PAGE醫(yī)院檔案管理制度范一、總則（一）目的為加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院各科室、部門及其工作人員在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則醫(yī)院檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由醫(yī)院檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映醫(yī)院各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則全面收集醫(yī)院工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要文件和資料。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及醫(yī)院機(jī)密、患者隱私等檔案信息進(jìn)行保密管理，防止檔案信息泄露。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置醫(yī)院設(shè)立專門的檔案管理部門，配備相應(yīng)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)醫(yī)院檔案的具體管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定醫(yī)院檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)醫(yī)院各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案利用效率。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫(kù)房的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全與完整。5.開展檔案的開發(fā)利用工作，為醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等工作提供檔案信息服務(wù)，編制檔案檢索工具和參考資料，積極主動(dòng)地為利用者提供方便。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高醫(yī)院全體工作人員的檔案意識(shí)和檔案管理水平。7.負(fù)責(zé)對(duì)醫(yī)院各科室、部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和考核，定期檢查各科室、部門檔案的收集、整理、保管等情況，提出改進(jìn)意見和建議。三、檔案分類及編號(hào)（一）檔案分類醫(yī)院檔案分為以下十大類：1.黨群工作類包括醫(yī)院黨組織建設(shè)、黨員管理、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面形成的文件材料。2.行政管理類涵蓋醫(yī)院行政事務(wù)管理、綜合辦公、人事管理、財(cái)務(wù)管理、后勤管理等工作中產(chǎn)生的各類文件。3.醫(yī)療管理類主要涉及醫(yī)療質(zhì)量管理、醫(yī)療技術(shù)管理、醫(yī)療安全管理、醫(yī)療糾紛處理等方面的檔案資料。4.護(hù)理管理類包含護(hù)理工作制度、護(hù)理質(zhì)量管理、護(hù)理人員培訓(xùn)等相關(guān)文件。5.教學(xué)管理類如教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教師教案、學(xué)生實(shí)習(xí)檔案等教學(xué)活動(dòng)中形成的資料。6.科研管理類有關(guān)科研項(xiàng)目申報(bào)、研究過程記錄、科研成果鑒定等科研工作的文件。7.設(shè)備管理類包括設(shè)備購(gòu)置、驗(yàn)收、使用、維護(hù)、報(bào)廢等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的檔案。8.基建管理類涉及醫(yī)院基本建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等過程的文件資料。9.藥品管理類藥品采購(gòu)、儲(chǔ)存、使用、不良反應(yīng)監(jiān)測(cè)等方面的檔案。10.聲像檔案類以照片、錄音、錄像等形式記錄醫(yī)院重要活動(dòng)、醫(yī)療場(chǎng)景、科研成果等內(nèi)容的檔案。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的管理和查找，對(duì)每類檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用“大類代碼+流水號(hào)”的方式，具體如下：1.黨群工作類：DQ2.行政管理類：XZ3.醫(yī)療管理類：YL4.護(hù)理管理類：HL5.教學(xué)管理類：JX6.科研管理類：KY7.設(shè)備管理類：SB8.基建管理類：JJ9.藥品管理類：YP10.聲像檔案類：SX流水號(hào)從0001開始依次編排，例如，醫(yī)療管理類的第一份檔案編號(hào)為YL0001。四、檔案收集（一）收集范圍1.醫(yī)院各科室、部門在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、記錄等各種載體的材料。2.醫(yī)院與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目文件等。3.醫(yī)院工作人員在醫(yī)療、教學(xué)、科研等工作中形成的個(gè)人業(yè)務(wù)檔案，如病歷、科研論文、教學(xué)課件等。4.醫(yī)院舉辦的各類會(huì)議、活動(dòng)形成的文件、照片、錄像等資料。5.醫(yī)院收到的上級(jí)文件、通知、批示等，以及醫(yī)院向上級(jí)報(bào)送的請(qǐng)示、報(bào)告、總結(jié)等文件。（二）收集要求1.各科室、部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案管理部門的要求，定期將本科室、部門形成的檔案材料整理后移交檔案管理部門。2.檔案收集應(yīng)遵循及時(shí)、完整、準(zhǔn)確的原則，確保檔案材料不遺漏、不丟失，保持檔案的原始性和真實(shí)性。3.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)等形成的檔案，相關(guān)部門應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集整理，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交檔案管理部門。4.醫(yī)院工作人員個(gè)人業(yè)務(wù)檔案，由本人按照檔案管理部門的要求進(jìn)行整理，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交至所在科室，科室審核后統(tǒng)一移交檔案管理部門。（三）收集時(shí)間1.各科室、部門應(yīng)于每年[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的檔案材料整理移交檔案管理部門。2.對(duì)于臨時(shí)性工作形成的檔案，應(yīng)在工作結(jié)束后[具體時(shí)間]內(nèi)移交檔案管理部門。五、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類按照檔案分類方案，將收集到的檔案材料進(jìn)行分類，同一類別的檔案集中在一起。2.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，破損的檔案應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于翻閱。3.編頁對(duì)裝訂后的檔案進(jìn)行編頁，編寫頁號(hào)，頁號(hào)應(yīng)編寫在每頁文件正面的右上角和背面的左上角，空白頁不編號(hào)。4.編目按照檔案管理的要求進(jìn)行編目，編制檔案目錄，包括檔號(hào)、題名、責(zé)任者、日期、頁數(shù)、保管期限等項(xiàng)目。檔案目錄應(yīng)打印清晰，一式多份，一份留存檔案管理部門，一份供利用者查閱，其他作為備份。5.裝盒將編目后的檔案裝入檔案盒，檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。（三）整理要求1.檔案整理應(yīng)做到分類準(zhǔn)確、排列有序、編目規(guī)范、裝訂整齊，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.整理過程中應(yīng)注意保護(hù)檔案的原始面貌，不得隨意涂改、損壞檔案內(nèi)容。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照電子文件管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.醫(yī)院應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、防蟲藥品、消防器材等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案凡是反映醫(yī)院主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)醫(yī)院工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。主要包括醫(yī)院的重要規(guī)章制度、重大改革方案、重要會(huì)議記錄、重要人事任免文件、醫(yī)院歷史沿革資料、科研成果獲獎(jiǎng)證書等。2.長(zhǎng)期保管的檔案凡是反映醫(yī)院一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)醫(yī)院工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。保管期限為[具體年限]。主要包括醫(yī)院的一般性規(guī)章制度、年度工作計(jì)劃和總結(jié)、醫(yī)療業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、教學(xué)科研項(xiàng)目中期檢查報(bào)告等。3.短期保管的檔案凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)醫(yī)院工作有參考價(jià)值的檔案，列為短期保管。保管期限為[具體年限]。主要包括醫(yī)院的臨時(shí)性文件、一般性會(huì)議文件、短期培訓(xùn)資料等。（三）檔案保管要求1.根據(jù)檔案的保管期限和類別，對(duì)檔案進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、借閱、歸還等情況，做到賬物相符。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，并向上級(jí)主管部門報(bào)告。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的安全。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案的訪問權(quán)限管理制度，嚴(yán)格控制電子檔案的訪問和使用。七、檔案利用（一）利用范圍醫(yī)院檔案主要為醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等工作服務(wù)，同時(shí)也為上級(jí)主管部門、司法機(jī)關(guān)及其他有關(guān)單位提供檔案信息服務(wù)。（二）利用方式1.查閱利用者可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理部門應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記工作。查閱登記應(yīng)包括查閱日期、利用者姓名、單位、查閱檔案內(nèi)容、查閱目的等信息。2.借閱對(duì)于確需借出檔案的利用者，應(yīng)辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[具體天數(shù)]，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前向檔案管理部門申請(qǐng)。借閱檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)向利用者提供檔案借閱清單，并要求利用者簽字確認(rèn)。利用者應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，利用者應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.出具證明檔案管理部門可根據(jù)利用者的需求，為其出具檔案證明。出具檔案證明應(yīng)嚴(yán)格按照檔案管理的規(guī)定進(jìn)行，確保證明內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。檔案證明應(yīng)加蓋醫(yī)院檔案管理部門印章，并注明出具日期。（三）利用要求1.利用者應(yīng)遵守檔案管理部門的各項(xiàng)規(guī)章制度，愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、折疊等。2.檔案利用應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，如需帶出檔案管理部門的，應(yīng)按照借閱規(guī)定辦理手續(xù)。3.涉及醫(yī)院機(jī)密、患者隱私等檔案信息的利用，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)醫(yī)院批準(zhǔn)，不得擅自對(duì)外提供或公開檔案內(nèi)容。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織醫(yī)院成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和存毀。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定工作應(yīng)依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合醫(yī)院檔案的實(shí)際情況，從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，判斷檔案的保存價(jià)值。（三）鑒定程序1.初步審查檔案管理部門對(duì)到期檔案進(jìn)行初步審查，提出存毀意見，填寫檔案鑒定審批表。2.小組審議檔案鑒定工作小組對(duì)檔案管理部門提出的存毀意見進(jìn)行審議，形成鑒定結(jié)論。3.審批檔案鑒定工作小組的鑒定結(jié)論報(bào)醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.銷毀經(jīng)醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，對(duì)確無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字，并注明銷毀日期。銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。（四）銷毀要求1.檔案銷毀應(yīng)嚴(yán)格按照審批程序進(jìn)行，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自銷毀檔案。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保檔案信息無法恢復(fù)。對(duì)于電子檔案的銷毀，應(yīng)采用專業(yè)的技術(shù)手段進(jìn)行處理。3.檔案銷毀過程中，應(yīng)做好記錄，包括銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等信息，記錄應(yīng)妥善保存。九、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容檔案統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況。（二）統(tǒng)計(jì)