PAGE計(jì)算機(jī)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司計(jì)算機(jī)檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及計(jì)算機(jī)檔案的部門和個(gè)人，包括但不限于電子文檔、數(shù)據(jù)庫(kù)記錄、程序代碼、系統(tǒng)配置文件等各類以電子形式存在的檔案資料。（三）基本原則1.集中管理原則：公司計(jì)算機(jī)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.分類分級(jí)原則：根據(jù)檔案的性質(zhì)、來(lái)源、用途等進(jìn)行分類，并按照重要性和敏感性進(jìn)行分級(jí)管理，以便于管理和利用。3.安全保密原則：采取必要的安全措施，保障計(jì)算機(jī)檔案的安全，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失，嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密規(guī)定。4.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案的查閱和利用效率，滿足公司業(yè)務(wù)發(fā)展對(duì)檔案信息的需求。二、檔案分類與編號(hào)（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.行政文件類：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等行政公文。2.業(yè)務(wù)文檔類：與公司業(yè)務(wù)活動(dòng)直接相關(guān)的文件，如合同協(xié)議、項(xiàng)目文檔、業(yè)務(wù)報(bào)表等。3.技術(shù)資料類：涵蓋計(jì)算機(jī)系統(tǒng)技術(shù)文檔、軟件設(shè)計(jì)文檔、程序代碼、測(cè)試報(bào)告等技術(shù)相關(guān)資料。4.財(cái)務(wù)檔案類：公司財(cái)務(wù)方面的電子記錄，如會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。5.人事檔案類：?jiǎn)T工個(gè)人信息、簡(jiǎn)歷、考核記錄、培訓(xùn)檔案等人事相關(guān)資料。6.客戶檔案類：關(guān)于公司客戶的基本信息、業(yè)務(wù)往來(lái)記錄、溝通資料等。（二）編號(hào)規(guī)則1.每類檔案賦予一個(gè)唯一的類別代碼，例如行政文件類為“XZ”，業(yè)務(wù)文檔類為“YW”等。2.檔案編號(hào)采用“類別代碼+年份+流水號(hào)”的形式。例如，2023年生成的第5份行政文件編號(hào)為“XZ2023005”。流水號(hào)從001開始依次遞增，確保同一類別檔案編號(hào)的唯一性。3.對(duì)于跨年度的檔案，以檔案形成的主要年份為準(zhǔn)進(jìn)行編號(hào)。如一份涉及20222023年業(yè)務(wù)的合同，編號(hào)為“YW2023001”，其中年份以合同簽署或最終定稿年份為主。三、檔案收集與歸檔（一）收集職責(zé)1.各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門計(jì)算機(jī)檔案的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.涉及多個(gè)部門的項(xiàng)目文檔，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)相關(guān)部門進(jìn)行收集，并匯總整理。（二）收集范圍1.日常工作中產(chǎn)生的各類電子文件，包括通過(guò)辦公軟件創(chuàng)建的文檔、電子郵件、即時(shí)通訊記錄等。2.系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中自動(dòng)生成的日志文件、監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)、交易記錄等。3.各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)的配置文件、參數(shù)設(shè)置記錄、備份數(shù)據(jù)等。4.員工提交的各類電子報(bào)告、工作總結(jié)、培訓(xùn)作業(yè)等。（三）歸檔要求1.收集到的檔案應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步整理，確保文件內(nèi)容清晰、格式規(guī)范。2.對(duì)于重要的電子文件，應(yīng)同時(shí)保留原始版本和備份版本，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的可恢復(fù)性。3.歸檔的文件應(yīng)注明文件名稱、日期、作者、來(lái)源等關(guān)鍵信息，便于后續(xù)查閱和管理。4.各部門應(yīng)定期（至少每月一次）將整理好的檔案提交至公司檔案管理部門進(jìn)行集中歸檔。四、檔案存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.服務(wù)器存儲(chǔ)：重要的共享檔案和頻繁訪問(wèn)的檔案存儲(chǔ)在公司的服務(wù)器上，通過(guò)設(shè)置權(quán)限進(jìn)行訪問(wèn)控制，確保數(shù)據(jù)的安全性和可用性。2.磁盤陣列存儲(chǔ)：對(duì)于大容量、高并發(fā)讀寫需求的數(shù)據(jù)，采用磁盤陣列進(jìn)行存儲(chǔ)，提供冗余備份和高性能的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)服務(wù)。3.磁帶備份：定期將服務(wù)器上的數(shù)據(jù)備份到磁帶上，作為長(zhǎng)期的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和災(zāi)難恢復(fù)的重要手段。磁帶應(yīng)存放在專門的磁帶庫(kù)中，按照編號(hào)和時(shí)間順序進(jìn)行排列。4.云存儲(chǔ)：部分非敏感的檔案數(shù)據(jù)可存儲(chǔ)在安全可靠的云存儲(chǔ)平臺(tái)上，利用云服務(wù)提供商的專業(yè)存儲(chǔ)和管理能力，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的異地備份和便捷訪問(wèn)。（二）存儲(chǔ)環(huán)境1.服務(wù)器機(jī)房應(yīng)保持適宜的溫度（18℃27℃）和濕度（40%60%），配備完善的空調(diào)、除濕、防火、防盜等設(shè)施。2.存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)放置在穩(wěn)定、通風(fēng)良好的位置，避免受到陽(yáng)光直射、水浸、灰塵等影響。3.定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，包括硬件狀態(tài)檢查、磁盤空間清理、數(shù)據(jù)完整性驗(yàn)證等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決潛在問(wèn)題。（三）保管期限1.永久保管：涉及公司核心業(yè)務(wù)、重大決策、重要資產(chǎn)等具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案，如公司章程、重大合同協(xié)議、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等，實(shí)行永久保管。2.定期保管：其他檔案根據(jù)其重要性和使用頻率確定保管期限，一般分為10年、5年、3年等不同檔次。保管期限屆滿后，經(jīng)檔案管理部門評(píng)估，確無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（四）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.建立完善的數(shù)據(jù)備份策略，根據(jù)數(shù)據(jù)的重要性和變化頻率確定備份周期。重要數(shù)據(jù)應(yīng)每日進(jìn)行全量備份，其他數(shù)據(jù)可定期進(jìn)行增量備份。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在與生產(chǎn)數(shù)據(jù)不同的物理位置，如異地的數(shù)據(jù)中心或磁帶庫(kù)，以防止因本地災(zāi)難導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。3.定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練（至少每年一次），確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞的情況下，能夠快速、準(zhǔn)確地恢復(fù)數(shù)據(jù)，保證公司業(yè)務(wù)的正常運(yùn)行。演練過(guò)程應(yīng)詳細(xì)記錄，包括演練時(shí)間、恢復(fù)情況、存在問(wèn)題及改進(jìn)措施等。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.根據(jù)檔案的保密級(jí)別和使用范圍，設(shè)定不同的查閱權(quán)限。一般分為公開查閱、內(nèi)部查閱和restrictedaccess（受限訪問(wèn)）三個(gè)級(jí)別。2.公開查閱的檔案，公司內(nèi)部員工均可直接查閱；內(nèi)部查閱的檔案，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；restrictedaccess的檔案，僅限特定崗位或人員在履行相關(guān)審批手續(xù)后查閱。3.涉及公司機(jī)密信息的檔案，查閱人員必須簽署保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。（二）查閱流程1.查閱人填寫《計(jì)算機(jī)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的、預(yù)計(jì)查閱時(shí)間等信息。2.將申請(qǐng)表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審批，部門負(fù)責(zé)人根據(jù)檔案的權(quán)限級(jí)別進(jìn)行審核，對(duì)于涉及重要或敏感信息的查閱申請(qǐng)，需報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.審批通過(guò)后，查閱人持申請(qǐng)表到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案，并記錄查閱時(shí)間、查閱人等信息。4.查閱人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成查閱，并將檔案歸還檔案管理部門。如需復(fù)印或下載檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定另行申請(qǐng)并獲得批準(zhǔn)。（三）借閱管理1.因工作需要借閱計(jì)算機(jī)檔案的，應(yīng)填寫《計(jì)算機(jī)檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱原因、借閱期限、歸還時(shí)間等。2.借閱申請(qǐng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱期滿后，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案。檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。六、檔案保密與安全（一）保密措施1.對(duì)涉及公司機(jī)密信息的計(jì)算機(jī)檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制、數(shù)據(jù)脫敏等技術(shù)手段進(jìn)行保護(hù)，防止信息泄露。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對(duì)檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格保密，不得私自傳播、泄露檔案內(nèi)容。3.在檔案的查閱、借閱過(guò)程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如限制查閱范圍、要求查閱人簽署保密承諾書等，確保檔案信息不被非法獲取或使用。（二）安全管理1.建立健全計(jì)算機(jī)檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、訪問(wèn)系統(tǒng)等的安全防護(hù)，定期進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全隱患。2.安裝防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、防病毒軟件等安全防護(hù)軟件，對(duì)網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)進(jìn)行監(jiān)控和過(guò)濾，防止外部非法入侵和惡意攻擊。3.對(duì)檔案管理系統(tǒng)的用戶賬號(hào)進(jìn)行嚴(yán)格管理，定期更換密碼，限制用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問(wèn)檔案信息。4.制定數(shù)據(jù)安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生數(shù)據(jù)丟失、泄露、系統(tǒng)故障等安全事件時(shí)的應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工，定期進(jìn)行應(yīng)急演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保管期限、重要性、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，定期對(duì)計(jì)算機(jī)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則，確保檔案鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織成立由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)檔案的鑒定工作。鑒定小組應(yīng)定期召開會(huì)議，對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行集中討論和評(píng)估。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組確認(rèn)無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制《計(jì)算機(jī)檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出檔案的名稱、編號(hào)、類別、數(shù)量等信息。2.《計(jì)算機(jī)檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀操作。3.銷毀方式可采用數(shù)據(jù)擦除、物理銷毀存儲(chǔ)介質(zhì)等方式，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、操作人員等信息。4.銷毀完成后，由檔案管理部門、監(jiān)銷部門共同在《計(jì)算機(jī)檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單歸檔保存。八、附則