PAGE電力建設(shè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為電力建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、運(yùn)行、維護(hù)及改擴(kuò)建等提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織所承擔(dān)的各類電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作，包括火電、水電、風(fēng)電、光伏等項(xiàng)目從項(xiàng)目前期籌備到竣工驗(yàn)收全過程中形成的各類文件材料。（三）依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《電力工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定。（四）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則公司/組織設(shè)立統(tǒng)一的檔案管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)對(duì)電力建設(shè)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。各項(xiàng)目建設(shè)單位、參建單位按照職責(zé)分工，負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、歸檔等工作，并接受上級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查。2.全過程管理原則檔案管理工作貫穿電力建設(shè)項(xiàng)目的全過程，從項(xiàng)目策劃、可行性研究、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試到竣工驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)，均應(yīng)同步開展檔案管理工作，確保檔案與項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程相適應(yīng)。3.完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性原則檔案應(yīng)全面反映電力建設(shè)項(xiàng)目的真實(shí)面貌和建設(shè)過程，內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，分類科學(xué)合理，編排有序，保持檔案的系統(tǒng)性和連貫性。4.便于保管和利用原則檔案管理應(yīng)采用科學(xué)合理的數(shù)據(jù)組織方式和存儲(chǔ)介質(zhì)，便于檔案的保管、檢索和利用，提高檔案的服務(wù)效能。二、管理職責(zé)（一）公司/組織檔案管理機(jī)構(gòu)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司/組織電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)對(duì)電力建設(shè)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行宏觀管理和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，組織開展檔案管理培訓(xùn)和宣傳工作。3.參與電力建設(shè)項(xiàng)目前期文件材料的審查，對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行全過程跟蹤檢查，確保檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。4.負(fù)責(zé)接收、保管和整理公司/組織電力建設(shè)項(xiàng)目的竣工檔案，建立健全檔案檢索體系，提供檔案利用服務(wù)。5.組織開展檔案鑒定、銷毀等工作，確保檔案信息的安全和保密。6.負(fù)責(zé)與上級(jí)檔案管理部門及相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系與交流。（二）項(xiàng)目建設(shè)單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本項(xiàng)目檔案管理工作的組織實(shí)施，建立健全項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確各部門和人員的檔案管理職責(zé)。2.制定本項(xiàng)目檔案管理實(shí)施細(xì)則，確保檔案管理工作符合公司/組織及國家相關(guān)規(guī)定和要求。3.負(fù)責(zé)組織項(xiàng)目各參建單位的檔案管理培訓(xùn)，指導(dǎo)和監(jiān)督各參建單位做好檔案收集、整理、歸檔等工作。4.對(duì)項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性負(fù)責(zé)，及時(shí)組織檔案的整理、審核和移交工作。5.負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)解決項(xiàng)目檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，配合公司/組織檔案管理機(jī)構(gòu)做好檔案驗(yàn)收等工作。（三）參建單位職責(zé)1.建立健全本單位項(xiàng)目檔案管理體系，明確檔案管理責(zé)任人，負(fù)責(zé)本單位承擔(dān)項(xiàng)目任務(wù)范圍內(nèi)的檔案收集、整理、歸檔工作。2.按照項(xiàng)目建設(shè)單位的要求和檔案管理規(guī)定，及時(shí)將本單位形成的文件材料進(jìn)行分類整理，確保檔案質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)。3.配合項(xiàng)目建設(shè)單位做好檔案管理工作，接受項(xiàng)目建設(shè)單位和公司/組織檔案管理機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，按時(shí)完成檔案移交任務(wù)。4.負(fù)責(zé)本單位檔案的日常保管和利用工作，確保檔案的安全和完整。三、檔案管理流程（一）文件材料形成與收集1.電力建設(shè)項(xiàng)目各部門和人員應(yīng)按照職責(zé)分工，及時(shí)形成項(xiàng)目建設(shè)過程中產(chǎn)生的各類文件材料，包括項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、調(diào)試文件、竣工驗(yàn)收文件等。2.文件材料的形成應(yīng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司/組織的相關(guān)規(guī)定，內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.各部門和人員應(yīng)定期對(duì)形成的文件材料進(jìn)行收集、整理，確保文件材料不丟失、不損壞。對(duì)于重要文件材料，應(yīng)及時(shí)移交本單位檔案管理部門進(jìn)行集中保管。（二）文件材料整理1.檔案管理部門應(yīng)按照電力建設(shè)項(xiàng)目檔案分類大綱的要求，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類整理。分類應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和利用。2.文件材料應(yīng)按照文件形成時(shí)間順序進(jìn)行排列，同一事由的文件應(yīng)集中排列在一起。每份文件應(yīng)編制頁號(hào)，頁號(hào)編寫應(yīng)符合規(guī)范要求。3.對(duì)于破損、褪色的文件材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保文件的清晰可讀。4.整理過程中應(yīng)編制文件目錄，文件目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、責(zé)任者（發(fā)文單位）、文號(hào)、題名、日期、頁號(hào)等內(nèi)容，目錄應(yīng)打印清晰、準(zhǔn)確。（三）文件材料歸檔1.整理好的文件材料應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，清單內(nèi)容應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、移交日期等，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。2.檔案移交清單應(yīng)一式兩份，一份由移交單位留存，一份由接收單位存檔。3.項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)定期將各參建單位移交的檔案進(jìn)行匯總，形成項(xiàng)目檔案總清單，并報(bào)公司/組織檔案管理機(jī)構(gòu)備案。（四）檔案保管1.公司/組織檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。3.對(duì)電子檔案應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。（五）檔案利用1.需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱范圍等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表的內(nèi)容，對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，并確定是否提供查閱服務(wù)。對(duì)于涉及機(jī)密、絕密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行審批。3.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，查閱完畢后應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（六）檔案鑒定與銷毀1.公司/組織檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對(duì)已保管的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長期（30年）、短期（10年）三種。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門和專家組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的價(jià)值和歷史意義，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。3.對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.檔案銷毀清單應(yīng)永久保存，以備查考。四、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類電力建設(shè)項(xiàng)目檔案分為工程前期文件、工程設(shè)計(jì)文件、工程施工文件、工程調(diào)試文件、工程竣工驗(yàn)收文件、生產(chǎn)運(yùn)行及維護(hù)文件等六大類，每大類下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分。1.工程前期文件包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目核準(zhǔn)文件、初步設(shè)計(jì)審查意見等。2.工程設(shè)計(jì)文件包括初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件、設(shè)計(jì)變更通知單、設(shè)計(jì)交底記錄等。3.工程施工文件包括施工組織設(shè)計(jì)、施工技術(shù)方案、施工圖紙會(huì)審記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定記錄、施工日志等。4.工程調(diào)試文件包括調(diào)試大綱、調(diào)試方案、調(diào)試記錄、調(diào)試報(bào)告等。5.工程竣工驗(yàn)收文件包括竣工驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告、竣工驗(yàn)收鑒定書、工程質(zhì)量監(jiān)督報(bào)告、竣工決算報(bào)告等。6.生產(chǎn)運(yùn)行及維護(hù)文件包括設(shè)備運(yùn)行記錄、設(shè)備維護(hù)手冊(cè)、設(shè)備檢修記錄、事故處理報(bào)告等。（二）檔案編號(hào)檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則，便于檔案的管理和查找。檔案編號(hào)采用層次編碼法，由項(xiàng)目編號(hào)、檔案分類號(hào)、案卷順序號(hào)組成。1.項(xiàng)目編號(hào)采用項(xiàng)目批準(zhǔn)文號(hào)或項(xiàng)目代碼，作為檔案編號(hào)的首位標(biāo)識(shí)，確保不同項(xiàng)目的檔案編號(hào)具有唯一性。2.檔案分類號(hào)根據(jù)檔案分類大綱，對(duì)每大類檔案賦予相應(yīng)的分類代碼，分類代碼應(yīng)簡潔明了，便于記憶和使用。3.案卷順序號(hào)在每大類檔案下，按照案卷形成的先后順序，從001開始依次編號(hào)，作為案卷的順序標(biāo)識(shí)。例如：某電力建設(shè)項(xiàng)目的一份施工圖紙會(huì)審記錄，其檔案編號(hào)為：[項(xiàng)目編號(hào)][施工文件分類號(hào)]005，其中[施工文件分類號(hào)]根據(jù)檔案分類大綱確定為SG。五、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立電力建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)質(zhì)量，為公司/組織的決策和生產(chǎn)經(jīng)營提供有力支持。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能支持檔案管理人員將紙質(zhì)檔案和電子檔案的相關(guān)信息錄入系統(tǒng)，包括文件編號(hào)、題名、責(zé)任者、日期、頁號(hào)、密級(jí)等，確保錄入信息準(zhǔn)確無誤。2.檔案檢索功能提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、責(zé)任者、日期等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。同時(shí)，系統(tǒng)應(yīng)具備模糊檢索功能，提高檢索效率。3.檔案借閱功能實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請(qǐng)、審批、登記、歸還等流程的信息化管理，檔案管理人員可實(shí)時(shí)掌握檔案借閱情況，確保檔案的安全和規(guī)范使用。4.檔案統(tǒng)計(jì)功能對(duì)檔案的數(shù)量、類型、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.系統(tǒng)管理功能包括用戶管理、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、系統(tǒng)日志管理等功能，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。（三）電子檔案管理1.電子檔案的收集在電力建設(shè)項(xiàng)目各部門和人員形成電子文件的同時(shí)，應(yīng)及時(shí)將電子文件收集到本單位檔案管理部門進(jìn)行集中管理。電子文件應(yīng)采用通用格式存儲(chǔ)，確保文件的可讀性和兼容性。2.電子檔案的整理電子檔案應(yīng)按照與紙質(zhì)檔案相同的分類方法進(jìn)行整理，建立電子檔案文件夾結(jié)構(gòu)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的對(duì)應(yīng)關(guān)系清晰明確。同時(shí)，應(yīng)編制電子檔案目錄，目錄內(nèi)容應(yīng)與紙質(zhì)檔案目錄一致。3.電子檔案的存儲(chǔ)電子檔案應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份，如磁帶、光盤、磁盤陣列等，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和存儲(chǔ)介質(zhì)的檢查、更換。存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)存放在專門的檔案庫房，與紙質(zhì)檔案分開保管。4.電子檔案的利用利用電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行電子檔案的檢索和利用，用戶可通過網(wǎng)絡(luò)終端訪問系統(tǒng)，在線查閱電子檔案。如需打印電子檔案，應(yīng)確保打印內(nèi)容與原始電子文件一致。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對(duì)電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案收集整理質(zhì)量、檔案保管條件等。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查與不定期抽查相結(jié)合的方式進(jìn)行。定期檢查每年至少進(jìn)行一次，不定期抽查根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)實(shí)際情況隨時(shí)開展。3.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任單位限期整改。整改完成后，責(zé)任單位應(yīng)提交整改報(bào)告，由公司/組織檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行復(fù)查。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)項(xiàng)目建設(shè)單位和參建單位的檔案管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己嗽u(píng)