PAGE法院檔案管理制度系統(tǒng)一、總則（一）目的為加強法院檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合法院工作實際，制定本制度系統(tǒng)。（二）適用范圍本制度系統(tǒng)適用于本院各部門在各項工作中形成的具有保存價值的各種門類和載體的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則法院檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實完整原則檔案的形成應(yīng)真實反映法院各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容完整，不遺漏、不篡改。3.安全保密原則加強檔案安全防護措施，確保檔案的實體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為法院工作人員及其他相關(guān)人員提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立獨立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)全院檔案的集中管理工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本院檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.建立健全檔案保管制度，做好檔案庫房的安全管理工作，包括防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等措施，保障檔案實體安全。4.運用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲和檢索利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。5.開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料，為法院工作提供決策支持和歷史借鑒。6.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高全院工作人員的檔案意識和檔案管理水平。7.依法向有關(guān)部門移交檔案，并做好檔案的統(tǒng)計工作。（二）各部門兼職檔案員各部門指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并及時向檔案管理部門移交。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)本部門各類文件材料的收集、積累和整理，確保文件材料齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，對本部門文件材料進行分類整理，編制目錄，定期向檔案管理部門移交。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案整理、編目、數(shù)字化等工作，提供必要的信息和資料。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和利用工作，確保檔案的安全和完整。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.上級機關(guān)下發(fā)的與本院工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本院在審判、執(zhí)行、行政管理、隊伍建設(shè)等各項工作中形成的文件材料，包括判決書、裁定書、調(diào)解書、庭審筆錄、執(zhí)行卷宗、各類會議記錄、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表、人事檔案、財務(wù)憑證等各種門類和載體的材料。3.本院與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、信函等文件材料。4.本院工作人員在工作中形成的具有保存價值的個人業(yè)務(wù)資料、學(xué)術(shù)成果等。5.反映本院歷史變遷、重大活動、重要事件的照片、錄音、錄像等聲像檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時、完整地收集到本部門。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。對于破損、褪色的文件材料，應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。3.聲像檔案應(yīng)圖像清晰、聲音清楚，注明拍攝時間、地點、人物、事由等信息，并進行整理編目。（三）歸檔時間及程序1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。各部門兼職檔案員在文件材料整理完畢后，填寫《檔案移交清單》，一式兩份，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，向檔案管理部門移交。2.訴訟檔案應(yīng)在案件辦結(jié)后三個月內(nèi)完成歸檔工作。承辦案件的業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，對案件材料進行整理、裝訂，填寫《訴訟檔案歸檔清單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，移交檔案管理部門。3.其他專門檔案應(yīng)根據(jù)其形成特點和管理要求，按照規(guī)定的時間及時歸檔。四、檔案的整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法1.文書檔案采用年度保管期限機構(gòu)（問題）分類法。即先按年度分類，再按保管期限分為永久、長期、短期三類，最后在每一年度、每一保管期限內(nèi)按機構(gòu)（問題）進行分類。2.訴訟檔案按照案件類別進行分類，如刑事、民事、行政等，再按照案件審理程序進行細(xì)分，如一審、二審、再審等。3.其他專門檔案根據(jù)其性質(zhì)和特點采用相應(yīng)的分類方法，如人事檔案按照干部人事管理的相關(guān)規(guī)定進行分類，財務(wù)檔案按照會計檔案管理辦法進行分類等。（三）整理步驟1.裝訂對紙質(zhì)文件材料進行整理，去除金屬物，采用線裝或膠裝的方式進行裝訂，確保文件整齊、牢固。2.編頁號對于有頁號的文件材料，應(yīng)檢查頁號是否連續(xù)；對于無頁號的文件材料，應(yīng)按照順序編寫頁號，正面編在右上角，背面編在左上角。3.編目填寫卷內(nèi)文件目錄，包括順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注等項目，確保目錄準(zhǔn)確、清晰。4.裝盒將整理好的文件材料裝入檔案盒，在檔案盒封面和脊背填寫相關(guān)信息，如全宗號、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）、起止件號、盒號等。五、檔案的保管（一）庫房建設(shè)與設(shè)施配備1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的位置，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施，如安裝火災(zāi)自動報警系統(tǒng)、滅火設(shè)備、除濕機、防蟲藥品投放裝置、防盜門窗、遮光窗簾、空氣凈化設(shè)備等。3.庫房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理編目區(qū)、查閱利用區(qū)等，確保檔案管理工作有序進行。（二）檔案存放1.按照檔案分類方案，將檔案有序排列上架存放，便于查找和管理。2.不同保管期限、不同門類的檔案應(yīng)分開存放，避免混淆。3.對于電子檔案，應(yīng)進行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)安全。（三）庫房管理1.建立庫房管理制度，明確庫房管理人員的職責(zé)，嚴(yán)格遵守庫房出入登記制度，非庫房管理人員未經(jīng)許可不得進入庫房。2.定期對庫房進行檢查，包括檔案實體的保管狀況、設(shè)施設(shè)備的運行情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.保持庫房清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和本院檔案管理制度，確保檔案利用合法、合規(guī)。2.服務(wù)大局原則檔案利用工作應(yīng)圍繞法院工作大局，為審判執(zhí)行、行政管理、司法改革等各項工作提供有力支持。3.方便快捷原則優(yōu)化檔案利用流程，提高檔案檢索效率，為利用者提供便捷、高效的服務(wù)。4.安全保密原則在檔案利用過程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全，防止檔案信息泄露。（二）利用方式1.查閱本院工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)審批意見，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。2.借閱外單位因工作需要借閱本院檔案的，應(yīng)提前向本院檔案管理部門提交借閱申請函，說明借閱目的、內(nèi)容、范圍、期限等，經(jīng)本院分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.復(fù)制利用者如需復(fù)制檔案材料的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)審批后，由檔案管理部門按照規(guī)定的程序進行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，與原件具有同等效力。（三）利用登記與統(tǒng)計1.建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、單位、利用時間及內(nèi)容、審批意見等信息。2.定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，掌握檔案利用規(guī)律和需求，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定，結(jié)合法院工作實際，對檔案進行科學(xué)、合理的鑒定，準(zhǔn)確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)專家組成，負(fù)責(zé)對檔案的鑒定工作進行組織和指導(dǎo)。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.文書檔案根據(jù)文件的重要性、時效性、完整性等因素，綜合判定其保存價值。對于反映法院主要職能活動、重大歷史事件、重要決策等具有長遠(yuǎn)查考利用價值的文件，應(yīng)列為永久保存；對于在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的文件，可列為長期或短期保存；對于已失去保存價值的文件，可予以銷毀。2.訴訟檔案根據(jù)案件的性質(zhì)、影響、保存期限規(guī)定等進行鑒定。對于具有重大歷史意義、典型性的案件檔案，應(yīng)永久保存；對于一般案件檔案，根據(jù)其保管期限規(guī)定進行分類保存；對于已過保管期限且無保存價值的案件檔案，經(jīng)鑒定后可予以銷毀。3.其他專門檔案按照相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定進行鑒定，確定其保存期限和銷毀范圍。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對庫存檔案進行清理清查，提出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對需要鑒定的檔案進行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案的題名、年度、保管期限、卷號等信息，經(jīng)檔案鑒定工作小組審核簽字后，報本院分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（五）銷毀經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀，并指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。銷毀過程中產(chǎn)生的相關(guān)記錄應(yīng)妥善保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的法院檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為法院各項工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）數(shù)字化加工1.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保圖像清晰、完整。2.對掃描后的圖像進行圖像處理，包括去污、裁剪、糾偏等操作，提高圖像質(zhì)量。3.按照檔案分類方案和著錄規(guī)則，對數(shù)字化檔案進行著錄標(biāo)引，建立準(zhǔn)確的電子目錄數(shù)據(jù)庫。（三）信息系統(tǒng)功能1.檔案管理模塊實現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能，對檔案全生命周期進行管理。2.權(quán)限管理模塊設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，確保檔案信息的安全和保密。只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作相應(yīng)的檔案信息。3.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)模塊定期對檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并制定數(shù)據(jù)恢復(fù)預(yù)案，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)故障時能夠及時恢復(fù)。4.系統(tǒng)安全管理模塊采取防火墻、入侵檢測、加密技術(shù)等安全措施，保障檔案管理信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全和數(shù)據(jù)安全，防止數(shù)據(jù)泄露和惡意攻擊。（四）信息化應(yīng)用與