PAGE軍工專項(xiàng)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)軍工專項(xiàng)檔案管理，確保軍工專項(xiàng)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司承擔(dān)的軍工專項(xiàng)項(xiàng)目檔案的管理，包括項(xiàng)目論證、研制、生產(chǎn)、試驗(yàn)、驗(yàn)收等全過(guò)程形成的各類文件材料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則軍工專項(xiàng)檔案由公司檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映軍工專項(xiàng)項(xiàng)目的實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案。3.完整性原則全面收集項(xiàng)目各階段形成的文件材料，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家秘密的軍工專項(xiàng)檔案進(jìn)行保密管理。5.有效利用原則充分發(fā)揮檔案的作用，為公司科研生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理等提供有效服務(wù)。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司軍工專項(xiàng)檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)軍工專項(xiàng)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。3.對(duì)軍工專項(xiàng)檔案的形成、積累和整理情況進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。4.組織開(kāi)展軍工專項(xiàng)檔案的鑒定、銷毀工作。5.提供軍工專項(xiàng)檔案的查閱、借閱服務(wù)，確保檔案的安全和合理利用。（二）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理要求，及時(shí)向檔案管理部門(mén)移交項(xiàng)目檔案。3.對(duì)本項(xiàng)目檔案的整理、歸檔情況進(jìn)行檢查和審核。（三）文件材料形成部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)在軍工專項(xiàng)項(xiàng)目中形成的文件材料的收集、整理和歸檔工作，并按規(guī)定時(shí)間移交檔案管理部門(mén)。2.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的整理、鑒定、銷毀等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目論證階段：項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告、論證會(huì)議紀(jì)要等。2.研制階段：設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)文件、試驗(yàn)報(bào)告、工藝文件、質(zhì)量記錄等。3.生產(chǎn)階段：原材料檢驗(yàn)報(bào)告、零部件加工記錄、裝配記錄、產(chǎn)品檢驗(yàn)報(bào)告等。4.試驗(yàn)階段：試驗(yàn)方案、試驗(yàn)數(shù)據(jù)、試驗(yàn)總結(jié)報(bào)告等。5.驗(yàn)收階段：驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告、驗(yàn)收文件、驗(yàn)收結(jié)論等。6.其他與項(xiàng)目相關(guān)的文件材料，如合同協(xié)議、來(lái)往信函、會(huì)議記錄等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)和相關(guān)軟件，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和密級(jí)，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、排列有序。（四）整理方法1.分類按照項(xiàng)目階段、文件類型等進(jìn)行分類，一般分為項(xiàng)目管理類、技術(shù)文件類、質(zhì)量文件類、科研試驗(yàn)類等。2.編號(hào)對(duì)每份文件材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。編號(hào)可采用流水號(hào)或分類編號(hào)等方式。3.編目編制檔案目錄，包括檔號(hào)、文號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，以便于查閱和檢索。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.項(xiàng)目完成后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)組織對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理，并向檔案管理部門(mén)移交。2.移交的檔案應(yīng)符合整理要求，檔案目錄應(yīng)與檔案實(shí)體一致。3.檔案管理部門(mén)對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，審核合格后辦理歸檔手續(xù)。（二）保管期限軍工專項(xiàng)檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管凡是反映公司軍工專項(xiàng)項(xiàng)目重要?dú)v史面貌和重大科研成果，對(duì)公司和國(guó)家具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管對(duì)公司軍工專項(xiàng)項(xiàng)目有一定歷史意義和利用價(jià)值的檔案，保管期限為[X]年。3.短期保管對(duì)公司軍工專項(xiàng)項(xiàng)目近期有參考價(jià)值的檔案，保管期限為[X]年。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案采用紙質(zhì)檔案庫(kù)房集中保管，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等條件。2.電子檔案采用磁帶、光盤(pán)、硬盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的電子檔案管理系統(tǒng)中，確保檔案的安全和有效利用。（四）檔案保管要求1.建立健全檔案保管制度，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對(duì)超過(guò)保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及相關(guān)技術(shù)專家組成，負(fù)責(zé)對(duì)軍工專項(xiàng)檔案的鑒定工作。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.檔案的保存價(jià)值，包括對(duì)公司科研生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理的作用，以及對(duì)國(guó)家和社會(huì)的意義。3.檔案的密級(jí)和保密期限。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，確定其保存價(jià)值和保管期限。2.綜合分析法：結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際情況，對(duì)檔案整體進(jìn)行分析，確定其鑒定結(jié)論。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，編制檔案銷毀清冊(cè)，清冊(cè)應(yīng)包括檔案題名、檔號(hào)、文號(hào)、日期、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門(mén)組織實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.對(duì)已銷毀的檔案，應(yīng)在檔案目錄中注明“已銷毀”字樣，并永久保存銷毀清冊(cè)。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱軍工專項(xiàng)檔案，需填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.涉及國(guó)家秘密的軍工專項(xiàng)檔案，查閱人員應(yīng)具有相應(yīng)的保密資質(zhì)，并經(jīng)公司保密管理部門(mén)批準(zhǔn)。3.外部單位查閱軍工專項(xiàng)檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)安排專人陪同查閱。（二）查閱要求1.查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱制度，愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱時(shí)間一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意。3.查閱人員對(duì)查閱的檔案內(nèi)容負(fù)有保密責(zé)任，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員借閱軍工專項(xiàng)檔案，需填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.涉及國(guó)家秘密的軍工專項(xiàng)檔案，一般不得借閱。確因工作需要借閱的，應(yīng)經(jīng)公司保密管理部門(mén)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。（四）借閱要求1.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人。2.借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門(mén)報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的軍工專項(xiàng)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等全過(guò)程的信息化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案目錄和檔案實(shí)體信息的錄入，支持批量錄入和數(shù)據(jù)導(dǎo)入。2.檔案檢索：提供多種檢索方式，如按檔號(hào)、題名、文號(hào)、日期、責(zé)任者等進(jìn)行檢索，方便快捷地查找檔案。3.檔案借閱管理：記錄檔案借閱情況，包括借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等，實(shí)現(xiàn)借閱流程的信息化管理。4.檔案統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案的數(shù)量、種類、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理：設(shè)置用戶權(quán)限，對(duì)不同用戶的操作進(jìn)行權(quán)限控制，確保檔案信息的安全。（三）電子檔案管理1.按照國(guó)家有關(guān)電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、存儲(chǔ)和管理。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全。3.對(duì)電子檔案的元數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和管理，保證電子檔案的可讀性和可利用性。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.軍工專項(xiàng)檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等工作的開(kāi)展情況。3.檔案信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況。（二）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門(mén)定期對(duì)軍工專項(xiàng)檔案管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.不定期抽查：公司主管部門(mén)不定期對(duì)軍工專項(xiàng)檔案管理工作進(jìn)行抽查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，并責(zé)令限期整改。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)軍工專項(xiàng)項(xiàng)目檔案管理中的突出問(wèn)題