PAGE山東省檔案庫房制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)山東省檔案庫房的管理，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合我省實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于山東省內(nèi)各級(jí)各類機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體等檔案庫房的管理。（三）基本原則1.安全保密原則：確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。2.科學(xué)管理原則：運(yùn)用科學(xué)的方法和技術(shù)手段，對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、存儲(chǔ)、保管等管理工作。3.方便利用原則：在確保檔案安全的前提下，便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案的服務(wù)效率。二、檔案庫房建設(shè)與布局（一）選址要求1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地方，避免靠近水源、火源、污染源等。2.庫房周圍應(yīng)保持整潔，無易燃、易爆、腐蝕性物品，確保庫房環(huán)境安全。（二）建筑要求1.檔案庫房的建筑應(yīng)符合國家有關(guān)建筑設(shè)計(jì)規(guī)范和消防安全要求，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房墻體應(yīng)采用隔熱、保溫、防火性能好的材料，地面應(yīng)平整、光潔、耐磨，便于清潔和維護(hù)。3.庫房門窗應(yīng)堅(jiān)固耐用，具有良好的密封性和防盜性能，窗戶應(yīng)安裝遮陽窗簾，防止陽光直射檔案。（三）布局要求1.檔案庫房應(yīng)根據(jù)檔案的種類、數(shù)量、保管期限等因素進(jìn)行合理布局，設(shè)置檔案存儲(chǔ)區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)、辦公區(qū)等功能區(qū)域。2.檔案存儲(chǔ)區(qū)應(yīng)按照檔案的類別和保管期限進(jìn)行分區(qū)存放，便于查找和管理。不同類別、不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，并有明顯的標(biāo)識(shí)。3.整理區(qū)應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備和整理工具，便于檔案的整理、裝訂、編目等工作。4.查閱區(qū)應(yīng)設(shè)置專門的查閱桌椅、電腦等設(shè)備，為檔案查閱人員提供便利條件。查閱區(qū)應(yīng)與檔案存儲(chǔ)區(qū)相對(duì)獨(dú)立，避免查閱人員直接進(jìn)入檔案存儲(chǔ)區(qū)。5.辦公區(qū)應(yīng)配備必要的辦公桌椅、文件柜、電腦、打印機(jī)等設(shè)備，為庫房管理人員提供辦公場(chǎng)所。辦公區(qū)應(yīng)與檔案存儲(chǔ)區(qū)保持一定的距離，避免干擾檔案存儲(chǔ)區(qū)的環(huán)境。三、檔案入庫管理（一）檔案收集1.各單位應(yīng)建立健全檔案收集制度，明確檔案收集的范圍、渠道、方法和要求，確保檔案的及時(shí)、完整收集。2.檔案形成部門應(yīng)按照檔案管理的要求，定期將辦理完畢的文件材料整理歸檔，移交檔案管理部門。3.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案收集工作的指導(dǎo)和監(jiān)督，對(duì)檔案形成部門移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真審核，確保檔案的質(zhì)量。（二）檔案整理1.檔案管理部門應(yīng)按照國家有關(guān)檔案整理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作。2.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，并區(qū)分不同價(jià)值和保管期限進(jìn)行整理。3.檔案整理過程中應(yīng)注意保護(hù)檔案的原始面貌，不得隨意涂改、損毀檔案。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。（三）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)已歸檔的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和價(jià)值，對(duì)失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)成立由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門人員和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組成的鑒定小組，按照國家有關(guān)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和程序進(jìn)行鑒定。3.鑒定小組應(yīng)認(rèn)真審查檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，綜合考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值和保存價(jià)值，提出鑒定意見。對(duì)確定銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，報(bào)經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（四）檔案入庫1.經(jīng)過整理、鑒定后的檔案應(yīng)及時(shí)入庫保管。檔案入庫時(shí)，庫房管理人員應(yīng)按照檔案存儲(chǔ)區(qū)的布局和編號(hào)，將檔案準(zhǔn)確無誤地存放到位。2.檔案入庫應(yīng)填寫檔案入庫登記表，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、來源、入庫時(shí)間等信息。檔案入庫登記表應(yīng)一式兩份，一份由庫房管理人員留存，一份交檔案管理部門存檔。3.檔案入庫后，庫房管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的存放位置準(zhǔn)確、排列有序，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。四、檔案保管與保護(hù)（一）溫濕度控制1.檔案庫房應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將庫房溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.庫房管理人員應(yīng)定期對(duì)庫房溫濕度進(jìn)行監(jiān)測(cè)，記錄溫濕度數(shù)據(jù)，并根據(jù)溫濕度變化情況及時(shí)調(diào)整溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備。3.在高溫、高濕季節(jié)或特殊情況下，應(yīng)采取相應(yīng)的防護(hù)措施，如增加通風(fēng)設(shè)備、放置干燥劑等，確保檔案的安全。（二）防火防盜1.檔案庫房應(yīng)安裝火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)、滅火設(shè)備等消防設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保消防設(shè)施完好有效。2.庫房管理人員應(yīng)熟悉消防設(shè)施的使用方法，掌握火災(zāi)應(yīng)急處置技能，定期組織消防演練，提高應(yīng)對(duì)火災(zāi)的能力。3.檔案庫房應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等防盜設(shè)施，加強(qiáng)庫房的安全防范。庫房管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守庫房門禁制度，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入庫房。4.定期對(duì)庫房防盜設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保監(jiān)控設(shè)備正常運(yùn)行，防盜門窗堅(jiān)固可靠。發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。（三）防蟲防霉1.檔案庫房應(yīng)采取防蟲防霉措施，如放置防蟲藥品、定期通風(fēng)換氣等，防止檔案受到蟲害和霉菌的侵害。2.庫房管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)檔案有蟲蛀、霉變等情況應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如對(duì)檔案進(jìn)行消毒、修復(fù)等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，清除庫房內(nèi)的灰塵、雜物等，防止害蟲和霉菌滋生。（四）防光防塵1.檔案庫房窗戶應(yīng)安裝遮陽窗簾，避免陽光直射檔案。庫房內(nèi)照明應(yīng)采用無紫外線的燈具，減少光線對(duì)檔案的損害。2.庫房管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)檔案有褪色、老化等情況應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如對(duì)檔案進(jìn)行修復(fù)、復(fù)制等。3.檔案庫房應(yīng)保持良好的密封性，防止灰塵進(jìn)入庫房。庫房管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清掃，清除檔案表面的灰塵。（五）檔案保護(hù)技術(shù)應(yīng)用1.積極推廣應(yīng)用先進(jìn)的檔案保護(hù)技術(shù)和設(shè)備，如檔案數(shù)字化存儲(chǔ)、縮微技術(shù)、光盤存儲(chǔ)等，提高檔案的保護(hù)水平。2.加強(qiáng)對(duì)檔案保護(hù)技術(shù)的研究和應(yīng)用，不斷探索適合我省檔案保護(hù)工作的新技術(shù)、新方法，提高檔案保護(hù)工作的科學(xué)性和有效性。3.定期對(duì)檔案保護(hù)技術(shù)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行，發(fā)揮其應(yīng)有的作用。五、檔案查閱與利用（一）查閱制度1.建立健全檔案查閱制度，明確檔案查閱的范圍、程序、手續(xù)等要求，確保檔案查閱工作規(guī)范有序。2.查閱檔案應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)或檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。3.查閱檔案應(yīng)在查閱區(qū)內(nèi)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱區(qū)。如需復(fù)印、拍照等，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用服務(wù)1.檔案管理部門應(yīng)積極為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供檔案資料，滿足利用者的需求。2.對(duì)重要檔案的查閱利用，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)，全程跟蹤服務(wù)，確保檔案的安全和利用效果。3.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案利用需求和趨勢(shì)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。（三）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)或檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱檔案應(yīng)辦理借閱手續(xù)，借閱人員應(yīng)在借閱登記表上簽字，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時(shí)間等信息。借閱登記表應(yīng)一式兩份，一份由借閱人員留存，一份交檔案管理部門存檔。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損毀檔案。如需延期借閱，應(yīng)辦理延期手續(xù)。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。（四）檔案歸還與注銷1.借閱人員歸還檔案時(shí)，庫房管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的名稱、數(shù)量、完整性等信息，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。2.對(duì)歸還的檔案應(yīng)進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，追究借閱人員的責(zé)任。3.借閱手續(xù)辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)在借閱登記表上注銷借閱記錄，確保借閱信息準(zhǔn)確無誤。六、檔案統(tǒng)計(jì)與移交（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收集、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理工作提供數(shù)據(jù)支持。2.檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、全面，統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按照規(guī)定的格式和時(shí)間要求報(bào)送。3.定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析研究，總結(jié)檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施加以解決。（二）檔案移交1.單位撤銷、合并、分立等情況下，應(yīng)按照國家有關(guān)檔案移交規(guī)定，及時(shí)將檔案移交有關(guān)部門或單位。2.檔案移交應(yīng)辦理移交手續(xù)，填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、來源、保管期限等信息。檔案移交清單應(yīng)一式兩份，一份由移交單位留存，一份交接收單位存檔。3.接收單位應(yīng)認(rèn)真核對(duì)移交的檔案，對(duì)不符合要求的檔案應(yīng)及時(shí)與移交單位溝通協(xié)商，確保檔案移交工作順利進(jìn)行。七、檔案管理人員職責(zé)（一）庫房管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理工作，包括檔案的入庫、存放、保管、檢查等。2.嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，確保檔案的安全與完整。3.定期對(duì)庫房溫濕度、消防設(shè)施、防盜設(shè)施等進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。4.協(xié)助檔案查閱人員查閱檔案，提供必要的服務(wù)。5.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。（二）檔案整理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、編目等工作。2.按照國家有關(guān)檔案整理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等整理工作。3.認(rèn)真審核檔案的質(zhì)量，確保檔案整理工作符合要求。4.協(xié)助檔案鑒定人員進(jìn)行檔案鑒定工作。5.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案整理工作任務(wù)。（三）檔案鑒定人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作，確定檔案的保管期限和價(jià)值。2.成立檔案鑒定小組，按照國家有關(guān)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和程序進(jìn)行鑒定。3.認(rèn)真審查檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，綜合考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值和保存價(jià)值，提出鑒定意見。4.對(duì)確定銷毀的檔案，編制銷毀清冊(cè)，報(bào)經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。5.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案鑒定工作任務(wù)。（四