PAGE檔案管理制度培訓(xùn)視頻一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本檔案管理制度。本制度適用于公司/組織各部門及全體員工。（二）適用范圍本制度涵蓋公司/組織在經(jīng)營管理活動中形成的各類文件、資料、記錄等檔案，包括但不限于行政文件、業(yè)務(wù)合同、財務(wù)報表、人事檔案、技術(shù)資料、項目文檔等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司/組織的各項活動和歷史面貌，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司/組織的工作過程和成果，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及公司/組織商業(yè)秘密、機密信息等的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.便利性原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、利用，提高工作效率。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案管理工作的具體實施。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度。2.制定檔案管理工作計劃和規(guī)章制度，并組織實施。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。4.對檔案進行保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等工作，確保檔案的安全和完整。5.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、利用等服務(wù)工作，為公司/組織各部門及員工提供檔案信息支持。7.開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作，提高公司/組織員工的檔案意識和檔案管理水平。8.參與公司/組織重大活動和項目的檔案管理工作，確保檔案資料的及時收集和整理。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司/組織內(nèi)部形成的各類文件、資料、記錄，包括但不限于會議紀(jì)要、工作報告、工作計劃、規(guī)章制度、合同協(xié)議、財務(wù)憑證、人事檔案等。2.公司/組織對外簽訂的合同、協(xié)議、函件、證書等文件資料。3.公司/組織在經(jīng)營管理活動中產(chǎn)生的各類報表、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、分析報告等資料。4.公司/組織員工個人提交的各類工作成果、總結(jié)報告、論文等資料。5.公司/組織獲得的榮譽證書及相關(guān)證明材料。6.其他與公司/組織經(jīng)營管理活動有關(guān)的文件、資料、記錄。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.檔案收集應(yīng)遵循真實性、完整性、準(zhǔn)確性的原則，確保檔案內(nèi)容真實可靠，信息完整無缺。3.對于重要的檔案資料，應(yīng)及時收集并移交檔案管理部門，不得擅自留存或銷毀。4.檔案收集過程中應(yīng)做好記錄，包括檔案名稱、來源、日期、數(shù)量等信息。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于檢索和統(tǒng)計。（四）檔案整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容、形式等特征進行分類，一般可分為行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、財務(wù)管理類、人事管理類、技術(shù)管理類等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查找。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便于查閱和利用。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂應(yīng)采用線裝或膠裝等方式，不得使用金屬釘?shù)纫咨P的材料。四、檔案的保管（一）檔案保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度計等設(shè)備，確保檔案的安全保管。（二）檔案保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲于專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備中，并定期進行備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對于重要的檔案資料，應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲、專人保管等。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案包括公司/組織的重要規(guī)章制度、年度工作報告、財務(wù)審計報告、人事任免文件等。3.長期保管的檔案包括公司/組織的業(yè)務(wù)合同、項目文檔、技術(shù)資料等，保管期限一般為10年至50年。4.短期保管的檔案包括一般性的文件、資料、記錄等，保管期限一般為1年至10年。5.檔案保管期限的確定應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的實際情況進行，確保檔案能夠滿足公司/組織的歷史研究、業(yè)務(wù)查詢、法律糾紛等方面的需要。（四）檔案保管檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案保管情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的存放位置、保管狀況、溫濕度等。2.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進行處理，如修復(fù)損壞的檔案、調(diào)整溫濕度等。3.檔案管理部門應(yīng)建立檔案保管檢查記錄，記錄檢查時間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等信息。五、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史觀點、慎重判定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。2.檔案鑒定應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、價值大小、利用頻率等因素進行綜合評估。（二）檔案鑒定組織1.公司/組織成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。2.檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和程序，組織檔案鑒定工作的實施。（三）檔案鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查分析，并結(jié)合檔案的形成背景、歷史價值、現(xiàn)實利用情況等因素，確定檔案的保管期限和價值。2.統(tǒng)計分析法：通過對檔案的數(shù)量、種類、利用頻率等進行統(tǒng)計分析，了解檔案的整體情況，為檔案鑒定提供參考依據(jù)。（四）檔案銷毀程序1.檔案管理部門根據(jù)檔案鑒定結(jié)果，編制檔案銷毀清冊，列出擬銷毀檔案的名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組審核批準(zhǔn)后，方可進行檔案銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點進行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，檔案管理部門應(yīng)將檔案銷毀清冊歸檔保存，作為檔案管理工作的重要記錄。六、檔案的查閱與利用（一）查閱與利用范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要，可查閱和利用與其工作相關(guān)的檔案資料。2.外部單位因工作需要查閱公司/組織檔案資料的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的相關(guān)程序辦理查閱手續(xù)。（二）查閱與利用申請1.公司/組織內(nèi)部員工查閱檔案資料，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.外部單位查閱公司/組織檔案資料，應(yīng)提交查閱申請函，注明查閱單位名稱、查閱目的、查閱檔案的名稱、編號等信息，并加蓋查閱單位公章。查閱申請函應(yīng)經(jīng)公司/組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)。（三）查閱與利用審批1.檔案管理部門收到查閱與利用申請后，應(yīng)進行審核。審核內(nèi)容包括申請手續(xù)是否齊全、查閱目的是否合理、查閱范圍是否符合規(guī)定等。2.對于符合查閱與利用規(guī)定的申請，檔案管理部門應(yīng)及時予以批準(zhǔn)，并安排專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)。3.對于不符合查閱與利用規(guī)定的申請，檔案管理部門應(yīng)及時告知申請人，并說明理由。（四）查閱與利用方式1.檔案查閱一般應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱場所進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱場所。2.對于重要的檔案資料，檔案管理部門可根據(jù)查閱人員的需要，提供復(fù)印件或電子文檔等形式的檔案資料。3.查閱人員應(yīng)愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案管理部門。（五）查閱與利用記錄1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案查閱與利用記錄，記錄查閱與利用申請人的姓名、單位、查閱時間、查閱檔案的名稱、編號、查閱目的、查閱結(jié)果等信息。2.檔案查閱與利用記錄應(yīng)妥善保管，保存期限與檔案保管期限相同。七、檔案的信息化管理（一）信息化管理目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為公司/組織的經(jīng)營管理活動提供及時、準(zhǔn)確的檔案信息支持。（二）信息化管理系統(tǒng)建設(shè)1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)公司/組織的實際情況，選擇合適的檔案信息化管理系統(tǒng)，并進行系統(tǒng)的建設(shè)和實施。2.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能，能夠滿足檔案管理工作的各項需求。3.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)與公司/組織的其他信息系統(tǒng)進行集成，實現(xiàn)信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同。（三）檔案數(shù)字化處理1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案信息化管理系統(tǒng)的要求，對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作。2.檔案數(shù)字化處理應(yīng)確保檔案內(nèi)容的完整、準(zhǔn)確、清晰，圖像質(zhì)量應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.檔案數(shù)字化處理后，應(yīng)進行數(shù)據(jù)備份和存儲，確保檔案數(shù)據(jù)的安全和可靠。（四）信息化管理安全措施1.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)采取安全防護措施，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失、篡改等安全事故的發(fā)生。2.檔案管理部門應(yīng)建立健全信息化管理安全制