PAGE技術(shù)檔案借閱管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司技術(shù)檔案的管理，確保技術(shù)檔案的安全與完整，規(guī)范技術(shù)檔案的借閱行為，充分發(fā)揮技術(shù)檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研等活動(dòng)中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、子公司以及與公司有業(yè)務(wù)往來的外部單位因工作需要借閱技術(shù)檔案的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.安全保密原則：技術(shù)檔案是公司的重要資產(chǎn)，必須確保其安全，防止泄露、篡改和丟失。借閱過程中要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，保護(hù)公司的商業(yè)秘密和技術(shù)機(jī)密。2.規(guī)范有序原則：借閱技術(shù)檔案應(yīng)按照規(guī)定的程序和手續(xù)進(jìn)行，確保借閱活動(dòng)有序進(jìn)行，便于管理和監(jiān)督。3.限時(shí)歸還原則：借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間及時(shí)歸還所借技術(shù)檔案，不得擅自延長(zhǎng)借閱期限。二、技術(shù)檔案的定義與范圍（一）定義技術(shù)檔案是指公司在生產(chǎn)、科研、技術(shù)改造、設(shè)備維修等活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式的歷史記錄。（二）范圍1.產(chǎn)品研發(fā)檔案：包括新產(chǎn)品開發(fā)計(jì)劃、設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)文件、測(cè)試報(bào)告、工藝文件等。2.生產(chǎn)技術(shù)檔案：涵蓋生產(chǎn)工藝流程、操作規(guī)程、質(zhì)量控制文件、設(shè)備維護(hù)手冊(cè)、生產(chǎn)記錄等。3.科研項(xiàng)目檔案：包含科研項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究成果報(bào)告等。4.技術(shù)改造檔案：涉及技術(shù)改造項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、改造方案、施工圖紙、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。5.設(shè)備檔案：包括設(shè)備采購合同、安裝調(diào)試記錄、使用說明書、維修檔案、技術(shù)參數(shù)等。6.其他技術(shù)檔案：如技術(shù)交流資料、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、專利文件等。三、借閱管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善技術(shù)檔案借閱管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)技術(shù)檔案的整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作，確保檔案的完整與安全。3.審核借閱申請(qǐng)，辦理借閱手續(xù)，發(fā)放和收回技術(shù)檔案。4.監(jiān)督借閱人員的借閱行為，檢查歸還檔案的完整性和保密性。5.定期對(duì)技術(shù)檔案借閱情況進(jìn)行總結(jié)分析，提出改進(jìn)建議。（二）借閱部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門借閱技術(shù)檔案的申請(qǐng)和歸還工作，指定專人負(fù)責(zé)辦理借閱手續(xù)。2.對(duì)本部門借閱人員進(jìn)行培訓(xùn)和管理，確保其遵守技術(shù)檔案借閱管理制度。3.合理安排借閱時(shí)間，保證技術(shù)檔案的正常使用，不得妨礙檔案管理部門的正常工作。4.如發(fā)現(xiàn)所借技術(shù)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并協(xié)助調(diào)查處理。（三）借閱人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守技術(shù)檔案借閱管理制度，愛護(hù)所借技術(shù)檔案，不得擅自涂改、標(biāo)注、污損、抽取、撤換或損壞檔案內(nèi)容。未經(jīng)允許，不得復(fù)制、拍照、錄像或傳播所借技術(shù)檔案。2.按照規(guī)定的時(shí)間和要求歸還所借技術(shù)檔案，如因特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.妥善保管所借技術(shù)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或帶出公司規(guī)定的使用范圍。因工作需要必須帶出公司的，應(yīng)按照公司的保密規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.借閱結(jié)束后，及時(shí)將所借技術(shù)檔案歸還檔案管理部門，并配合檔案管理人員進(jìn)行清點(diǎn)和檢查。四、借閱申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)1.公司內(nèi)部各部門因工作需要借閱技術(shù)檔案時(shí)，應(yīng)由借閱部門指定的專人填寫《技術(shù)檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.外部單位因業(yè)務(wù)往來需要借閱技術(shù)檔案時(shí)，應(yīng)提交正式的借閱申請(qǐng)函，說明借閱的理由、檔案內(nèi)容要求、使用期限等，并加蓋單位公章。（二）審批1.《技術(shù)檔案借閱申請(qǐng)表》或外部單位的借閱申請(qǐng)函應(yīng)先提交至借閱部門負(fù)責(zé)人審核，審核通過后簽字確認(rèn)。2.借閱部門負(fù)責(zé)人審核同意后，將申請(qǐng)表或申請(qǐng)函提交至檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)檔案的保密級(jí)別、重要程度以及借閱人員的權(quán)限等進(jìn)行審批。3.對(duì)于涉及公司核心技術(shù)、商業(yè)秘密或重要項(xiàng)目的技術(shù)檔案，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可借閱。4.檔案管理部門應(yīng)在收到借閱申請(qǐng)后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審批工作，并將審批結(jié)果通知借閱部門和借閱人員。如審批通過，發(fā)放《技術(shù)檔案借閱憑證》；如審批不通過，應(yīng)向借閱部門說明原因。五、借閱手續(xù)辦理（一）憑證領(lǐng)取借閱人員憑審批通過的《技術(shù)檔案借閱申請(qǐng)表》或外部單位的借閱申請(qǐng)函，到檔案管理部門領(lǐng)取《技術(shù)檔案借閱憑證》。（二）檔案領(lǐng)取借閱人員持《技術(shù)檔案借閱憑證》到檔案庫房領(lǐng)取所借技術(shù)檔案。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)借閱憑證上注明的檔案名稱、編號(hào)等信息，認(rèn)真核對(duì)檔案內(nèi)容，確保無誤后將檔案交給借閱人員，并在借閱憑證上簽字確認(rèn)。（三）借閱登記檔案管理人員應(yīng)對(duì)每次技術(shù)檔案的借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括借閱日期、借閱人員姓名、部門、檔案名稱、編號(hào)、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。借閱登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，以便于查詢和統(tǒng)計(jì)。六、借閱期限與歸還（一）借閱期限1.一般情況下，技術(shù)檔案的借閱期限為[X]個(gè)工作日。如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限，借閱人員應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向檔案管理部門提出續(xù)借申請(qǐng)，經(jīng)檔案管理部門同意后方可續(xù)借，續(xù)借期限不得超過[X]個(gè)工作日。2.對(duì)于涉及緊急項(xiàng)目或重要工作的技術(shù)檔案，借閱期限可根據(jù)實(shí)際需要由檔案管理部門與借閱部門協(xié)商確定，但最長(zhǎng)不得超過[X]個(gè)工作日。（二）歸還1.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限屆滿前，將所借技術(shù)檔案歸還檔案管理部門。如因特殊原因不能按時(shí)歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)；如未辦理續(xù)借手續(xù)逾期未還，檔案管理部門將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。2.借閱人員歸還技術(shù)檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和保密性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、涂改等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并按照公司的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行賠償。3.檔案管理人員在確認(rèn)檔案完好無損后，在借閱憑證上注明歸還日期，并將借閱憑證存檔。同時(shí)，對(duì)歸還的技術(shù)檔案進(jìn)行整理和歸檔，確保檔案的有序存放。七、借閱限制與保密要求（一）借閱限制1.涉及公司核心技術(shù)、商業(yè)秘密、國(guó)家安全等重要技術(shù)檔案，未經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)禁借閱。2.同一技術(shù)檔案在同一時(shí)間內(nèi)只能借給一人使用，如需多人同時(shí)使用，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并指定專人負(fù)責(zé)管理。3.借閱人員不得擅自將所借技術(shù)檔案帶出公司辦公區(qū)域。如因工作需要必須帶出公司的，應(yīng)按照公司的保密規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并采取必要的保密措施，確保檔案的安全。（二）保密要求1.借閱人員應(yīng)對(duì)所借技術(shù)檔案的內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員泄露檔案中的任何信息。在使用過程中，應(yīng)妥善保管檔案，防止丟失、被盜或被篡改。2.借閱人員不得擅自復(fù)制、拍照、錄像或傳播所借技術(shù)檔案。如因工作需要確需復(fù)制部分檔案內(nèi)容，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可按照規(guī)定的方式進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)注明“復(fù)制件”字樣，并與原件一同妥善保管。3.借閱人員在借閱期限屆滿后，應(yīng)及時(shí)將所借技術(shù)檔案歸還檔案管理部門，并將檔案中涉及的保密信息銷毀或妥善處理，不得留存任何副本或復(fù)印件。4.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)技術(shù)檔案借閱過程的保密監(jiān)督，定期檢查借閱人員的保密措施落實(shí)情況。如發(fā)現(xiàn)借閱人員有違反保密規(guī)定行為，應(yīng)及時(shí)制止并按照公司的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。八、檔案查閱與使用規(guī)定（一）查閱規(guī)定1.借閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱技術(shù)檔案，不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)。如需在其他地點(diǎn)查閱，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。2.查閱技術(shù)檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)保持安靜，不得在檔案上隨意涂抹、標(biāo)記、折疊或損壞檔案。如需摘錄或引用檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的格式進(jìn)行記錄。3.檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)協(xié)助借閱人員查閱技術(shù)檔案，解答查閱過程中遇到的問題。如借閱人員對(duì)檔案內(nèi)容有疑問或需要進(jìn)一步了解相關(guān)信息，應(yīng)及時(shí)向檔案管理人員咨詢。（二）使用規(guī)定1.借閱人員應(yīng)按照借閱目的合理使用所借技術(shù)檔案，不得將檔案用于與工作無關(guān)的其他用途。如發(fā)現(xiàn)借閱人員有違規(guī)使用檔案的行為，檔案管理部門有權(quán)收回檔案，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。2.在使用技術(shù)檔案過程中，借閱人員應(yīng)注意保護(hù)檔案的完整性和保密性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并采取措施防止損失擴(kuò)大。同時(shí)，借閱人員應(yīng)配合檔案管理部門進(jìn)行調(diào)查處理，承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.借閱人員如需對(duì)所借技術(shù)檔案進(jìn)行修改、補(bǔ)充或完善，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。修改后的檔案應(yīng)及時(shí)交回檔案管理部門進(jìn)行審核和歸檔。九、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)技術(shù)檔案的借閱情況進(jìn)行檢查，包括借閱登記、歸還情況、檔案完整性等方面。檢查周期為每[X]個(gè)月一次，檢查結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。（二）不定期抽查公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門可根據(jù)工作需要，對(duì)技術(shù)檔案的借閱情況進(jìn)行不定期抽查。抽查內(nèi)容包括借閱手續(xù)是否齊全、借閱期限是否合規(guī)、檔案保密措施是否落實(shí)等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)責(zé)令整改，并對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反技術(shù)檔案借閱管理制度的借閱人員，檔案管理部門將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、停止借閱資格等處理。如因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或不良影響的，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任，并依法追究其法律責(zé)任。2