PAGE工廠會計檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強工廠會計檔案管理，保證會計檔案的安全、完整與有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)會計檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本工廠實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于工廠范圍內(nèi)的會計檔案管理工作，包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告、其他會計資料等的管理。（三）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)原則：會計檔案管理工作在工廠管理層的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行，確保各項管理措施的有效執(zhí)行。2.分級負(fù)責(zé)原則：明確各部門在會計檔案管理中的職責(zé)，實行分級管理，確保會計檔案管理工作落實到實處。3.規(guī)范操作原則：嚴(yán)格按照國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范會計檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等操作流程。4.安全保密原則：采取有效措施確保會計檔案的安全，防止會計檔案的丟失、損壞和泄密。二、會計檔案的內(nèi)容（一）會計憑證1.原始憑證：包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單、借款單、工資表等各類經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時取得或填制的原始單據(jù)。2.記賬憑證：根據(jù)審核無誤的原始憑證編制的，記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)的會計分錄憑證。（二）會計賬簿1.總賬：按照會計科目分類登記全部經(jīng)濟業(yè)務(wù)的賬簿，提供總括核算資料。2.明細(xì)賬：按照明細(xì)科目分類登記某一類經(jīng)濟業(yè)務(wù)的賬簿，詳細(xì)反映各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的具體情況。3.日記賬：按照經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的時間順序逐日逐筆登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。4.輔助賬簿：對某些在總賬和明細(xì)賬中未能詳細(xì)反映的經(jīng)濟業(yè)務(wù)進(jìn)行補充登記的賬簿，如固定資產(chǎn)卡片、低值易耗品臺賬等。（三）財務(wù)報告1.月度財務(wù)報告：反映工廠月度財務(wù)狀況和經(jīng)營成果的報告，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表及附注等。2.季度財務(wù)報告：在月度財務(wù)報告的基礎(chǔ)上，增加季度財務(wù)分析等內(nèi)容，更全面地反映工廠季度財務(wù)情況。3.年度財務(wù)報告：全面、系統(tǒng)地反映工廠年度財務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量的報告，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表及利潤分配表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動表及附注等。（四）其他會計資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表：用于核對銀行存款日記賬與銀行對賬單余額差異，調(diào)整未達(dá)賬項的表格。2.銀行對賬單：銀行定期提供的反映工廠銀行賬戶收支情況的對賬單。3.會計檔案移交清冊：記錄會計檔案移交過程中相關(guān)信息的清冊。4.會計檔案保管清冊：詳細(xì)記錄會計檔案保管情況的清冊。5.會計檔案銷毀清冊：記載會計檔案銷毀相關(guān)信息的清冊。6.納稅申報表：工廠按照稅法規(guī)定定期向稅務(wù)機關(guān)申報納稅的報表。7.財務(wù)預(yù)算、決算資料：工廠編制的年度財務(wù)預(yù)算和決算報告及相關(guān)資料。三、會計檔案的收集與整理（一）收集要求1.各會計崗位人員應(yīng)及時將本崗位產(chǎn)生的會計檔案資料進(jìn)行整理、歸集，確保會計檔案資料的完整性。2.對于外來的與會計核算相關(guān)的文件、資料，如銀行對賬單、稅務(wù)機關(guān)文件等，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集，并及時傳遞給會計檔案管理人員。（二）整理方法1.會計憑證的整理將原始憑證按照記賬憑證的編號順序進(jìn)行排列，對于紙張大小不一致的原始憑證，應(yīng)折疊或粘貼成與記賬憑證大小一致，并在粘貼處加蓋經(jīng)辦人印章。記賬憑證應(yīng)連同所附原始憑證一起，按照編號順序整理，每本記賬憑證應(yīng)加具封面、封底，并在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼、記賬憑證張數(shù)、附件張數(shù)等信息。2.會計賬簿的整理拆除賬簿的空白頁，對已使用的賬頁進(jìn)行編號，填寫賬簿啟用表，注明賬簿名稱、啟用日期、記賬人員和會計主管人員姓名，并加蓋單位公章。對于活頁式賬簿，應(yīng)在年度終了后，將賬頁裝訂成冊，并按順序編定頁碼，加具封面，注明單位名稱、年度、賬簿名稱等信息。3.財務(wù)報告的整理按照月度、季度、年度順序，將各類財務(wù)報告進(jìn)行裝訂，在封面上注明單位名稱、報告所屬期間、報告種類等信息。財務(wù)報告的附注應(yīng)與相應(yīng)的報告一同裝訂，并在附注首頁加蓋單位公章。4.其他會計資料的整理銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單等應(yīng)按照時間順序進(jìn)行整理，每季度或每年度裝訂成冊，并在封面上注明單位名稱、期間等信息。會計檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊等應(yīng)按照規(guī)定格式填寫，確保內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。四、會計檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證類：原始憑證、記賬憑證保管期限為30年。2.會計賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、輔助賬簿保管期限為30年；固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。3.財務(wù)報告類：月度、季度財務(wù)報告保管期限為10年；年度財務(wù)報告永久保管。4.其他會計資料類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年；會計檔案移交清冊保管期限為30年；會計檔案保管清冊、銷毀清冊永久保管；納稅申報表、財務(wù)預(yù)算、決算資料等按照相關(guān)規(guī)定確定保管期限。（二）保管地點1.設(shè)立專門的會計檔案保管庫，確保保管庫具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全條件。2.保管庫應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備等。（三）保管要求1.會計檔案管理人員應(yīng)定期對會計檔案進(jìn)行檢查和核對，確保會計檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)會計檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。2.對于磁性介質(zhì)保存的會計檔案，應(yīng)定期進(jìn)行復(fù)制，防止數(shù)據(jù)丟失。同時應(yīng)配備必要的計算機設(shè)備和存儲介質(zhì)，確保能夠讀取和使用磁性介質(zhì)保存的會計檔案。3.嚴(yán)格限制非會計檔案管理人員進(jìn)入會計檔案保管庫，確需查閱、使用會計檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.會計檔案應(yīng)分類存放，按照保管期限和類別進(jìn)行編號，便于查找和管理。五、會計檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.本工廠內(nèi)部人員查閱會計檔案，需經(jīng)會計主管人員批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行查閱。查閱人員不得在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。2.外部單位因工作需要查閱會計檔案時，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)工廠負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，并詳細(xì)記錄查閱情況。查閱人員如需復(fù)印會計檔案資料，應(yīng)經(jīng)工廠負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行復(fù)印。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并提交給會計主管人員審批。2.會計主管人員根據(jù)查閱人員的申請，進(jìn)行審核并簽署意見。如同意查閱，應(yīng)在申請表上加蓋公章，并注明批準(zhǔn)文號。3.查閱人員持經(jīng)批準(zhǔn)的《會計檔案查閱申請表》到會計檔案保管庫，檔案管理人員根據(jù)申請表上的查閱內(nèi)容，提供相應(yīng)的會計檔案資料，并在查閱過程中進(jìn)行監(jiān)督。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將查閱的會計檔案資料歸還原位，并在《會計檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)查閱情況。檔案管理人員應(yīng)對查閱后的會計檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整性和安全性。（三）復(fù)制規(guī)定1.內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制會計檔案資料的，應(yīng)經(jīng)會計主管人員批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制完成后，檔案管理人員應(yīng)在復(fù)制件上加蓋“已復(fù)制”印章，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人員等信息。2.外部單位需要復(fù)制會計檔案資料的，應(yīng)按照查閱程序辦理相關(guān)手續(xù)。經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理人員應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行復(fù)制，并收取相應(yīng)的復(fù)制費用。復(fù)制費用標(biāo)準(zhǔn)由工廠根據(jù)實際情況制定。六、會計檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的會計檔案，除未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證外，可以按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。2.對于保管期滿但涉及國家機密、商業(yè)秘密等重要信息的會計檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行保管，不得擅自銷毀。（二）銷毀程序1.由會計部門提出會計檔案銷毀申請，填寫《會計檔案銷毀申請表》，注明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容，并提交會計主管人員審核。2.會計主管人員對銷毀申請進(jìn)行審核，簽署意見后報工廠負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.根據(jù)工廠負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)意見，成立會計檔案銷毀工作小組，負(fù)責(zé)會計檔案銷毀的具體實施工作。銷毀工作小組應(yīng)由會計部門、檔案管理部門等相關(guān)人員組成。4.銷毀工作小組對擬銷毀的會計檔案進(jìn)行清點、核對，確保銷毀的會計檔案與《會計檔案銷毀申請表》上的內(nèi)容一致。5.在指定的地點對會計檔案進(jìn)行銷毀，銷毀時應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保會計檔案徹底銷毀，無法恢復(fù)。銷毀過程中，應(yīng)由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在《會計檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。6.銷毀工作結(jié)束后，銷毀工作小組應(yīng)編制《會計檔案銷毀報告》，報告會計檔案銷毀的情況，包括銷毀時間、地點、方式、數(shù)量等信息，并將《會計檔案銷毀報告》報工廠負(fù)責(zé)人備案。同時，將《會計檔案銷毀清冊》、《會計檔案銷毀申請表》等相關(guān)資料歸檔保存。七、會計檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門工廠內(nèi)部審計部門負(fù)責(zé)對會計檔案管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保會計檔案管理工作符合本制度的規(guī)定和國家有關(guān)法律法規(guī)的要求。（二）檢查內(nèi)容1.會計檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定。2.會計檔案管理人員是否履行職責(zé)，是否存在違規(guī)操作行為。3.會計檔案保管庫的安全設(shè)施是否完好，是否存在安全隱患。4.會計檔案的信息化管理情況，包括磁性介質(zhì)保存的會計檔案的管理情況。（三）檢查方式1.定期檢查：內(nèi)部審計部門每年至少對會計檔案管理工作進(jìn)行一次全面檢查，并形成檢查報告。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，內(nèi)部審計部門可對會計檔案管理工作進(jìn)行不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在問題。（四）問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，內(nèi)部審計部門應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)按照整改通知書的要求，制定整