PAGE交通工程檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)交通工程檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為交通工程建設(shè)、運(yùn)營(yíng)、維護(hù)及管理提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有交通工程項(xiàng)目的檔案管理工作，包括項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收等全過(guò)程形成的各類文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映交通工程建設(shè)的實(shí)際情況，確保內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋交通工程從立項(xiàng)到竣工全過(guò)程的各類文件資料，保證檔案的全面性。3.系統(tǒng)性原則：對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)和整理，使其具有內(nèi)在邏輯性和系統(tǒng)性。4.規(guī)范性原則：檔案的形成、整理、歸檔和保管應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司/組織的規(guī)定。5.保密性原則：對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。6.便捷性原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善交通工程檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.統(tǒng)籌規(guī)劃和組織實(shí)施公司/組織內(nèi)交通工程檔案管理工作。3.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門及項(xiàng)目參建單位的檔案管理工作。4.負(fù)責(zé)交通工程檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀等工作。5.建立和維護(hù)交通工程檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。6.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和全員的檔案意識(shí)。（二）項(xiàng)目建設(shè)單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本單位交通工程項(xiàng)目檔案管理工作的組織和實(shí)施。2.制定本項(xiàng)目檔案管理工作方案，明確檔案管理的職責(zé)分工和工作流程。3.監(jiān)督、檢查項(xiàng)目各參建單位的檔案管理工作，確保檔案資料的真實(shí)、完整和及時(shí)歸檔。4.負(fù)責(zé)收集、整理本項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的各類文件資料，并按要求向檔案管理部門移交。5.配合檔案管理部門做好項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收、鑒定和利用等工作。（三）項(xiàng)目參建單位職責(zé)1.建立健全本單位項(xiàng)目檔案管理工作制度，配備專（兼）職檔案管理人員。2.負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔本單位承擔(dān)項(xiàng)目任務(wù)過(guò)程中形成的各類文件資料，并按規(guī)定向項(xiàng)目建設(shè)單位移交。3.確保檔案資料的質(zhì)量，做到分類科學(xué)、組卷合理、編目規(guī)范、裝訂整齊。4.接受項(xiàng)目建設(shè)單位和檔案管理部門的監(jiān)督、檢查，及時(shí)整改存在的問(wèn)題。5.配合做好項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收、鑒定和利用等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期文件：包括項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目批復(fù)文件等。2.設(shè)計(jì)文件：初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)文件、設(shè)計(jì)變更文件等。3.施工文件：施工組織設(shè)計(jì)、施工技術(shù)交底、工程原材料及構(gòu)配件質(zhì)量證明文件及檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定記錄、工程質(zhì)量事故處理記錄等。4.監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。5.竣工驗(yàn)收文件：竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程質(zhì)量保修書(shū)、竣工圖等。6.其他文件：與項(xiàng)目建設(shè)有關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、協(xié)議、合同、來(lái)往信函、聲像資料等。（二）收集要求1.各部門及項(xiàng)目參建單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，并確保電子文件的格式規(guī)范、存儲(chǔ)載體可靠。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合國(guó)家和行業(yè)有關(guān)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。（四）整理方法1.分類：按照交通工程建設(shè)項(xiàng)目的階段、專業(yè)、載體等進(jìn)行分類。一般可分為工程前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等大類，每大類下再根據(jù)具體情況細(xì)分小類。2.組卷：將具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組合成案卷。組卷時(shí)應(yīng)注意卷內(nèi)文件的數(shù)量適度，厚度一般不超過(guò)20mm。3.編目：對(duì)案卷進(jìn)行編號(hào)、編制卷內(nèi)目錄、備考表等。卷內(nèi)目錄應(yīng)包括序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等項(xiàng)目；備考表應(yīng)注明卷內(nèi)文件的缺損、修改、補(bǔ)充等情況。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，使其整齊、牢固，便于保管和利用。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用線繩三孔左側(cè)裝訂。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.項(xiàng)目建設(shè)單位和各參建單位應(yīng)在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中及時(shí)將整理好的檔案資料向檔案管理部門歸檔。2.歸檔的檔案應(yīng)編制歸檔目錄，一式兩份，一份隨檔案移交，一份由檔案管理部門留存。3.檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行核對(duì)，對(duì)不符合要求的檔案應(yīng)退回原單位重新整理。（二）保管期限交通工程檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保存：凡是反映交通工程建設(shè)基本面貌、對(duì)交通事業(yè)發(fā)展有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如項(xiàng)目批復(fù)文件、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工圖等，應(yīng)永久保存。2.長(zhǎng)期保存：對(duì)交通工程建設(shè)有重要查考利用價(jià)值的檔案，如設(shè)計(jì)文件、施工技術(shù)資料、監(jiān)理文件等，保管期限為30年。3.短期保存：對(duì)交通工程建設(shè)有一般查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為10年。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。檔案應(yīng)上架存放，排列整齊，便于查找。2.電子檔案：應(yīng)存儲(chǔ)在脫機(jī)載體或在線存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立相應(yīng)的目錄結(jié)構(gòu)，便于檢索和利用。3.聲像檔案：應(yīng)按照載體類型分別整理、編目和保管。照片應(yīng)沖印成標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等；錄音、錄像帶應(yīng)標(biāo)注內(nèi)容、日期、時(shí)長(zhǎng)等信息。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對(duì)待、準(zhǔn)確判定的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.檔案的保存價(jià)值，包括對(duì)交通工程建設(shè)、運(yùn)營(yíng)、維護(hù)及管理的利用價(jià)值。3.檔案的密級(jí)和保密期限。（四）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件逐頁(yè)進(jìn)行審查，分析其保存價(jià)值。2.綜合分析法：結(jié)合交通工程建設(shè)的實(shí)際情況，綜合考慮檔案的形成背景、作用等因素，確定其保存價(jià)值。（五）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制檔案銷毀清冊(cè)，清冊(cè)應(yīng)注明檔案的題名、年度、保管期限、數(shù)量等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)將銷毀情況報(bào)告檔案管理部門。六、檔案的利用與借閱（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、及時(shí)、有效的原則，確保檔案信息的安全和合理利用。（二）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱檔案，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的相關(guān)程序辦理手續(xù)。（三）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件或復(fù)印件供其查閱。查閱時(shí)應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱理由、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)，但最長(zhǎng)不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用者姓名（單位）、利用時(shí)間、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱及編號(hào)、歸還時(shí)間等。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立交通工程檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等數(shù)字化處理，形成電子檔案。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)或選用適合交通工程檔案管理的信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類管理、目錄錄入、檢索查詢、借閱管理、統(tǒng)計(jì)分析等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：建立健全檔案信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、用戶權(quán)限管理等措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.應(yīng)及時(shí)將檔案的整理、歸檔、鑒定、銷毀等信息錄入系統(tǒng)，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。3.利用檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案檢索和利用時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守系統(tǒng)操作規(guī)范，確保信息安全。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門及項(xiàng)目參建單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案資料的收集整理情況、檔案的歸檔保管情況等。2.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求責(zé)任單位限期整改，并跟蹤整改情況，確保問(wèn)題得到有效解決。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立檔案管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部門及項(xiàng)目參建單位的檔案管理工