PAGE檔案室五精管理制度一、總則（一）目的為加強本公司檔案室管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本五精管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門形成的各類檔案的管理，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項活動的真實情況，不得篡改、偽造。2.完整性原則：確保檔案的齊全、完整，涵蓋公司運營的各個方面。3.系統(tǒng)性原則：對檔案進行科學(xué)分類、編號和整理，保持其內(nèi)在聯(lián)系和系統(tǒng)性。4.安全性原則：采取有效措施保障檔案的實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。5.服務(wù)性原則：充分發(fā)揮檔案的服務(wù)功能，為公司決策、業(yè)務(wù)開展等提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，進行檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編目和利用等工作。3.指導(dǎo)各部門檔案工作，對兼職檔案員進行培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。4.定期對檔案進行清查盤點，確保檔案的安全和完整。5.積極推進檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交檔案室。2.明確兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理，接受檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.嚴(yán)格按照檔案管理制度的要求，規(guī)范本部門檔案的形成、積累和保管，確保檔案質(zhì)量。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.上級機關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的文件、指示、通知等。3.公司對外簽訂的合同、協(xié)議、章程及重要業(yè)務(wù)往來文件。4.公司內(nèi)部的規(guī)章制度、會議記錄、工作計劃、總結(jié)、報告等。5.人事檔案、財務(wù)檔案、科技檔案等各類專門檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時將本部門產(chǎn)生的檔案材料收集齊全，不得遺漏。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得隨意涂改、剪裁。3.對重要文件和資料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明出處。（三）整理標(biāo)準(zhǔn)1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、時間、內(nèi)容等因素進行科學(xué)分類。文書檔案可采用年度保管期限機構(gòu)（問題）分類法；科技檔案可按項目、專業(yè)等分類；人事檔案按類別分類等。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，便于管理和查找。編號應(yīng)遵循一定的規(guī)則，確保系統(tǒng)性和連貫性。3.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的檔案材料進行修整、裱糊，然后按照一定順序進行裝訂，確保整齊牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，詳細(xì)記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息，便于檢索利用。四、檔案鑒定與保管期限劃分（一）鑒定原則根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值，綜合考慮公司發(fā)展需要和國家有關(guān)規(guī)定，對檔案進行科學(xué)鑒定。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進行定期鑒定，提出檔案的存毀意見。（三）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。如公司章程、重大決策文件、重要合同協(xié)議等。2.長期保管：對公司在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，保管期限為15年至50年。如一般性業(yè)務(wù)文件、中期規(guī)劃等。3.短期保管：對公司近期工作有參考價值的檔案，保管期限為5年以下。如臨時性通知、短期業(yè)務(wù)報表等。（四）鑒定程序1.檔案鑒定小組對到期檔案進行逐卷審查，根據(jù)保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，提出存毀意見。2.對擬銷毀的檔案，編制銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。3.銷毀檔案時，應(yīng)確保檔案信息無法恢復(fù)，監(jiān)銷人員要在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。五、檔案保管（一）保管場所1.檔案室應(yīng)具備適宜的保管條件，選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防蟲、防潮的房間作為檔案庫房。2.庫房應(yīng)配備必要的消防設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等。（二）檔案存放1.按照檔案的類別、保管期限、年度等進行有序存放，便于查找和管理。2.建立檔案存放位置索引，標(biāo)明每類檔案的具體存放架位和序號。（三）庫房管理1.嚴(yán)格控制庫房的溫濕度，溫度保持在14℃２４℃之間，相對濕度保持在45%60%之間。2.定期對檔案進行檢查，查看檔案是否有霉變、蟲蛀、破損等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.做好庫房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫房整潔。六、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的數(shù)量統(tǒng)計，包括各類檔案的總數(shù)、新增數(shù)量、銷毀數(shù)量等。2.檔案的利用情況統(tǒng)計，如查閱人次、調(diào)卷數(shù)量等。3.檔案保管狀況統(tǒng)計，如庫房溫濕度數(shù)據(jù)、設(shè)備運行情況等。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案數(shù)量、利用情況等進行記錄。2.利用檔案管理軟件，對檔案信息進行動態(tài)統(tǒng)計分析，生成各類統(tǒng)計報表。（三）統(tǒng)計要求1.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時、完整，不得虛報、瞞報。2.定期對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析總結(jié)，為檔案管理決策提供依據(jù)。七、檔案編目與檢索（一）編目要求1.編制詳細(xì)的檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。目錄內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，便于查找。除紙質(zhì)目錄外，還應(yīng)建立電子目錄。2.對重要檔案或?qū)ｎ}檔案，應(yīng)編制專題目錄或索引，提高檢索效率。（二）檢索工具1.建立手工檢索工具，如卡片式目錄、書本式目錄等，方便在沒有電子設(shè)備的情況下查找檔案。2.利用檔案管理軟件，建立電子檢索系統(tǒng)，通過關(guān)鍵詞、題名、日期等多種方式進行快速檢索。（三）檢索服務(wù)1.檔案室應(yīng)向公司內(nèi)部各部門提供便捷的檔案檢索服務(wù)，及時滿足利用者的需求。2.對檢索工具進行定期更新和維護，確保其準(zhǔn)確性和有效性。八、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.公司員工因個人權(quán)益維護、職稱評定等需要查閱相關(guān)檔案。3.外單位因工作聯(lián)系，按照規(guī)定程序查閱公司檔案。(二)利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.外單位查閱檔案，需持單位介紹信，注明查閱目的、范圍等，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中，檔案室應(yīng)安排專人陪同。3.查閱檔案時，利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室同意，并登記備案。（三）利用登記檔案室應(yīng)對檔案利用情況進行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、查閱日期、查閱內(nèi)容、歸還日期等，以便對檔案利用情況進行跟蹤和統(tǒng)計分析。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量。（二）數(shù)字化處理1.對庫存檔案進行全面數(shù)字化掃描，確保檔案圖像清晰、完整。2.對數(shù)字化檔案進行分類、編號、著錄，建立準(zhǔn)確的電子檔案數(shù)據(jù)庫。（三）系統(tǒng)功能1.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計、編目等功能，實現(xiàn)檔案管理的全過程信息化。2.系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理功能，根據(jù)不同用戶的職責(zé)和需求，設(shè)置相應(yīng)的操作權(quán)限，確保檔案信息安全。（四）數(shù)據(jù)安全與備份1.加強檔案信息化系統(tǒng)的安全防護，