PAGE浙江省檔案局三合一制度一、總則（一）目的為加強浙江省檔案局檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，提高檔案利用效率，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本局實際情況，制定本“三合一”制度。（二）適用范圍本制度適用于浙江省檔案局各內(nèi)設機構、直屬單位在檔案形成、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.統(tǒng)一領導原則檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理。局領導對全局檔案工作負總責，各部門負責人對本部門檔案工作負責，確保檔案工作協(xié)調(diào)一致、有序開展。2.全程管理原則對檔案工作實行全過程管理，涵蓋檔案的形成、收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用等各個環(huán)節(jié)，確保檔案管理的連續(xù)性和系統(tǒng)性。3.規(guī)范標準原則嚴格遵循國家和行業(yè)有關檔案管理的規(guī)范標準，確保檔案管理工作的標準化、規(guī)范化，提高檔案管理水平。4.安全保密原則切實保障檔案的安全，維護檔案的保密性，防止檔案的損壞、丟失和泄密，確保檔案信息的安全可靠。二、檔案管理職責分工（一）局檔案工作領導小組職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，研究制定全局檔案工作發(fā)展規(guī)劃和年度計劃。2.組織協(xié)調(diào)解決檔案工作中的重大問題，監(jiān)督檢查檔案工作各項制度的執(zhí)行情況。3.對檔案工作進行宏觀指導和管理，審定檔案工作重要文件和規(guī)章制度。4.負責檔案工作的考核評價，表彰獎勵檔案工作先進集體和個人。（二）檔案部門職責1.貫徹執(zhí)行檔案工作法律法規(guī)和本局檔案管理制度，制定檔案業(yè)務工作規(guī)范和標準。2.負責全局檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、整理、保管、統(tǒng)計和提供利用各類檔案。3.指導各部門檔案工作，開展檔案業(yè)務培訓和咨詢服務。4.組織檔案鑒定、銷毀等工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.推進檔案信息化建設，提高檔案管理現(xiàn)代化水平。（三）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的完整、準確。2.明確一名檔案工作兼職人員，負責本部門檔案工作的日常管理和監(jiān)督。3.配合檔案部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供檔案利用相關信息。4.按照檔案管理要求，做好本部門檔案的安全保密工作。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.反映本局職能活動和歷史沿革的文件材料，包括各類會議文件、工作計劃、總結報告等。2.本局形成的重要業(yè)務文件，如檔案業(yè)務指導文件、檔案統(tǒng)計報表、檔案信息化建設相關資料等。3.本局在各項工作中產(chǎn)生的具有保存價值的文件材料，如項目文件、合同協(xié)議、調(diào)研成果等。4.本局獲得的榮譽證書、獎牌、錦旗等實物檔案。5.其他需要歸檔保存的文件材料。（二）收集要求1.各部門應按照檔案收集范圍，及時收集本部門形成的文件材料，確保檔案的齊全完整。2.對重要文件材料，應實行“雙套制”歸檔，即同時保存紙質(zhì)文件和電子文件。電子文件應符合國家相關標準和規(guī)范，確保其可讀性和可利用性。3.收集的文件材料應字跡清晰、簽署完備、格式規(guī)范，嚴禁使用圓珠筆、鉛筆等不耐久書寫材料。4.實物檔案應進行詳細登記，注明名稱、來源、日期等信息，并妥善保管。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、保管和檢索，提高檔案管理效率。（四）整理方法1.文書檔案按照年度、保管期限、機構（問題）進行分類整理。年度分類以文件形成的自然年度為依據(jù)；保管期限分為永久、定期（30年、10年）；機構（問題）分類根據(jù)本局內(nèi)設機構設置或業(yè)務職能進行劃分。2.科技檔案按照項目分類，每個項目內(nèi)再按文件材料的形成階段、專業(yè)性質(zhì)等進行分類整理。3.會計檔案按照會計憑證、會計賬簿、財務報告等類別進行整理，保管期限按照國家規(guī)定執(zhí)行。4.電子檔案按照電子文件的類別、年度、保管期限等進行組織存儲，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的有序管理。四、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案部門負責人、相關業(yè)務人員和局保密人員組成。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，提出存毀意見。（二）鑒定標準1.依據(jù)國家有關檔案保管期限的規(guī)定，結合本局實際情況，對檔案進行鑒定。2.對保管期限已滿但仍有查考利用價值的檔案，應延長保管期限。3.對已失去保存價值的檔案，應予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案部門定期對到期檔案進行清理，編制檔案鑒定清冊，注明檔案的名稱、年度、保管期限、數(shù)量等信息。2.鑒定小組對檔案鑒定清冊進行審核，逐卷（件）分析檔案的價值，提出存毀意見。3.對擬銷毀的檔案，應報局領導審批。經(jīng)批準后，方可進行銷毀。（四）銷毀要求1.銷毀檔案應采用焚燒、粉碎等符合保密要求的方式進行，確保檔案信息無法恢復。2.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應在銷毀清冊上簽字確認。3.銷毀清冊應永久保存，作為檔案銷毀工作的記錄。五、檔案保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品等，確保檔案保管環(huán)境適宜。3.檔案庫房應劃分不同的區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，便于檔案的管理和利用。（二）保管方式1.檔案應按照分類方案進行有序排列上架，便于查找和管理。2.對紙質(zhì)檔案，應采用卷盒、卷皮等形式進行裝訂和包裝，確保檔案的整齊美觀。3.對電子檔案，應進行備份存儲，存儲介質(zhì)應定期進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的安全可靠。4.對實物檔案，應根據(jù)其性質(zhì)和特點，采取相應的保管措施，如陳列展示、專柜存放等。（三）保管期限檔案保管期限分為永久、定期（30年、10年）。具體保管期限按照國家有關規(guī)定和本局檔案保管期限表執(zhí)行。（四）檔案清點與統(tǒng)計1.檔案部門應定期對檔案進行清點，確保檔案的數(shù)量準確、存放位置正確。2.建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管數(shù)量、利用情況等進行統(tǒng)計，及時掌握檔案動態(tài)。3.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應真實、準確、完整，統(tǒng)計報表應按時報送上級檔案部門和本局領導。六、檔案利用與服務（一）利用范圍1.本局工作人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱本局檔案，應按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密等檔案的利用，應嚴格按照保密規(guī)定執(zhí)行。（二）利用程序1.本局工作人員查閱檔案，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案部門查閱。2.外單位查閱檔案，應提前向本局檔案部門提出申請，說明查閱目的、范圍等信息。檔案部門審核同意后，開具檔案查閱介紹信，查閱人員憑介紹信到檔案部門查閱。3.查閱檔案時，應在檔案查閱室進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱室。如需復印、摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案部門負責人批準。4.查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損等。查閱完畢后，應及時歸還檔案。（三）利用服務1.檔案部門應積極主動為利用者提供檔案查閱服務，提高檔案利用效率。2.建立檔案利用效果反饋制度，及時了解利用者對檔案利用的意見和建議，不斷改進檔案利用服務工作。3.加強檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，編寫檔案參考資料、大事記等，為領導決策和各項工作提供參考依據(jù)。七、檔案信息化建設（一）建設目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡化、智能化。2.提高檔案信息資源的開發(fā)利用水平，為全局工作提供高效便捷的檔案信息服務。3.確保檔案信息的安全保密，防止檔案信息泄露和丟失。（二）建設內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對館藏檔案進行數(shù)字化處理，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等，建立檔案數(shù)字化副本，實現(xiàn)檔案信息的在線查詢和利用。2.檔案管理系統(tǒng)建設開發(fā)或選用適合本局檔案管理需求的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務流程的信息化管理。3.檔案數(shù)據(jù)庫建設建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，對檔案信息進行分類存儲和管理，便于檢索和查詢。4.檔案信息化安全保障體系建設建立檔案信息化安全管理制度，加強網(wǎng)絡安全防護、數(shù)據(jù)備份與恢復、用戶權限管理等工作，確保檔案信息安全。（三）實施步驟1.規(guī)劃設計階段制定檔案信息化建設規(guī)劃，明確建設目標、任務和實施步驟，進行系統(tǒng)需求分析和設計。2.系統(tǒng)建設階段按照規(guī)劃設計要求，組織開展檔案數(shù)字化、檔案管理系統(tǒng)開發(fā)、檔案數(shù)據(jù)庫建設等工作。3.系統(tǒng)測試與上線階段對檔案信息化管理系統(tǒng)進行測試，確保系統(tǒng)功能正常、運行穩(wěn)定。測試合格后，正式上線運行。4.運行維護階段對檔案信息化管理系統(tǒng)進行日常運行維護，及時處理系統(tǒng)故障和問題，不斷優(yōu)化系統(tǒng)功能，提高系統(tǒng)運行效率。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機構成立檔案工作監(jiān)督檢查小組，由局領導、檔案部門負責人和相關業(yè)務人員組成。監(jiān)督檢查小組負責對全局檔案工作進行定期或不定期的監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、鑒定、保管、利用等環(huán)節(jié)。2.檔案工作責任制的落實情況，各部門檔案工作負責人履行職責情況。3.檔案安全保密措施的落實情況，檔案庫房設施設備運行情況。4.檔案信息化建設進展情況，檔案管理系統(tǒng)運行情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查每年組織一次全面的檔案工作檢查，對各部門檔案工作進行量化考核。2.不定期抽查根據(jù)工作需要，對部分部門檔案工作進行不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。3.專項檢查針對檔案管理中的重點問題或薄弱環(huán)節(jié)，開展專項檢查，如檔案安全保密檢查、檔案數(shù)字化質(zhì)量檢查等。（四）檢查結果處理1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應