長(zhǎng)期保存。六、檔案的利用與統(tǒng)計(jì)（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要可查閱、借閱地鐵項(xiàng)目檔案；外部單位因法律法規(guī)規(guī)定或工作需要，經(jīng)公司批準(zhǔn)后可查閱相關(guān)檔案。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部查閱檔案，需填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.借閱檔案，需填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過(guò)兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.外部單位查閱檔案，需提交查閱申請(qǐng)函，說(shuō)明查閱目的、范圍等，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽換、污損等。2.如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。3.查閱、借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（四）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔