PAGE保安值班檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司保安值班管理，規(guī)范值班檔案記錄，確保公司安全運營，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體保安人員值班檔案的管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案記錄應(yīng)如實反映保安值班期間的實際情況。2.完整性原則：涵蓋值班過程中的各項關(guān)鍵信息，確保檔案資料完整無缺。3.保密性原則：對涉及公司機密及敏感信息的檔案嚴(yán)格保密。4.及時性原則：值班結(jié)束后應(yīng)及時整理、歸檔相關(guān)檔案資料。二、值班檔案內(nèi)容（一）值班人員信息1.姓名、工號、所屬保安隊。2.聯(lián)系方式。（二）值班排班表1.詳細記錄每月值班安排，包括日期、班次（早班、中班、夜班等）。2.如有人員變動，應(yīng)及時更新排班表，并注明變動原因及時間。（三）值班日志1.值班期間的工作記錄，包括巡邏路線、時間、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況。2.對進出公司人員、車輛的登記情況，包括姓名、單位、事由、進出時間等。3.設(shè)備設(shè)施檢查記錄，如監(jiān)控系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)、消防設(shè)施等的運行狀況及異常情況。4.突發(fā)事件記錄，包括事件發(fā)生時間、地點、經(jīng)過、采取的措施及結(jié)果等。（四）交接班記錄1.交接時間、地點。2.上一班次遺留問題及處理進度。3.本班次需重點關(guān)注的事項。4.交接物品清單，如對講機、鑰匙、巡邏工具等。（五）培訓(xùn)記錄1.參加的保安業(yè)務(wù)培訓(xùn)課程，包括培訓(xùn)時間、內(nèi)容、講師等。2.培訓(xùn)考核成績及反饋情況。（六）獎懲記錄1.因工作表現(xiàn)突出獲得的獎勵，如表彰通報、獎金等。2.違反公司規(guī)定或工作失誤受到的處罰，如警告、罰款、辭退等。三、檔案管理流程（一）檔案收集1.保安人員應(yīng)在每班工作結(jié)束后，及時將值班期間形成的各類記錄整理好，交給檔案管理人員。2.檔案管理人員定期到各保安崗位收集檔案資料，確保無遺漏。（二）檔案整理1.檔案管理人員對收集到的資料進行分類、排序，剔除重復(fù)、無效的記錄。2.按照值班日期、內(nèi)容類別等進行編號，便于查找和管理。（三）檔案歸檔1.將整理好的檔案資料分別存入相應(yīng)的檔案盒或文件夾中，并在檔案盒（夾）上標(biāo)明類別、時間段等信息。2.建立電子檔案目錄，與紙質(zhì)檔案對應(yīng)，方便快速檢索。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱值班檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱原因、內(nèi)容、時間等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理人員處查閱。2.查閱時應(yīng)在指定地點進行，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案資料。如需復(fù)制，需經(jīng)檔案管理人員同意，并登記復(fù)制內(nèi)容及用途。3.涉及公司機密的檔案查閱，需經(jīng)公司保密管理部門批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定執(zhí)行。（五）檔案保管1.設(shè)立專門的檔案保管室，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理，如修復(fù)、更換檔案盒（夾）等。3.根據(jù)檔案保存期限要求，對到期檔案進行鑒定，確定是否需要繼續(xù)保存或銷毀。（六）檔案銷毀1.對于確已失去保存價值的檔案，由檔案管理人員填寫《檔案銷毀申請表》，詳細說明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、時間段等信息。2.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，在指定地點由專人監(jiān)督進行銷毀，并做好銷毀記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員等。四、檔案管理責(zé)任（一）保安人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本班次值班檔案資料的及時記錄和整理，確保記錄真實、準(zhǔn)確、完整。2.按照規(guī)定的時間和流程將檔案資料提交給檔案管理人員。3.不得擅自銷毀、涂改值班檔案記錄。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱等日常管理工作。2.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保檔案資料的安全和保密。3.定期對檔案管理工作進行總結(jié)和匯報，提出改進建議。（三）部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.對本部門保安值班檔案管理工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)。2.審批檔案查閱申請，確保檔案查閱符合規(guī)定。3.對檔案管理工作中的重大事項進行決策。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司安全管理部門定期對保安值班檔案管理情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.設(shè)立意見箱，接受公司員工對保安值班檔案管理工作的監(jiān)督和建議。（二）考核辦法1.將保安值班檔案管理工作納入績效考核體系，對檔案記錄完整、準(zhǔn)確、及時的保安人員給予適當(dāng)獎勵。2.對違反檔案管理制度的保安人員和檔案