PAGE建設(shè)文件檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織文件檔案管理，確保文件檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高文件檔案的利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在工作中形成的各類文件檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的文件檔案管理部門，對各類文件檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保文件檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則文件檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則文件檔案應(yīng)齊全完整，涵蓋公司/組織工作的各個(gè)方面，包括但不限于決策、執(zhí)行、監(jiān)督等環(huán)節(jié)。4.保密性原則對涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密等重要文件檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.方便利用原則文件檔案的管理應(yīng)便于查找、借閱和使用，提高工作效率。二、文件檔案管理職責(zé)（一）文件檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)文件檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司/組織文件檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司/組織各類文件檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.對各部門文件檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，確保文件檔案管理工作規(guī)范有序。4.定期對文件檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保文件檔案的時(shí)效性和安全性。5.負(fù)責(zé)公司/組織文件檔案信息化建設(shè)，提高文件檔案管理的信息化水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的形成、積累和整理工作，并定期移交至文件檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)本部門文件檔案管理工作，確保文件檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。3.配合文件檔案管理部門做好文件檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。（三）員工職責(zé)1.嚴(yán)格遵守公司/組織文件檔案管理制度，妥善保管和使用本人在工作中形成的文件材料。2.及時(shí)將工作中形成的重要文件材料移交至本部門文件檔案管理人員。3.不得擅自銷毀、涂改、偽造文件檔案，不得擅自將文件檔案帶出公司/組織或轉(zhuǎn)借他人。三、文件管理（一）文件的分類1.行政文件包括公司/組織發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示等。2.業(yè)務(wù)文件涉及公司/組織各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的文件，如合同協(xié)議、項(xiàng)目計(jì)劃、技術(shù)方案、業(yè)務(wù)報(bào)表等。3.會(huì)議文件公司/組織各類會(huì)議形成的文件，如會(huì)議通知、議程、紀(jì)要、決議等。4.人事文件有關(guān)員工招聘、培訓(xùn)、考核、晉升、獎(jiǎng)懲等方面的文件。5.財(cái)務(wù)文件公司/組織財(cái)務(wù)工作中形成的文件，如預(yù)算報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。（二）文件的起草與審核1.文件起草各部門根據(jù)工作需要起草文件，文件內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、簡潔，符合法律法規(guī)和公司/組織實(shí)際情況。2.文件審核文件起草完成后，應(yīng)提交部門負(fù)責(zé)人審核。審核內(nèi)容包括文件的合法性、合理性、準(zhǔn)確性、完整性等。對于涉及重要事項(xiàng)或多個(gè)部門的文件，需經(jīng)相關(guān)部門會(huì)簽后再提交審核。（三）文件的印發(fā)1.經(jīng)審核通過的文件，由文件起草部門按照規(guī)定格式排版后，提交至文件檔案管理部門編號(hào)登記。2.文件檔案管理部門根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，確定印發(fā)范圍和印發(fā)份數(shù)，并進(jìn)行印發(fā)。3.文件印發(fā)后，文件檔案管理部門應(yīng)及時(shí)將文件分發(fā)至各相關(guān)部門，并做好分發(fā)記錄。（四）文件的傳閱與辦理1.文件傳閱對于需多個(gè)部門或人員傳閱的文件，文件檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的傳閱順序進(jìn)行傳閱，并做好傳閱記錄。傳閱人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將文件閱畢并簽字，如有意見或建議應(yīng)及時(shí)反饋。2.文件辦理各部門或人員收到文件后，應(yīng)按照文件要求及時(shí)辦理，并將辦理結(jié)果反饋至文件檔案管理部門。對于需回復(fù)的文件，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)回復(fù)，確保文件辦理的時(shí)效性。（五）文件的保管1.文件檔案管理部門應(yīng)建立專門的文件庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火防盜設(shè)施、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，確保文件檔案的安全保管。2.文件應(yīng)按照分類編號(hào)順序存放，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)建立文件目錄索引，注明文件的名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息。3.對于重要文件和電子文件，應(yīng)采取備份措施，防止文件丟失或損壞。備份文件應(yīng)異地存放，并定期進(jìn)行檢查和更新。（六）文件的清理與銷毀1.文件清理文件檔案管理部門應(yīng)定期對文件進(jìn)行清理，清理范圍包括已超過保管期限、已無保存價(jià)值或已失效的文件。清理工作應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行，確保清理工作的準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性。2.文件銷毀對于確需銷毀的文件，應(yīng)填寫《文件銷毀申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由文件檔案管理部門指定專人進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、文件名稱、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。四、檔案管理（一）檔案的分類1.文書檔案主要包括公司/組織在行政管理、業(yè)務(wù)活動(dòng)等方面形成的具有保存價(jià)值的文件材料，如行政文件、業(yè)務(wù)文件、會(huì)議文件等。2.科技檔案記錄公司/組織科研、生產(chǎn)、技術(shù)等活動(dòng)的文件材料，如科研項(xiàng)目檔案、產(chǎn)品檔案、設(shè)備檔案等。3.會(huì)計(jì)檔案公司/組織財(cái)務(wù)工作中形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料。4.人事檔案員工個(gè)人的基本信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄、考核評價(jià)、獎(jiǎng)懲情況等人事資料。5.聲像檔案公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。6.電子檔案以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類文件檔案，如電子文檔、電子表格、數(shù)據(jù)庫等。（二）檔案的收集與整理1.檔案收集各部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，定期將本部門形成的具有保存價(jià)值的文件材料收集齊全，并移交至檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對檔案收集工作的指導(dǎo)和監(jiān)督，確保檔案收集的完整性。2.檔案整理檔案管理部門收到各部門移交的文件材料后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。整理工作包括分類、編號(hào)、編目、裝訂等環(huán)節(jié)，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。（三）檔案的歸檔與保管1.檔案歸檔整理好的檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，按照檔案編號(hào)順序存放在檔案庫房的相應(yīng)位置。檔案管理人員應(yīng)建立檔案臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的歸檔時(shí)間、名稱、編號(hào)、保管期限等信息。2.檔案保管檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度、濕度和通風(fēng)條件，確保檔案的安全保管。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防蟲、防潮等設(shè)備。檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。（四）檔案的鑒定與銷毀1.檔案鑒定檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員參加。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值，并提出鑒定意見。2.檔案銷毀對于已超過保管期限、確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)鑒定小組審核、公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。（五）檔案的利用1.檔案查閱公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案，并做好查閱記錄。2.檔案借閱因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過規(guī)定時(shí)間，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容。如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.檔案復(fù)制因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制，并做好復(fù)制記錄。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，注明復(fù)制日期和份數(shù)。五、信息化管理（一）文件檔案信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司/組織文件檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件檔案的電子化管理，提高文件檔案管理的效率和水平，方便文件檔案的查詢、借閱和利用。（二）文件檔案信息化管理流程1.文件檔案數(shù)字化對紙質(zhì)文件檔案進(jìn)行掃描、錄入等數(shù)字化處理，形成電子文件檔案。數(shù)字化過程應(yīng)確保文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性，同時(shí)建立相應(yīng)的元數(shù)據(jù)信息，便于電子文件檔案的管理和利用。2.電子文件檔案上傳將數(shù)字化后的電子文件檔案上傳至文件檔案管理信息系統(tǒng)，并按照系統(tǒng)要求進(jìn)行分類、編號(hào)、著錄等操作，確保電子文件檔案的規(guī)范性和系統(tǒng)性。3.文件檔案信息系統(tǒng)維護(hù)定期對文件檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。同時(shí)，加強(qiáng)對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。4.文件檔案信息化利用員工可通過文件檔案管理信息系統(tǒng)查詢、借閱和利用電子文件檔案。系統(tǒng)應(yīng)提供便捷的檢索功能，支持按關(guān)鍵詞、分類、時(shí)間等多種方式進(jìn)行查詢。同時(shí)，應(yīng)建立電子文件檔案利用記錄，對利用情況進(jìn)行跟蹤和統(tǒng)計(jì)。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)公司/組織設(shè)立文件檔案管理監(jiān)督檢查小組，負(fù)責(zé)對各部門文件檔案管理工作進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查小組由文件檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和內(nèi)部審計(jì)人員組成。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.文件檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括文件的起草、審核、印發(fā)、傳閱、辦理、保管、清理與銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定與銷毀等工作的規(guī)范性和準(zhǔn)確性。3.文件檔案信息化建設(shè)情況，包括電子文件檔案的上傳、管理、利用等情況。4.文件檔案管理工作中存在的問題及整改情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查監(jiān)督檢查小組每年至少組織一次全面的文件檔案管理工作檢查，對各部門文件檔案管理情況進(jìn)行量化考核。2.不定期抽查根據(jù)工作需要，監(jiān)督檢查小組可對部分部門或重點(diǎn)文件檔案進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。