PAGE重要文件檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司重要文件檔案的管理，確保文件檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的重要文件檔案的管理。（三）定義1.重要文件檔案：指公司在經(jīng)營(yíng)管理、業(yè)務(wù)活動(dòng)、技術(shù)研發(fā)、財(cái)務(wù)核算等方面形成的，具有重要保存價(jià)值的各種載體的文件材料，包括但不限于合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表、項(xiàng)目文檔、技術(shù)資料、會(huì)議紀(jì)要等。2.歸檔：將辦理完畢、具有保存價(jià)值的文件材料按照規(guī)定的范圍、程序和方法整理后移交檔案管理部門保存的過(guò)程。3.保管期限：根據(jù)文件檔案的重要程度和歷史價(jià)值，確定其保存的時(shí)間長(zhǎng)度，分為永久、長(zhǎng)期（[X]年）和短期（[X]年）。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司重要文件檔案由檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保文件檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：歸檔的文件材料應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集公司在各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)形成的文件材料，保證文件檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的文件檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的分類體系和檢索工具，便于文件檔案的查閱和利用。二、文件檔案的形成與收集（一）文件檔案的形成1.公司各部門及員工在履行工作職責(zé)過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)形成各類文件材料，并確保其內(nèi)容真實(shí)、格式規(guī)范、簽字蓋章齊全。2.文件材料的形成應(yīng)遵循公司的業(yè)務(wù)流程和相關(guān)規(guī)定，按照時(shí)間順序和邏輯關(guān)系進(jìn)行整理。（二）文件檔案的收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件檔案的收集工作，定期對(duì)本部門形成的文件材料進(jìn)行清理和核對(duì)，確保無(wú)遺漏。2.對(duì)于重要會(huì)議、重大項(xiàng)目等形成的文件材料，承辦部門應(yīng)在會(huì)議結(jié)束或項(xiàng)目完成后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的文件材料移交檔案管理部門。3.涉及多個(gè)部門的文件材料，由主辦部門負(fù)責(zé)收集整理，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交檔案管理部門。協(xié)辦部門應(yīng)積極配合，提供相關(guān)文件材料。4.員工離職時(shí)，應(yīng)將本人保管的公司文件檔案全部移交所在部門，由部門負(fù)責(zé)人審核后移交檔案管理部門。三、文件檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.文件材料應(yīng)按照其形成的時(shí)間順序、來(lái)源、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理，保持文件之間的內(nèi)在聯(lián)系。2.每份文件材料應(yīng)齊全完整，如有破損、缺頁(yè)等情況，應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。3.對(duì)于紙張規(guī)格不一致的文件材料，應(yīng)進(jìn)行折疊或裱糊，使其規(guī)格統(tǒng)一。4.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理，確保其可讀性和可檢索性。（二）歸檔范圍1.公司各類合同協(xié)議，包括但不限于買賣合同、租賃合同、合作協(xié)議、技術(shù)合同等。2.財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)文件。3.項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目總結(jié)等項(xiàng)目文檔。4.技術(shù)研發(fā)過(guò)程中形成的技術(shù)資料，如設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等。5.公司各類會(huì)議紀(jì)要、決議、通知等行政文件。6.員工人事檔案、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核資料等人力資源文件。7.公司對(duì)外宣傳資料、廣告策劃方案等營(yíng)銷文件。8.其他具有重要保存價(jià)值的文件材料。（三）歸檔方法1.紙質(zhì)文件應(yīng)按照分類方案進(jìn)行裝訂成冊(cè)，并在每?jī)?cè)首頁(yè)編制文件目錄，注明文件名稱、日期、編號(hào)等信息。2.電子文件應(yīng)按照分類存儲(chǔ)在服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，確保文件的有序存放。同時(shí)，應(yīng)編制電子文件目錄清單，注明文件名稱、存儲(chǔ)路徑、日期等信息。3.對(duì)于重要的文件檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性。（四）歸檔時(shí)間1.一般文件檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.重要緊急的文件檔案應(yīng)在文件形成后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。四、文件檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，用于存放重要文件檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保文件檔案的安全保存。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）保管期限劃分1.永久保管的文件檔案：公司章程、股東會(huì)議記錄、董事會(huì)決議等公司重要決策文件。公司年度財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)文件。涉及公司重大權(quán)益、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等重要法律文件。其他具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的文件檔案。2.長(zhǎng)期保管的文件檔案：公司一般性合同協(xié)議、項(xiàng)目文檔等，保管期限為[X]年。員工人事檔案、培訓(xùn)記錄等人力資源文件，保管期限為[X]年。其他具有一定保存價(jià)值的文件檔案，保管期限為[X]年。3.短期保管的文件檔案：公司臨時(shí)性文件、一般性通知等行政文件，保管期限為[X]年。其他保存價(jià)值較低的文件檔案，保管期限為[X]年。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)文件檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保文件檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、完好無(wú)損。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。2.對(duì)于破損、褪色、變質(zhì)等文件檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保其可讀性和完整性。3.電子文件應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子文件進(jìn)行維護(hù)和更新，確保其正常運(yùn)行。（四）檔案的鑒定與銷毀1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的文件檔案進(jìn)行鑒定，確定其是否仍具有保存價(jià)值。鑒定工作應(yīng)由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成鑒定小組進(jìn)行。2.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的文件檔案，應(yīng)填寫《文件檔案銷毀審批表》，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行銷毀。3.文件檔案的銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，并在銷毀過(guò)程中進(jìn)行監(jiān)督，確保銷毀徹底。銷毀后應(yīng)在《文件檔案銷毀審批表》上注明銷毀日期、方式等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.對(duì)于涉及公司機(jī)密的文件檔案，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行銷毀，嚴(yán)禁擅自銷毀或出售。五、文件檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱重要文件檔案，應(yīng)填寫《文件檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.需要查閱涉及公司機(jī)密文件檔案的，應(yīng)經(jīng)公司保密管理部門批準(zhǔn)，并在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱，查閱過(guò)程中不得擅自復(fù)制、拍照、記錄等。3.公司外部人員查閱重要文件檔案，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫《文件檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)按照檔案管理部門的要求，在指定地點(diǎn)查閱文件檔案，不得擅自將文件檔案帶出檔案庫(kù)房。2.查閱過(guò)程中，查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)文件檔案，不得在文件檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。如需復(fù)制文件檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行辦理。3.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將文件檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的文件檔案進(jìn)行檢查，確保文件檔案完好無(wú)損。（三）利用規(guī)定1.文件檔案的利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司的保密規(guī)定，確保文件檔案的安全。2.公司各部門因工作需要利用重要文件檔案時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行申請(qǐng)和審批，不得擅自利用。3.檔案管理部門應(yīng)積極為公司各部門提供文件檔案利用服務(wù)，提高文件檔案的利用率，充分發(fā)揮文件檔案的作用。六、文件檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司文件檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件檔案的電子化管理，提高文件檔案管理的效率和水平。2.通過(guò)信息化手段，實(shí)現(xiàn)文件檔案的快速檢索、在線查閱、遠(yuǎn)程利用等功能，方便公司各部門及員工的使用。3.利用信息化技術(shù)，對(duì)文件檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管、查閱等全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控和管理，確保文件檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化。（二）信息化系統(tǒng)功能1.文件檔案錄入功能：能夠?qū)⒓堎|(zhì)文件檔案和電子文件檔案的相關(guān)信息錄入系統(tǒng)，建立文件檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檢索查詢功能：提供多種檢索方式，如按文件名稱、日期、編號(hào)、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需文件檔案。3.在線查閱功能：用戶可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)在授權(quán)范圍內(nèi)在線查閱文件檔案，提高文件檔案的利用效率。4.權(quán)限管理功能：設(shè)置不同用戶的訪問(wèn)權(quán)限，確保文件檔案的安全性和保密性。5.統(tǒng)計(jì)分析功能：對(duì)文件檔案的數(shù)量、類型、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。6.備份管理功能：定期對(duì)文件檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握文件檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.應(yīng)定期對(duì)文件檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。3.電子文件檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，確保其可讀性和可檢索性。4.加強(qiáng)對(duì)電子文件檔案的安全管理，采取加密、防火墻、防病毒等措施，防止電子文件檔案被非法篡改或泄露。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門的文件檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保文件檔案管理工作符合本制度的要求。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括文件檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管、查閱等環(huán)節(jié)，重點(diǎn)檢查文件檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和規(guī)范性。3.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門發(fā)出整改通知，要求限期整改。整改完成后，應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確保問(wèn)題得到徹底解決。（二）考核評(píng)價(jià)1.公司將文件檔案管理工作納入各部門績(jī)效考核體系