PAGE森林資源檔案管理制度一、總則（一）目的為加強森林資源檔案管理，有效保護、利用森林資源，實現(xiàn)森林資源的科學管理和可持續(xù)發(fā)展，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于[公司/組織名稱]內(nèi)涉及森林資源管理的各個部門和崗位，包括但不限于資源調(diào)查、規(guī)劃設計、采伐管理、造林綠化等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.真實性原則：森林資源檔案應如實反映森林資源的現(xiàn)狀、變化情況及相關(guān)管理活動，確保檔案信息真實可靠。2.完整性原則：涵蓋森林資源管理的全過程，包括資源清查、動態(tài)監(jiān)測、經(jīng)營決策等方面的資料，保證檔案內(nèi)容完整無缺。3.準確性原則：檔案數(shù)據(jù)、文字描述等應準確無誤，符合相關(guān)技術(shù)標準和規(guī)范，避免出現(xiàn)錯誤或歧義。4.安全性原則：采取有效措施確保森林資源檔案的安全，防止檔案信息泄露、損壞或丟失。5.可追溯性原則：通過檔案記錄，能夠清晰追溯森林資源管理活動的歷史軌跡和決策依據(jù)，便于查詢和審計。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善森林資源檔案管理制度、流程和標準，確保檔案管理工作規(guī)范化、標準化。2.組織開展森林資源檔案的收集、整理、歸檔、保管、檢索、利用等工作，建立健全檔案管理體系。3.定期對森林資源檔案進行清查、核對和統(tǒng)計分析工作，及時發(fā)現(xiàn)并解決檔案管理中存在的問題。4.負責檔案管理設施設備的配備、維護和更新，保障檔案存儲環(huán)境安全可靠。5.對各部門檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和考核，提高整體檔案管理水平。（二）業(yè)務部門職責1.負責本部門森林資源管理相關(guān)文件、資料、數(shù)據(jù)的收集、整理和初步歸檔工作，并及時移交檔案管理部門。2.按照檔案管理制度要求，規(guī)范開展業(yè)務活動，確保形成的檔案資料真實、完整、準確。3.配合檔案管理部門做好檔案的清查、核對、統(tǒng)計分析以及檔案利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案管理人員職責1.熟悉森林資源檔案管理業(yè)務，掌握相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，具備較強的責任心和保密意識。2.認真履行檔案管理各項職責，做好檔案的日常收集、整理、歸檔、保管等工作，確保檔案質(zhì)量。3.熟練運用檔案管理系統(tǒng)和工具，提高檔案檢索、利用效率，為公司/組織提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務。4.嚴格遵守檔案管理安全制度，防止檔案信息泄露、損壞或丟失，對檔案管理工作中出現(xiàn)的問題及時報告并妥善處理。三、檔案分類與編號（一）分類標準1.森林資源基礎資料類：包括森林資源分布圖、林相圖、地形圖、土壤圖、氣象資料等反映森林資源自然狀況的基礎數(shù)據(jù)和圖表。2.森林資源調(diào)查與監(jiān)測類：涵蓋森林資源清查報告、森林資源動態(tài)監(jiān)測數(shù)據(jù)、森林資源規(guī)劃設計資料等與森林資源調(diào)查、監(jiān)測相關(guān)的文件和資料。3.森林經(jīng)營管理類：涉及森林采伐許可證、木材運輸證、造林規(guī)劃與作業(yè)設計、森林撫育作業(yè)設計、森林經(jīng)營方案等森林經(jīng)營管理活動產(chǎn)生的檔案。4.森林資源保護類：包含森林防火預案、森林病蟲害防治記錄、野生動物保護資料、森林資源違法案件查處檔案等有關(guān)森林資源保護的文件和記錄。5.其他相關(guān)類：如與森林資源管理相關(guān)的政策法規(guī)文件、會議紀要、合同協(xié)議、科研成果等其他各類資料。（二）編號規(guī)則1.采用層次分類編號法，按照分類標準依次對各類檔案進行編號。例如，森林資源基礎資料類編號為“1”，森林資源調(diào)查與監(jiān)測類編號為“2”，以此類推。2.每大類下的二級類目采用兩位數(shù)字編號，如森林資源基礎資料類中的森林資源分布圖編號為“101”，林相圖編號為“102”等。3.二級類目下的具體檔案按照形成時間順序進行流水編號，以確保檔案編號具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。四、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門在森林資源管理工作中形成的各類文件、報告、圖表、數(shù)據(jù)、合同、協(xié)議等紙質(zhì)和電子資料。2.外部單位提供的與森林資源管理相關(guān)的文件、資料、技術(shù)報告等，如上級主管部門的文件、科研機構(gòu)的研究成果、合作單位的項目資料等。3.涉及森林資源管理的會議記錄、紀要、決議等文件，以及在森林資源管理活動中產(chǎn)生的照片、錄像、音頻等視聽資料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，按照檔案管理制度規(guī)定的時間和要求，及時將本部門產(chǎn)生的檔案資料移交檔案管理部門。2.收集的檔案資料應保持原始性和完整性，不得擅自修改、涂抹、偽造或損毀檔案內(nèi)容。3.對于電子檔案，應確保數(shù)據(jù)格式規(guī)范、存儲介質(zhì)安全可靠，并按照規(guī)定進行備份。同時，要注明電子檔案的形成時間、來源、存儲位置等信息。（三）整理方法1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案資料后，按照分類標準進行分類整理。2.對紙質(zhì)檔案進行裝訂、編頁、編目等處理，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表等相關(guān)信息。裝訂應整齊牢固，并采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒進行存放。3.對電子檔案進行分類存儲，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，并按照編號規(guī)則對電子文件進行命名。同時，要建立電子檔案索引目錄，便于快速檢索和查詢。4.在整理過程中，對檔案資料進行核對，確保檔案內(nèi)容準確無誤。對于存在問題的檔案，及時與相關(guān)部門溝通核實，進行補充、修正或完善。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔程序1.整理后的檔案資料經(jīng)檔案管理人員核對無誤后，按照編號順序依次裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、編號、年度、保管期限等信息。2.將檔案盒存放在專門的檔案庫房內(nèi)，并按照檔案存放位置索引圖進行排列上架，確保檔案存放有序，便于查找和管理。3.同時，在檔案管理系統(tǒng)中錄入檔案的相關(guān)信息，建立電子檔案目錄，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的關(guān)聯(lián)管理，提高檔案檢索和利用效率。（二）保管期限1.永久保管：涉及森林資源總體狀況、重大決策、重要歷史事件等具有長期保存價值的檔案，如森林資源清查報告、森林經(jīng)營方案、重大森林資源違法案件查處檔案等，應永久保管。2.定期保管：其他森林資源檔案根據(jù)其重要程度和使用頻率確定保管期限，一般分為30年和10年。例如，森林資源動態(tài)監(jiān)測數(shù)據(jù)、森林采伐許可證等檔案保管期限為30年；造林規(guī)劃與作業(yè)設計、木材運輸證等檔案保管期限為10年。（三）保管要求1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護設施，確保檔案存儲環(huán)境適宜。2.檔案架應堅固耐用，排列整齊有序，便于檔案的存放和取用。同時，要定期對檔案架進行檢查和維護，確保其安全性。3.對電子檔案要定期進行備份，并采用異地存儲等方式，防止因自然災害、設備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。備份存儲介質(zhì)應妥善保管，定期進行檢查和更新。4.檔案管理人員要定期對檔案進行清查盤點，核對檔案數(shù)量、內(nèi)容等是否與檔案目錄一致，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。5.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，確需查閱檔案的，應按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進行查閱。六、檔案檢索與利用（一）檢索方式1.手工檢索：建立紙質(zhì)檔案目錄索引，按照分類和編號順序排列，方便查閱人員通過目錄快速查找所需檔案。2.電子檢索：利用檔案管理系統(tǒng)，通過輸入關(guān)鍵詞、檔案編號、分類等信息，實現(xiàn)對電子檔案和紙質(zhì)檔案目錄的快速檢索。系統(tǒng)應具備模糊查詢、組合查詢等功能，提高檢索效率。3.分類檢索：根據(jù)檔案分類標準，按照類別對檔案進行檢索，適用于對某一類檔案進行集中查找的情況。4.主題檢索：針對特定主題，對相關(guān)檔案進行綜合檢索，便于全面了解與該主題相關(guān)的森林資源管理信息。（二）利用流程1.內(nèi)部利用公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱森林資源檔案時，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時間等信息，并經(jīng)部門負責人簽字批準。將申請表提交檔案管理部門，檔案管理人員根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，審核通過后提供相應檔案，并在《檔案查閱登記表》上記錄查閱情況，包括查閱人、查閱時間、查閱內(nèi)容等。查閱人員應在檔案管理人員指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉(zhuǎn)借他人。如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.外部利用因工作需要向外部單位提供森林資源檔案信息時，應填寫《檔案對外提供申請表》，詳細說明提供檔案的內(nèi)容、用途、接收單位等信息，并經(jīng)公司/組織主管領導審批。檔案管理部門根據(jù)審批意見，對擬提供的檔案進行審核和整理，確保提供的檔案信息符合規(guī)定要求。如需對檔案進行保密處理，應采取相應措施，防止信息泄露。對外提供檔案信息時，應與接收單位簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務，確保檔案信息的安全使用。同時，要做好提供檔案信息的記錄工作，包括提供時間、接收單位、提供內(nèi)容等。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)檔案保管期限表，結(jié)合森林資源管理工作實際情況，對到期檔案進行鑒定，確保鑒定結(jié)果準確合理。2.鑒定工作應遵循全面審查、客觀公正、嚴格保密的原則，充分考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務部門專家以及相關(guān)技術(shù)人員組成。鑒定小組負責對到期檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.查閱檔案內(nèi)容，了解檔案形成的背景、過程、涉及的業(yè)務范圍以及在森林資源管理中的作用等，評估其歷史價值和現(xiàn)實利用價值。2.參考同類檔案的保存情況和利用頻率，結(jié)合公司/組織的發(fā)展規(guī)劃和業(yè)務需求，判斷檔案是否仍有保存必要。3.對于涉及重要決策、重大事件、關(guān)鍵技術(shù)等具有長期保存意義的檔案，即使超過保管期限，也應繼續(xù)保存。（四）銷毀程序1.經(jīng)過鑒定小組鑒定，確無保存價值的檔案，填寫《檔案銷毀申請表》，詳細列出擬銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息，并說明銷毀理由。2.將申請表提交公司/組織主管領導審批，經(jīng)批準后，由檔案管理部門負責組織實施檔案銷毀工作。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。監(jiān)銷人員要在銷毀清冊上簽字確認，銷毀清冊應永久保存。4.對于電子檔案的銷毀，應采用專業(yè)的數(shù)