PAGE金融集團檔案管理制度一、總則（一）目的為加強金融集團檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在集團經(jīng)營管理、業(yè)務發(fā)展、風險防控等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于金融集團總部及各子公司、分支機構的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：集團檔案管理實行集中統(tǒng)一領導，明確檔案管理部門職責，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：檔案應如實反映集團各項業(yè)務活動和歷史發(fā)展過程，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則：全面收集、整理集團在經(jīng)營管理過程中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及集團商業(yè)秘密、敏感信息等檔案進行妥善保管，防止信息泄露。5.便捷利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，提高檔案檢索、利用效率，為集團各項工作提供及時有效的檔案支持。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和集團檔案管理制度，制定和完善集團檔案管理的具體辦法和操作規(guī)程。2.負責集團各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編研和利用等工作。3.指導、監(jiān)督各子公司、分支機構的檔案管理工作，定期對其檔案管理情況進行檢查和考核。4.組織開展檔案管理業(yè)務培訓，提高集團檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)和工作水平。5.負責檔案信息化建設，推進檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)、應用和維護，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和共享。6.參與集團重大活動、重要項目的檔案管理工作，確保檔案資料的完整收集和妥善保管。（二）各部門檔案管理職責1.負責本部門在業(yè)務活動中形成的各類文件材料的收集、整理和歸檔工作，并定期向集團檔案管理部門移交。2.明確本部門檔案管理責任人，負責對本部門檔案管理工作進行日常監(jiān)督和檢查，確保檔案的安全和完整。3.根據(jù)工作需要，及時向集團檔案管理部門查閱、借閱檔案資料，并嚴格遵守檔案借閱制度。4.配合集團檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關檔案信息和資料。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)，嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負責檔案的具體收集、整理、編目、上架、保管等日常工作，確保檔案管理工作的有序進行。3.熟練掌握檔案管理業(yè)務知識和技能，熟悉檔案管理系統(tǒng)操作，能夠準確、快速地為利用者提供檔案信息服務。4.對檔案的完整性、準確性和安全性負責，定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施加以解決。5.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，嚴禁涂改、偽造、損毀、丟失檔案。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.文書檔案：包括集團在行政管理、黨群工作、業(yè)務經(jīng)營等活動中形成的各類文件、通知、報告、會議紀要等。2.業(yè)務檔案：涵蓋金融集團各項業(yè)務活動中產(chǎn)生的檔案資料，如信貸業(yè)務檔案、投資業(yè)務檔案、保險業(yè)務檔案等。3.財務檔案：主要是集團財務會計核算、財務管理等方面形成的憑證、賬簿、報表、審計報告等檔案。4.人事檔案：涉及集團員工的個人基本信息、履歷、考核、任免、獎懲等檔案材料。5.科技檔案：包括集團在信息化建設、技術研發(fā)、工程建設等方面形成的圖紙、技術文件、項目資料等。6.聲像檔案：以照片、錄音、錄像等形式記錄集團重要活動、業(yè)務場景、領導視察等內(nèi)容的檔案。7.實物檔案：集團獲得的榮譽證書、獎杯、獎牌、印章等實物檔案。（二）檔案編號1.檔案編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則，便于檔案的分類管理和檢索查詢。2.文書檔案編號采用年度保管期限流水號的形式，如“2023永久001”。3.業(yè)務檔案編號根據(jù)不同業(yè)務類型制定具體的編號規(guī)則，確保編號能夠準確反映業(yè)務內(nèi)容和檔案順序。4.財務檔案編號按照會計年度、檔案類別、保管期限進行編制，如“2023會計憑證長期001”。5.人事檔案編號以員工個人身份證號為基礎，結合檔案類別進行編制。6.科技檔案編號按照項目名稱、文件類別、版本號等要素進行編排。7.聲像檔案編號采用拍攝時間內(nèi)容主題流水號的方式，如“20230501集團年度工作會議001”。8.實物檔案編號根據(jù)實物類別和獲得時間進行編制，如“榮譽證書2023001”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各部門應按照檔案管理規(guī)定，及時收集本部門在工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、數(shù)據(jù)等。2.重點收集涉及集團重大決策、重要業(yè)務項目、關鍵風險事件、合規(guī)經(jīng)營等方面的文件材料。（二）收集要求1.各部門檔案管理責任人應定期對本部門文件材料進行清理和收集，確保文件材料無遺漏、無積壓。2.收集的文件材料應齊全完整、真實有效，字跡清晰、格式規(guī)范，簽署手續(xù)完備。3.對于電子文件，應確保其格式通用、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進行備份存儲。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.按照檔案分類標準進行分類整理，確保同一類檔案的系統(tǒng)性和一致性。3.區(qū)分不同保管期限，將檔案分別整理存放。（四）整理方法1.文書檔案整理按照文件的形成時間、來源、內(nèi)容等要素進行分類組卷，編制卷內(nèi)文件目錄，填寫備考表，裝訂成冊，并在卷皮上填寫相關信息。2.業(yè)務檔案整理根據(jù)業(yè)務流程和檔案特點，按照業(yè)務環(huán)節(jié)、項目階段等進行分類整理，建立業(yè)務檔案臺賬，對每份檔案進行編號、編目，確保檔案資料的有序排列。3.財務檔案整理按照會計憑證、賬簿、報表等類別分別進行整理，裝訂成冊，編制財務檔案索引目錄。4.人事檔案整理按照檔案材料的類別和內(nèi)容進行分類排序，建立人事檔案目錄，確保檔案材料的規(guī)范整理和便于查閱。5.科技檔案整理按照項目立項、設計、施工、驗收等階段進行分類，對項目文件材料進行編號、編目，繪制項目圖紙，建立項目檔案清單。6.聲像檔案整理按照拍攝時間、內(nèi)容主題等進行分類，對照片、錄音、錄像等資料進行標注說明，刻錄光盤或存儲在電子存儲設備中，并建立聲像檔案目錄。7.實物檔案整理應保持實物的完整性和原始性，對實物進行登記造冊，注明實物名稱、來源、獲得時間、存放地點等信息。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國家有關檔案保管期限的規(guī)定和集團實際情況，對檔案進行科學合理的鑒定。2.堅持全面審查、客觀公正的原則，確保鑒定結果準確反映檔案的價值。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門專家、財務人員等組成。2.檔案鑒定工作小組負責制定檔案鑒定標準和流程，組織開展檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進行綜合分析，判斷其歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值。2.參考國家檔案局發(fā)布的檔案保管期限表，結合集團業(yè)務特點和發(fā)展需求，確定檔案的保管期限。3.對于涉及集團商業(yè)秘密、敏感信息等檔案，可以適當延長保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案鑒定工作小組審核簽字后，報集團分管領導審批。3.檔案銷毀工作應在指定地點進行，由檔案管理部門和相關業(yè)務部門共同派員監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。4.監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字確認，并將銷毀情況報告集團檔案管理部門備案。六、檔案的保管（一）保管場所1.集團應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備、防盜設備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準要求。（二）保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的數(shù)量準確、存放有序、無損壞丟失等情況。2.對紙質(zhì)檔案應進行分類上架保管，避免檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。3.對電子檔案應進行備份存儲，采用安全可靠的存儲設備和存儲方式，定期對電子檔案進行維護和檢查，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.對聲像檔案和實物檔案應根據(jù)其特點進行妥善保管，確保其完整性和原始性。（三）檔案的借閱與利用1.借閱范圍集團內(nèi)部員工因工作需要可以借閱檔案，但必須遵守檔案借閱制度。涉及集團商業(yè)秘密、敏感信息等限制級檔案，未經(jīng)集團批準，不得借閱。2.借閱程序（1）借閱人填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、編號、用途、借閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交集團檔案管理部門。（2）檔案管理部門對借閱申請進行審核，符合借閱條件的，予以批準，并辦理檔案借閱登記手續(xù)。（3）借閱人憑檔案借閱證到檔案庫房借閱檔案，檔案管理人員應按照借閱申請表的內(nèi)容提供檔案，并對借閱人進行必要的指導和提醒。3.借閱期限一般檔案借閱期限不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。限制級檔案借閱期限根據(jù)具體情況另行確定。4.利用方式檔案利用方式包括查閱、借閱、復印、摘錄等。查閱檔案應在檔案管理部門指定的場所進行，不得擅自將檔案帶出。如需復印、摘錄檔案，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。5.歸還要求借閱人應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，歸還時檔案管理人員應對檔案進行檢查，確保檔案無損壞、涂改、丟失等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時查明原因，并追究借閱人的責任。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、管理、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和服務水平。2.通過信息化手段，加強對檔案信息的安全防護，確保檔案信息的保密性、完整性和可用性。（二）數(shù)字化流程1.檔案數(shù)字化掃描應按照檔案整理要求進行，確保掃描圖像清晰、完整、準確，符合檔案管理系統(tǒng)的存儲格式要求。2.對掃描后的電子檔案進行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、目錄錄入等工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.定期對電子檔案進行備份存儲，采用異地備份等方式，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）系統(tǒng)功能模塊1.檔案管理信息系統(tǒng)應具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、編研等基本功能模塊，方便檔案管理人員和利用者進行操作。2.系統(tǒng)應設置權限管理功能，根據(jù)用戶角色和職責分配不同的系統(tǒng)操作權限，確保檔案信息的安全。3.建立檔案利用統(tǒng)計分析功能，對檔案的查閱、借閱情況進行統(tǒng)計分析，為集團決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）信息安全管理1.加強檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護，設