PAGE檔案室安全保潔制度一、總則（一）目的為了確保檔案室的安全與整潔，保護(hù)檔案資料的完整性、保密性和可用性，特制定本制度。本制度適用于公司內(nèi)所有涉及檔案管理的部門和人員，旨在規(guī)范檔案管理過(guò)程中的安全與保潔工作，防止檔案丟失、損壞、泄露等情況的發(fā)生，為公司的正常運(yùn)營(yíng)和發(fā)展提供有力的支持。（二）適用范圍本制度適用于公司檔案室及檔案存放區(qū)域，包括但不限于紙質(zhì)檔案、電子檔案、縮微檔案等各類檔案資料的存儲(chǔ)場(chǎng)所。同時(shí)，涉及檔案整理、借閱、歸還等操作的辦公區(qū)域也應(yīng)遵循本制度的相關(guān)規(guī)定。（三）引用法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)1.法律法規(guī)《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》《中華人民共和國(guó)檔案法》《機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位檔案管理規(guī)定》2.行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《檔案庫(kù)房技術(shù)管理暫行規(guī)定》二、安全管理（一）人員安全1.人員出入管理檔案室應(yīng)設(shè)置專門的出入口，配備門禁系統(tǒng)，嚴(yán)格限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。進(jìn)入檔案室的人員必須經(jīng)過(guò)授權(quán)，并登記姓名、部門、進(jìn)入時(shí)間、事由等信息。檔案管理人員應(yīng)定期檢查門禁系統(tǒng)的運(yùn)行情況，確保其正常工作。如發(fā)現(xiàn)異常，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。2.人員培訓(xùn)與教育對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期的安全培訓(xùn)，包括檔案安全法律法規(guī)、安全操作規(guī)范、應(yīng)急處理技能等方面的內(nèi)容，提高其安全意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。新入職的檔案管理人員必須接受崗前安全培訓(xùn)，經(jīng)考試合格后方可上崗。培訓(xùn)記錄應(yīng)妥善保存，作為人員考核的依據(jù)之一。3.人員行為規(guī)范檔案管理人員在工作期間應(yīng)嚴(yán)格遵守安全規(guī)定，不得在檔案室吸煙、使用明火、私拉亂接電線等。禁止在檔案室飲食、存放易燃、易爆、易腐等物品，保持檔案室環(huán)境整潔、安全。（二）檔案實(shí)體安全1.檔案存儲(chǔ)環(huán)境要求檔案室應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。應(yīng)配備溫濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備，定期記錄溫濕度數(shù)據(jù)，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防盜等功能。檔案架應(yīng)選用防火、防潮、防蟲(chóng)的材質(zhì)制作，檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防火門、防火卷簾、煙霧報(bào)警器、滅火器等消防設(shè)備，配備防蟲(chóng)、防鼠藥品和器材，安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等安全防范設(shè)施。2.檔案整理與保管檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類方案對(duì)檔案進(jìn)行整理、編目、上架，確保檔案存放有序，便于查找和利用。定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。對(duì)重要檔案應(yīng)采取備份存儲(chǔ)的方式，備份介質(zhì)應(yīng)與原始檔案分開(kāi)存放，并定期進(jìn)行檢查和更新。（三）檔案信息安全1.電子檔案管理電子檔案應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、命名、存儲(chǔ)，確保其規(guī)范性和可讀性。電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。對(duì)電子檔案的訪問(wèn)應(yīng)進(jìn)行權(quán)限控制，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)相應(yīng)的檔案信息。檔案管理人員應(yīng)定期檢查電子檔案的存儲(chǔ)情況，確保其安全性和完整性。加強(qiáng)對(duì)電子檔案系統(tǒng)的安全防護(hù)，安裝防火墻、殺毒軟件等安全軟件，定期進(jìn)行系統(tǒng)漏洞掃描和病毒查殺，防止電子檔案信息被非法獲取或篡改。2.檔案保密管理檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格保密。未經(jīng)授權(quán)，不得向任何單位或個(gè)人提供、泄露檔案內(nèi)容。在檔案整理、借閱、歸還等過(guò)程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。如發(fā)現(xiàn)檔案信息有泄露風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并報(bào)告相關(guān)部門。對(duì)接觸機(jī)密檔案的人員應(yīng)進(jìn)行背景審查和保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確其保密責(zé)任和義務(wù)。（四）安全檢查與隱患排查1.定期安全檢查檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案室進(jìn)行安全檢查，檢查內(nèi)容包括人員安全、檔案實(shí)體安全、檔案信息安全等方面。安全檢查應(yīng)制定詳細(xì)的檢查表，明確檢查項(xiàng)目、檢查標(biāo)準(zhǔn)和檢查方法。安全檢查應(yīng)由檔案管理部門負(fù)責(zé)人或指定專人負(fù)責(zé)組織實(shí)施，檢查人員應(yīng)認(rèn)真填寫檢查記錄，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)記錄并提出整改意見(jiàn)。2.隱患排查與整改對(duì)安全檢查中發(fā)現(xiàn)的安全隱患，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行排查和分析，確定隱患的性質(zhì)、程度和整改措施。隱患整改應(yīng)明確責(zé)任部門、責(zé)任人、整改期限和整改要求，確保隱患得到及時(shí)有效的整改。對(duì)重大安全隱患應(yīng)實(shí)行掛牌督辦制度，由公司領(lǐng)導(dǎo)親自負(fù)責(zé)督促整改，確保整改工作落實(shí)到位。整改完成后，應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確保隱患已消除。（五）應(yīng)急管理1.應(yīng)急預(yù)案制定檔案管理部門應(yīng)制定檔案室安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急組織機(jī)構(gòu)、應(yīng)急響應(yīng)程序、應(yīng)急處置措施等內(nèi)容。應(yīng)急預(yù)案應(yīng)定期進(jìn)行演練和修訂，確保其有效性和可操作性。應(yīng)急預(yù)案應(yīng)包括火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊、泄密等突發(fā)事件的應(yīng)急處置措施，以及與公司其他部門和外部相關(guān)單位的應(yīng)急協(xié)調(diào)機(jī)制。2.應(yīng)急演練定期組織檔案管理人員進(jìn)行應(yīng)急演練，演練內(nèi)容包括火災(zāi)逃生、水災(zāi)搶險(xiǎn)、檔案搶救等方面。通過(guò)應(yīng)急演練，提高檔案管理人員的應(yīng)急處置能力和自我保護(hù)意識(shí)。應(yīng)急演練應(yīng)制定詳細(xì)的演練方案，明確演練目的、內(nèi)容、步驟和要求。演練結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)對(duì)演練效果進(jìn)行評(píng)估和總結(jié)，針對(duì)演練中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行改進(jìn)。三、保潔管理（一）保潔人員管理1.人員招聘與培訓(xùn)保潔人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，身體健康，無(wú)傳染性疾病。招聘保潔人員時(shí)，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的背景審查和面試，確保其符合崗位要求。對(duì)新入職的保潔人員應(yīng)進(jìn)行崗前培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案室保潔工作的重要性、工作流程、安全注意事項(xiàng)、保潔工具的使用方法等方面。培訓(xùn)合格后方可上崗。2.人員考核與獎(jiǎng)懲建立保潔人員考核制度，定期對(duì)保潔人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行考核，考核內(nèi)容包括工作質(zhì)量、工作效率、遵守規(guī)章制度等方面?？己私Y(jié)果應(yīng)與保潔人員的薪酬、晉升等掛鉤。對(duì)工作表現(xiàn)優(yōu)秀的保潔人員應(yīng)給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)違反規(guī)章制度、工作質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的保潔人員應(yīng)進(jìn)行批評(píng)教育、扣發(fā)獎(jiǎng)金等處罰，情節(jié)嚴(yán)重的應(yīng)予以辭退。（二）保潔工作流程1.日常保潔每天定時(shí)對(duì)檔案室進(jìn)行清掃，包括地面、桌面、檔案架等區(qū)域的灰塵清理，保持檔案室環(huán)境整潔。定期對(duì)檔案庫(kù)房的門窗、墻面、地面等進(jìn)行清潔，確保其無(wú)污漬、無(wú)損壞。及時(shí)清理檔案室垃圾桶內(nèi)的垃圾，保持垃圾桶清潔，并定期更換垃圾袋。2.特殊保潔根據(jù)檔案管理的需要，定期對(duì)檔案進(jìn)行除塵、消毒等特殊保潔工作。除塵工作應(yīng)使用專業(yè)的除塵設(shè)備，避免對(duì)檔案造成損壞；消毒工作應(yīng)使用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的消毒劑，按照規(guī)定的濃度和方法進(jìn)行操作，確保消毒效果。在檔案整理、搬遷等工作完成后，及時(shí)對(duì)檔案室進(jìn)行全面清潔，恢復(fù)檔案室的整潔環(huán)境。（三）保潔工具與用品管理1.工具配備為保潔人員配備必要的保潔工具，如掃帚、拖把、抹布、吸塵器等，確保保潔工作的順利開(kāi)展。保潔工具應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常使用。根據(jù)檔案室的特殊要求，配備專業(yè)的檔案清潔工具，如檔案專用吸塵器、檔案消毒設(shè)備等，以滿足檔案保潔工作的需要。2.用品管理保潔用品應(yīng)選用符合環(huán)保要求、質(zhì)量可靠的產(chǎn)品，如清潔劑、消毒劑、垃圾袋等。保潔用品應(yīng)妥善存放，避免受潮、變質(zhì)等情況的發(fā)生。建立保潔用品領(lǐng)用制度，保潔人員應(yīng)根據(jù)工作需要填寫領(lǐng)用申請(qǐng)表，經(jīng)批準(zhǔn)后領(lǐng)取保潔用品。領(lǐng)用記錄應(yīng)妥善保存，以便進(jìn)行成本核算和管理。（四）保潔質(zhì)量監(jiān)督1.內(nèi)部監(jiān)督檔案管理部門應(yīng)安排專人對(duì)保潔工作進(jìn)行監(jiān)督，定期檢查保潔工作質(zhì)量，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促保潔人員進(jìn)行整改。監(jiān)督人員應(yīng)認(rèn)真填寫監(jiān)督記錄，作為保潔人員考核的依據(jù)之一。鼓勵(lì)檔案管理人員對(duì)保潔工作提出意見(jiàn)和建議，對(duì)保潔工作中存在的問(wèn)題及時(shí)反饋給保潔人員和檔案管理部門負(fù)責(zé)人，共同促進(jìn)保潔工作質(zhì)量的提高。2.外部評(píng)估定期邀請(qǐng)專業(yè)的保潔服務(wù)評(píng)估機(jī)構(gòu)對(duì)檔案室保潔工作進(jìn)行評(píng)估，根據(jù)評(píng)估結(jié)果及時(shí)調(diào)整保潔工作方案和標(biāo)準(zhǔn)，不斷提高保潔工作水平。參考同行業(yè)其他單位的保潔工作經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合公司檔案室的實(shí)際情況，不斷完善保潔管理制度和工作流程，確保保潔工作質(zhì)量達(dá)到行業(yè)先進(jìn)水平。四、附則（一）制度解釋權(quán)本制度由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋。在執(zhí)行過(guò)程中，如遇有本制度未明確規(guī)定的事項(xiàng)，由檔案管理部門根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行研究決定，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。（二）制度修訂與更新