PAGE西藏檔案管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強西藏地區(qū)檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和有效保護，為西藏地區(qū)的經(jīng)濟發(fā)展、社會穩(wěn)定和文化傳承提供有力支持，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于西藏地區(qū)各級各類機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體以及其他組織的檔案管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則各單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對本單位的各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映本單位各項工作的歷史過程和實際情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集、整理本單位在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，確保檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為檔案利用者提供便捷、高效的服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的作用。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機構(gòu)設(shè)置1.各級機關(guān)應(yīng)設(shè)立檔案管理部門配備相應(yīng)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)本機關(guān)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.企事業(yè)單位可根據(jù)實際情況設(shè)立獨立的檔案管理機構(gòu)或在綜合管理部門內(nèi)指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。規(guī)模較大、檔案數(shù)量較多的企業(yè)，應(yīng)設(shè)立專門的檔案室或檔案館。3.社會團體及其他組織應(yīng)明確負(fù)責(zé)檔案管理的部門或人員，確保檔案管理工作的正常開展。（二）檔案管理機構(gòu)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策結(jié)合本地區(qū)、本單位實際情況，制定檔案管理制度和工作規(guī)范，并組織實施。2.負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等基礎(chǔ)工作確保檔案的質(zhì)量符合要求，便于管理和利用。3.對檔案進(jìn)行科學(xué)保管配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案庫房、檔案架、防火防盜防潮防蟲等設(shè)施，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護，確保檔案的安全。4.開展檔案鑒定工作定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。5.建立健全檔案檢索體系編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案利用者快速查找所需檔案信息。6.積極開展檔案利用工作為單位各項工作提供檔案查閱服務(wù)，根據(jù)需要依法向社會提供檔案利用服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的作用。7.組織檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力，促進(jìn)檔案管理工作水平的提升。8.參與本單位重大活動和重要項目的檔案管理工作對活動和項目中形成的檔案進(jìn)行全程跟蹤和指導(dǎo)，確保檔案的完整和規(guī)范。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.各類文件材料包括上級機關(guān)下發(fā)的文件、本單位形成的文件、下級機關(guān)報送的文件等，涵蓋政策性文件、工作指導(dǎo)性文件、會議文件、請示報告、批復(fù)等。2.業(yè)務(wù)活動檔案如行政管理、人事管理、財務(wù)管理、項目建設(shè)、科研活動、文化教育、醫(yī)療衛(wèi)生等方面形成的檔案材料。3.聲像檔案包括照片、錄音、錄像等，記錄本單位重要活動、重大事件、領(lǐng)導(dǎo)視察等情況。4.實物檔案如獎牌、獎杯、證書、印章等具有保存價值的實物。5.電子檔案包括辦公自動化系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件、業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的數(shù)據(jù)文件等。（二）檔案收集要求1.及時收集各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料形成后及時移交檔案管理部門，避免文件材料的散失。2.完整齊全收集的檔案應(yīng)涵蓋本單位各項工作活動的全過程，保證檔案內(nèi)容的完整性，不得遺漏重要文件材料。3.真實準(zhǔn)確收集的檔案材料應(yīng)真實反映工作實際情況，不得對文件材料進(jìn)行涂改、偽造等。（三）檔案整理方法1.分類按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，進(jìn)行科學(xué)分類。一般可分為文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案、實物檔案、電子檔案等類別，每類檔案再根據(jù)具體情況進(jìn)一步細(xì)分。2.編號對整理好的檔案進(jìn)行編號，以便于管理和查找。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，可采用年度保管期限流水號等編號方式。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。目錄應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息，便于快速檢索和查閱。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時應(yīng)注意保持文件的原貌，不得損壞文件內(nèi)容。四、檔案的保管（一）檔案保管場所1.檔案庫房應(yīng)具備良好的條件保持適宜的溫度、濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.庫房應(yīng)安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光等設(shè)施設(shè)備如消防器材、監(jiān)控設(shè)備、除濕機、防蟲藥、防鼠板等，確保檔案的安全保管。3.檔案庫房應(yīng)與辦公區(qū)域相對分開減少人員流動對檔案的影響，同時便于對檔案進(jìn)行獨立管理和保護。（二）檔案保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案架上，按照分類編號順序排列，便于查找和管理。同時，應(yīng)定期對紙質(zhì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.聲像檔案照片應(yīng)沖印或刻錄成光盤保存，錄音、錄像資料應(yīng)轉(zhuǎn)換為電子格式并備份保存。聲像檔案應(yīng)注明拍攝時間、地點、人物、內(nèi)容等信息，便于查閱。3.實物檔案應(yīng)妥善保管，可根據(jù)實物的特點和保管要求，采取相應(yīng)的保管方式，如陳列展示、專柜存放等，并做好實物檔案的登記和標(biāo)識工作。4.電子檔案應(yīng)采用安全可靠的存儲設(shè)備進(jìn)行備份，存儲設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)建立電子檔案的管理制度，規(guī)范電子檔案的收集、整理、存儲、利用等環(huán)節(jié)。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期永久保管的檔案是指對本單位具有重要歷史價值和長遠(yuǎn)利用價值的檔案；長期保管的檔案保管期限一般為16年至50年；短期保管的檔案保管期限一般為15年以下。2.各單位應(yīng)根據(jù)檔案的實際情況按照國家有關(guān)規(guī)定和本制度要求，準(zhǔn)確確定檔案的保管期限，并在檔案整理過程中予以標(biāo)注。（四）檔案清查與統(tǒng)計1.定期開展檔案清查工作每年至少進(jìn)行一次全面的檔案清查，核對檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.建立檔案統(tǒng)計制度對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計，及時掌握檔案管理工作動態(tài)，為檔案管理決策提供依據(jù)。五、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定工作組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案專家組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和存毀價值。（二）檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的內(nèi)容判斷其對本單位工作、歷史研究、社會發(fā)展等方面的重要程度。2.考慮檔案的形成時間一般來說，時間越久遠(yuǎn)的檔案，其歷史價值可能越高。3.結(jié)合檔案的利用情況對很少被利用的檔案，可適當(dāng)縮短保管期限。（三）檔案銷毀程序1.經(jīng)過鑒定確認(rèn)為失去保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，編制檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊應(yīng)經(jīng)單位負(fù)責(zé)人審批審批通過后，方可進(jìn)行檔案銷毀工作。3.檔案銷毀工作應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)在指定地點進(jìn)行銷毀，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，確保檔案銷毀徹底、安全。4.銷毀后的檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存作為檔案管理工作的重要記錄。六、檔案的利用（一）檔案利用原則1.依法利用原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)，依法依規(guī)提供檔案利用服務(wù)。2.服務(wù)為本原則以滿足利用者需求為出發(fā)點，提供優(yōu)質(zhì)、高效、便捷的檔案利用服務(wù)。3.安全保密原則在檔案利用過程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全，防止檔案信息泄露。（二）檔案利用方式1.查閱利用者可根據(jù)需要到檔案管理部門查閱紙質(zhì)檔案或電子檔案。檔案管理部門應(yīng)提供必要的查閱場所和設(shè)備，并安排專人負(fù)責(zé)查閱服務(wù)。2.借閱對于確需借出檔案的利用者，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限、歸還時間等要求。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。3.復(fù)制根據(jù)利用者需求，檔案管理部門可為其提供檔案復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。（三）檔案利用登記1.建立檔案利用登記制度對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、查閱或借閱檔案內(nèi)容等信息。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存作為檔案管理工作的重要資料，便于統(tǒng)計分析檔案利用情況。七、電子檔案管理（一）電子檔案管理要求1.電子文件的形成和辦理過程應(yīng)符合電子政務(wù)和辦公自動化系統(tǒng)的規(guī)范要求確保電子文件的真實性、完整性和有效性。2.對電子文件應(yīng)進(jìn)行及時收集、整理和歸檔按照檔案分類要求進(jìn)行分類存儲，便于管理和查找。3.建立電子檔案的備份制度定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е码娮訖n案數(shù)據(jù)丟失。（二）電子檔案存儲與管理1.采用安全可靠的存儲設(shè)備如磁盤陣列、磁帶庫等，對電子檔案進(jìn)行存儲。存儲設(shè)備應(yīng)具備數(shù)據(jù)加密、數(shù)據(jù)恢復(fù)等功能，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。2.建立電子檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)電子檔案的分類管理、檢索查詢、借閱審批等功能，提高電子檔案管理的效率和水平。3.對電子檔案的元數(shù)據(jù)進(jìn)行管理元數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確反映電子檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景等信息，為電子檔案的長期保存和利用提供支持。（三）電子檔案利用1.利用電子檔案管理系統(tǒng)提供電子檔案查閱、下載等服務(wù)利用者可通過網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程訪問電子檔案，提