PAGE后督中心檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)后督中心檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和有效保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于后督中心各部門在工作中形成的各類檔案，包括但不限于業(yè)務(wù)文件、會(huì)議記錄、工作報(bào)表、合同協(xié)議、技術(shù)資料、人事檔案等。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：后督中心設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映后督中心的工作實(shí)際情況，不得篡改、偽造檔案資料。3.完整性原則：檔案應(yīng)涵蓋后督中心工作的各個(gè)方面，保證檔案資料的全面性和系統(tǒng)性，避免重要信息的遺漏。4.保密性原則：對(duì)于涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止檔案信息的泄露。5.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率，為后督中心的各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門后督中心設(shè)立檔案管理科，負(fù)責(zé)中心檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度：根據(jù)國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合后督中心實(shí)際情況，制定和修訂檔案管理制度，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案收集與整理：負(fù)責(zé)接收、收集各部門移交的檔案資料，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作，確保檔案的整齊規(guī)范。3.檔案保管與保護(hù)：建立檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防盜設(shè)施、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，對(duì)檔案進(jìn)行妥善保管，確保檔案的安全和完整。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題。4.檔案檢索與利用：建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案檢索工具，如目錄、索引等，方便檔案的查詢和利用。根據(jù)工作需要，及時(shí)為各部門提供檔案查閱服務(wù)，并做好檔案利用登記工作。5.檔案鑒定與銷毀：按照規(guī)定的檔案保管期限，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的存毀。對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照相關(guān)程序進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。6.檔案信息化建設(shè)：推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程，利用信息技術(shù)手段對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索、存儲(chǔ)和共享，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。7.培訓(xùn)與指導(dǎo)：對(duì)后督中心各部門的檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，指導(dǎo)各部門做好檔案的收集、整理、保管和利用工作，提高全中心檔案管理整體水平。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.業(yè)務(wù)檔案：包括后督中心在履行工作職責(zé)過程中形成的各類業(yè)務(wù)文件、資料、報(bào)表等，如監(jiān)督檢查報(bào)告、數(shù)據(jù)分析報(bào)告、業(yè)務(wù)流程記錄等。2.行政檔案：涵蓋中心行政管理工作中產(chǎn)生的文件、通知、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)等。3.人事檔案：包含員工個(gè)人基本信息、履歷、考核評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)懲記錄、培訓(xùn)經(jīng)歷等資料。4.財(cái)務(wù)檔案：涉及中心財(cái)務(wù)收支、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)方面的文件。5.合同檔案：保存中心簽訂的各類合同協(xié)議，包括業(yè)務(wù)合作合同、采購合同、租賃合同等。6.技術(shù)檔案：如中心開展業(yè)務(wù)所需的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、研究報(bào)告、技術(shù)方案等。7.聲像檔案：以照片、錄音、錄像等形式記錄后督中心工作活動(dòng)的檔案資料。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)采用“全宗號(hào)年度類別保管期限流水號(hào)”的結(jié)構(gòu)。2.全宗號(hào)：為后督中心在檔案管理部門的統(tǒng)一編號(hào)，用于標(biāo)識(shí)后督中心這一全宗檔案。3.年度：采用公元紀(jì)年，以四位數(shù)字表示，如“2023”。4.類別：按照上述檔案分類，分別用一位大寫字母表示，如“Y”代表業(yè)務(wù)檔案、“X”代表行政檔案等。5.保管期限：根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定保管期限，分別用“10”（短期）、“30”（中期）、“永久”表示。6.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從“0001”開始依次編號(hào)。例如，2023年形成的一份屬于業(yè)務(wù)檔案類、保管期限為永久的第5份檔案，其編號(hào)為：[全宗號(hào)]2023Y永久0005四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保本部門工作中產(chǎn)生的各類文件、資料及時(shí)、完整地移交至檔案管理科。2.檔案收集范圍包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等。對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并與相應(yīng)的紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。3.各部門在辦理完畢各項(xiàng)工作后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將檔案資料整理歸檔，移交檔案管理科。一般情況下，應(yīng)在次年上半年完成上一年度檔案的移交工作。（二）檔案整理1.檔案管理科接收各部門移交的檔案后，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，并編制目錄，目錄內(nèi)容應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。3.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保文件整齊、牢固，便于查閱和保管。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，對(duì)破損文件進(jìn)行修補(bǔ)。4.對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照電子文件管理要求進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、命名和存儲(chǔ)，確保電子檔案的可讀性和可利用性。同時(shí)，建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的對(duì)應(yīng)關(guān)系，便于查詢和核對(duì)。五、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)與管理1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防蟲、防潮的地點(diǎn)，配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備、防蟲藥品等。2.檔案庫房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作有序進(jìn)行。3.定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行清潔和消毒，保持庫房?jī)?nèi)環(huán)境整潔，溫濕度適宜。溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。（二）檔案存放方式1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等順序排列存放，便于查找和管理。2.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)存放在專用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)標(biāo)識(shí)清晰，便于識(shí)別。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以確保數(shù)據(jù)的安全性。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為短期、中期和永久。短期保管期限為10年，中期保管期限為30年，永久保管期限適用于具有重要?dú)v史價(jià)值、法律憑證作用或需長(zhǎng)期保存的檔案。2.檔案保管期限的確定應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和后督中心的實(shí)際情況，由檔案管理科會(huì)同相關(guān)部門共同研究決定。（四）檔案檢查與維護(hù)1.檔案管理科應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等。一般每年進(jìn)行一次全面檢查，每季度進(jìn)行一次局部抽查。2.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，如檔案破損、霉變、字跡褪色等，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。3.定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行，如檢查檔案柜的門鎖、軌道，維護(hù)溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。六、檔案的檢索與利用（一）檔案檢索1.建立完善的檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查詢和利用。2.檔案檢索工具應(yīng)包括紙質(zhì)目錄和電子目錄，電子目錄應(yīng)建立在檔案管理軟件系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)快速檢索和查詢功能。3.檢索途徑應(yīng)多樣化，可根據(jù)檔案編號(hào)、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，提高檢索效率。（二）檔案利用1.各部門因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理科辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理科根據(jù)《檔案查閱申請(qǐng)表》，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。查閱登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱檔案編號(hào)、題名、查閱目的等。3.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)在檔案查閱室內(nèi)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理科同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，查閱時(shí)應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)批準(zhǔn)不得向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。七、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理科應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。鑒定工作應(yīng)由檔案管理科牽頭，會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值、保管狀況等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面評(píng)估，提出鑒定意見。3.對(duì)于仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限，并繼續(xù)進(jìn)行保管；對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)經(jīng)中心領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（二）檔案銷毀1.檔案銷毀應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行，由檔案管理科負(fù)責(zé)組織實(shí)施。銷毀前，應(yīng)將擬銷毀檔案清單報(bào)中心領(lǐng)導(dǎo)審批。2.檔案銷毀可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、安全。3.銷毀完畢后，應(yīng)填寫《檔案銷毀記錄》，記錄銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)?！稒n案銷毀記錄》應(yīng)與《檔案銷毀申請(qǐng)表》一并歸檔保存。八、檔案的信息化管理（一）電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、分類、編目、存儲(chǔ)、備份、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。2.電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與后督中心的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等進(jìn)行有效對(duì)接，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和業(yè)務(wù)協(xié)同。3.電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備安全防護(hù)功能，如用戶認(rèn)證、數(shù)據(jù)加密、訪問控制等，確保電子檔案的安全性和保密性。（二）電子檔案的收集與整理1.各部門在工作中形成的電子文件，應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行整理和歸檔，并及時(shí)移交檔案管理科。2.檔案管理科對(duì)接收的電子文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、命名、分類等整理工作，確保電子文件符合檔案管理系統(tǒng)的要求。3.建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的對(duì)應(yīng)關(guān)系，將電子檔案的相關(guān)信息錄入檔案管理系統(tǒng)，并與紙質(zhì)檔案的目錄信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)，方便查詢和利用。（三）電子檔案的存儲(chǔ)與備份1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，如磁盤陣列、磁帶庫等。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。2.對(duì)電子檔案進(jìn)行定期備份，備份頻率應(yīng)根據(jù)檔案的重要程度和變動(dòng)情況確定。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.建立電子檔案?jìng)浞莨芾碇贫?，明確備份數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)地點(diǎn)、保管期限、恢復(fù)測(cè)試等要求，確保備份數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。（四）電子檔案的利用與安全管理1.利用電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案的檢索和利用，方便快捷地為各部門提供檔案查閱服務(wù)。查閱電子檔案時(shí)，應(yīng)遵