PAGE質(zhì)監(jiān)站檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)質(zhì)監(jiān)站檔案室的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在質(zhì)監(jiān)工作中的作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于質(zhì)監(jiān)站各部門及全體工作人員在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機(jī)關(guān)檔案工作條例》《企業(yè)檔案工作規(guī)范》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實(shí)施質(zhì)監(jiān)站檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)全站檔案的集中統(tǒng)一管理，對各部門檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。4.負(fù)責(zé)檔案的保管、保護(hù)工作，維護(hù)檔案的安全與完整，定期檢查檔案保管狀況，對破損、褪色等檔案及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。5.負(fù)責(zé)檔案信息的開發(fā)利用，編制各類檔案檢索工具，積極為質(zhì)監(jiān)工作提供檔案資料服務(wù)。6.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索和利用。7.負(fù)責(zé)組織檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的形成、積累和整理工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，并接受檔案室的監(jiān)督和指導(dǎo)。2.按照檔案管理制度的要求，定期將本部門的檔案移交檔案室集中管理。3.積極配合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案工作人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案職業(yè)道德，保守檔案機(jī)密。2.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格按照檔案管理工作流程和標(biāo)準(zhǔn)開展工作。3.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括收集、整理、保管、利用等，確保檔案工作的有序進(jìn)行。4.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。5.負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)的操作和維護(hù)，保證檔案信息的安全和正常使用。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級主管部門下發(fā)的各類文件、通知、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等。2.質(zhì)監(jiān)站在工程質(zhì)量監(jiān)督、檢測、驗(yàn)收等工作中形成的文件材料，包括監(jiān)督計劃、監(jiān)督記錄、檢測報告、驗(yàn)收文件等。3.站內(nèi)各項(xiàng)工作的會議記錄、紀(jì)要、決議等。4.站里制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。5.人事檔案，包括人員招聘、任免、考核、培訓(xùn)、獎懲等材料。6.財務(wù)檔案，包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。7.設(shè)備檔案，包括設(shè)備購置合同、說明書、操作規(guī)程、維修記錄等。8.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時將本部門產(chǎn)生的檔案材料收集齊全，整理規(guī)范，并定期移交檔案室。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的可讀性和完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于檢索和統(tǒng)計。（四）整理方法1.文書檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類整理，編制案卷目錄。2.工程檔案按照工程項(xiàng)目進(jìn)行分類，包括工程前期文件、施工過程文件、竣工驗(yàn)收文件等，分別整理成冊，并編制工程檔案索引。3.人事檔案按照干部人事檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理，建立個人檔案目錄。4.財務(wù)檔案按照會計檔案管理辦法進(jìn)行整理，分年度裝訂成冊，編制會計檔案目錄。5.設(shè)備檔案按照設(shè)備型號進(jìn)行分類整理，建立設(shè)備檔案清單。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案室應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并保持庫房整潔、通風(fēng)良好。（二）檔案裝具1.檔案柜、檔案架應(yīng)堅(jiān)固耐用，符合檔案保管要求，能夠有效保護(hù)檔案。2.檔案裝具應(yīng)按照檔案分類和編號順序排列，便于查找和管理。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案是指反映質(zhì)監(jiān)站主要職能活動和基本歷史面貌的，對質(zhì)監(jiān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案。3.長期保管的檔案是指反映質(zhì)監(jiān)站一般工作活動，在較長時間內(nèi)對質(zhì)監(jiān)工作有查考利用價值的檔案，保管期限為15年至50年。4.短期保管的檔案是指反映質(zhì)監(jiān)站一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對質(zhì)監(jiān)工作有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。（四）檔案保管要求1.檔案入庫前應(yīng)進(jìn)行檢查，對不符合要求的檔案進(jìn)行整理和修復(fù)。2.檔案應(yīng)按照分類和編號順序上架存放，不得隨意堆放。3.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量準(zhǔn)確無誤。4.對破損、褪色、霉變等檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，保證檔案的完整性。5.做好檔案庫房的溫濕度記錄，采取有效措施調(diào)節(jié)溫濕度，確保檔案保管環(huán)境適宜。6.加強(qiáng)對檔案庫房的安全管理，配備必要的消防器材和防盜設(shè)備，定期進(jìn)行安全檢查，防止檔案丟失、損壞和泄密。五、檔案的利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案利用的法律法規(guī)和規(guī)章制度，確保檔案利用的合法性和安全性。2.堅(jiān)持方便利用、服務(wù)質(zhì)監(jiān)工作的原則，積極為站內(nèi)各部門和相關(guān)單位提供檔案資料服務(wù)。3.對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理和利用。（二）利用范圍1.站內(nèi)各部門因工作需要查閱檔案。2.上級主管部門、相關(guān)單位因工作需要查閱檔案。3.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門等因辦案需要查閱檔案。4.其他符合規(guī)定的檔案利用需求。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱目的、查閱檔案名稱及編號等內(nèi)容。2.查閱檔案一般應(yīng)在檔案室進(jìn)行，如需借出檔案，須經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還日期。3.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、拍照、公布檔案內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告檔案室。4.查閱檔案完畢后，借閱人應(yīng)及時歸還檔案，檔案室工作人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如無問題，在《檔案查閱登記表》上注明歸還日期并簽字確認(rèn)。（四）利用登記1.檔案室應(yīng)建立檔案利用登記臺賬，對每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱目的、查閱檔案名稱及編號借閱期限、歸還日期等信息。2.定期對檔案利用登記臺賬進(jìn)行統(tǒng)計分析，掌握檔案利用情況，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.按照國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。2.堅(jiān)持全面審查、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案工作人員組成，負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組根據(jù)檔案保管期限表和檔案的實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行逐卷審查，分析檔案的價值。2.對于仍有保存價值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保管；對于確無保存價值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組提出銷毀意見后，應(yīng)填寫《檔案銷毀審批表》，詳細(xì)說明擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容，并報質(zhì)監(jiān)站領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案室負(fù)責(zé)組織實(shí)施檔案銷毀工作。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀審批表》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報告檔案室負(fù)責(zé)人。4.檔案室應(yīng)將《檔案銷毀審批表》及相關(guān)銷毀記錄整理歸檔，永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為質(zhì)監(jiān)工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）信息化管理要求1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲、查詢、統(tǒng)計、借閱管理、鑒定銷毀等功能，滿足檔案管理工作的實(shí)際需求。2.加強(qiáng)對檔案管理信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止檔案信息泄露和非法訪問。3.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)的安全性、完整性。（三）電子檔案管理1.對電子文件應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收集