PAGE培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案查閱制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案管理，規(guī)范檔案查閱行為，確保檔案的安全與完整，保障檔案信息的合理利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本培訓(xùn)機(jī)構(gòu)全體員工、學(xué)員以及因工作需要查閱檔案的外部人員。（三）檔案定義本制度所指檔案是指培訓(xùn)機(jī)構(gòu)在教學(xué)、管理、運(yùn)營(yíng)等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案查閱工作嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：在檔案查閱過程中，要采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。對(duì)涉及機(jī)密、敏感信息的檔案，嚴(yán)格限制查閱范圍和使用方式。3.服務(wù)利用原則：在確保檔案安全和保密的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的教學(xué)、管理、決策等工作提供及時(shí)、準(zhǔn)確的信息支持，同時(shí)方便學(xué)員及相關(guān)人員合理利用檔案資源。二、檔案查閱權(quán)限與范圍（一）內(nèi)部人員查閱權(quán)限與范圍1.教學(xué)人員權(quán)限：可查閱與所授課程相關(guān)的教學(xué)資料檔案，包括教學(xué)大綱、教案、試題庫(kù)、學(xué)生成績(jī)記錄等。范圍：用于教學(xué)研究、備課、教學(xué)質(zhì)量評(píng)估以及改進(jìn)教學(xué)方法等工作。2.管理人員權(quán)限：根據(jù)工作職責(zé)，可查閱各類檔案，如學(xué)員檔案、師資檔案、行政文件檔案、財(cái)務(wù)檔案等。范圍：學(xué)員檔案用于學(xué)員管理、跟蹤服務(wù)等；師資檔案用于師資隊(duì)伍建設(shè)、績(jī)效考核等；行政文件檔案用于了解機(jī)構(gòu)運(yùn)營(yíng)管理情況、執(zhí)行政策等；財(cái)務(wù)檔案用于財(cái)務(wù)分析、預(yù)算編制等相關(guān)工作。3.其他工作人員權(quán)限：根據(jù)工作需要，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可查閱與其工作直接相關(guān)的檔案。范圍：例如后勤人員查閱涉及物資采購(gòu)、設(shè)備維護(hù)等方面的檔案，以保障教學(xué)和運(yùn)營(yíng)的正常開展。（二）學(xué)員查閱權(quán)限與范圍1.權(quán)限：學(xué)員本人可查閱自己的學(xué)習(xí)檔案，包括入學(xué)資料、學(xué)習(xí)記錄、成績(jī)報(bào)告等。2.范圍：用于了解自己的學(xué)習(xí)進(jìn)度、課程完成情況、考試成績(jī)等，以便合理安排后續(xù)學(xué)習(xí)計(jì)劃，對(duì)自身學(xué)習(xí)情況進(jìn)行評(píng)估和總結(jié)。（三）外部人員查閱權(quán)限與范圍1.教育主管部門及相關(guān)政府機(jī)構(gòu)人員權(quán)限：因工作需要，在出示有效證件并履行相關(guān)手續(xù)后，可查閱與培訓(xùn)機(jī)構(gòu)辦學(xué)資質(zhì)、教學(xué)質(zhì)量評(píng)估、安全管理等方面相關(guān)的檔案。范圍：主要用于對(duì)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)進(jìn)行監(jiān)管、評(píng)估以及政策制定等工作參考。2.合作單位人員權(quán)限：經(jīng)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，合作單位相關(guān)人員可查閱與其合作項(xiàng)目直接相關(guān)的檔案，如合作協(xié)議、項(xiàng)目執(zhí)行記錄、學(xué)員合作成果等。范圍：用于合作項(xiàng)目的推進(jìn)、溝通協(xié)調(diào)以及成果評(píng)估等工作，確保合作的順利進(jìn)行。3.司法機(jī)關(guān)人員權(quán)限：因司法案件需要，憑有效法律文書和工作證件，可查閱相關(guān)檔案資料。范圍：涉及案件調(diào)查、證據(jù)收集等相關(guān)檔案內(nèi)容，以協(xié)助司法機(jī)關(guān)依法開展工作。三、檔案查閱流程（一）查閱申請(qǐng)1.內(nèi)部人員填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明查閱檔案的名稱、查閱目的、預(yù)計(jì)查閱時(shí)間等信息。將申請(qǐng)表提交給所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字，部門負(fù)責(zé)人根據(jù)工作實(shí)際情況對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審批，如認(rèn)為申請(qǐng)合理，予以批準(zhǔn)；如存在疑問或不符合規(guī)定，要求申請(qǐng)人補(bǔ)充說明或不予批準(zhǔn)，并說明理由。2.學(xué)員可通過線上系統(tǒng)或到檔案管理部門現(xiàn)場(chǎng)填寫《學(xué)員檔案查閱申請(qǐng)表》，注明個(gè)人基本信息、學(xué)號(hào)、查閱檔案類別及用途等。提交申請(qǐng)表后等待檔案管理部門審核，審核通過后即可安排查閱。3.外部人員查閱申請(qǐng)需提前向培訓(xùn)機(jī)構(gòu)相關(guān)業(yè)務(wù)對(duì)接部門提出，由業(yè)務(wù)對(duì)接部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)安排。外部人員需提供有效證明文件（如單位介紹信、司法文書等），填寫《外部人員檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明查閱檔案的目的、范圍及時(shí)間要求等。業(yè)務(wù)對(duì)接部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行初步審核后，報(bào)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審批。負(fù)責(zé)人審批通過后通知檔案管理部門做好接待和查閱安排。（二）查閱預(yù)約1.檔案管理部門收到經(jīng)批準(zhǔn)的查閱申請(qǐng)表后，根據(jù)檔案的存放地點(diǎn)、利用情況以及查閱人員的時(shí)間安排，與查閱人員協(xié)商確定具體的查閱時(shí)間，并進(jìn)行預(yù)約登記。2.對(duì)于涉及重要、稀缺或易損檔案的查閱，檔案管理部門應(yīng)提前做好準(zhǔn)備工作，如安排專門的檔案管理人員協(xié)助查閱，確保查閱過程順利進(jìn)行。（三）現(xiàn)場(chǎng)查閱1.查閱人員按照預(yù)約時(shí)間到達(dá)檔案查閱地點(diǎn)，檔案管理人員核對(duì)查閱人員身份及審批手續(xù)，確認(rèn)無(wú)誤后，引領(lǐng)查閱人員進(jìn)入查閱區(qū)域。2.查閱人員應(yīng)在指定區(qū)域內(nèi)進(jìn)行查閱，遵守檔案查閱場(chǎng)所的各項(xiàng)規(guī)定，保持安靜、整潔，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，嚴(yán)禁擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。如需摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)提前向檔案管理人員提出申請(qǐng)，經(jīng)同意后按照規(guī)定的方式進(jìn)行操作。摘錄、復(fù)制的內(nèi)容應(yīng)與原件一致，并注明出處。3.檔案管理人員應(yīng)在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，確保查閱工作規(guī)范有序進(jìn)行。對(duì)于查閱過程中發(fā)現(xiàn)的問題或疑問，及時(shí)給予解答和處理。如查閱人員在查閱過程中需要幫助，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助，但不得代替查閱人員進(jìn)行查閱操作。（四）查閱登記1.查閱人員查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)詳細(xì)記錄查閱情況，包括查閱日期、查閱人員姓名、單位、查閱檔案名稱、查閱目的、查閱內(nèi)容摘要、摘錄或復(fù)制情況等信息，并由查閱人員簽字確認(rèn)。2.查閱登記記錄應(yīng)妥善保存，作為檔案利用工作的重要憑證，以備日后查詢和統(tǒng)計(jì)分析。（五）查閱結(jié)束1.查閱工作結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將所查閱的檔案整理歸位，保持檔案的原有秩序。檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行核對(duì)檢查，確認(rèn)無(wú)誤后，關(guān)閉查閱場(chǎng)所。2.如查閱人員在查閱過程中對(duì)檔案造成損壞或丟失，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行補(bǔ)救，并向上級(jí)主管部門報(bào)告。四、檔案保密與安全管理（一）保密措施1.對(duì)涉及培訓(xùn)機(jī)構(gòu)機(jī)密信息、商業(yè)秘密、學(xué)員隱私等重要檔案，實(shí)行嚴(yán)格的保密制度。檔案管理人員應(yīng)明確知曉各類保密檔案的范圍，并采取相應(yīng)的保密措施。2.在檔案查閱場(chǎng)所設(shè)置專門的查閱區(qū)域，并配備必要的安全防護(hù)設(shè)備，如監(jiān)控?cái)z像頭、門禁系統(tǒng)等，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入查閱區(qū)域。3.查閱人員在查閱檔案前，檔案管理人員應(yīng)向其告知檔案的保密要求和注意事項(xiàng)，查閱人員應(yīng)簽署保密承諾書，承諾在查閱過程中嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。4.對(duì)于涉及保密內(nèi)容的檔案，如需摘錄、復(fù)制，應(yīng)嚴(yán)格按照審批程序進(jìn)行，明確限定摘錄、復(fù)制的范圍，并對(duì)摘錄、復(fù)制的內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格管理，確保不發(fā)生泄密事件。（二）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案查閱場(chǎng)所及設(shè)備的安全管理，定期進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，確保檔案存放環(huán)境安全可靠，查閱設(shè)備正常運(yùn)行。2.做好消防、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，配備必要的消防器材、防盜設(shè)施以及溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，保障檔案的實(shí)體安全。3.檔案管理人員應(yīng)掌握基本的安全知識(shí)和技能，熟悉檔案查閱場(chǎng)所的安全操作規(guī)程，如發(fā)生安全事故或突發(fā)事件，應(yīng)立即采取應(yīng)急措施，并及時(shí)報(bào)告上級(jí)主管部門。五、檔案查閱監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.培訓(xùn)機(jī)構(gòu)設(shè)立檔案查閱監(jiān)督小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表以及內(nèi)部審計(jì)人員等組成。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案查閱工作進(jìn)行定期或不定期的檢查和監(jiān)督，確保查閱制度的嚴(yán)格執(zhí)行。2.監(jiān)督小組通過查閱查閱登記記錄、現(xiàn)場(chǎng)檢查、聽取查閱人員和檔案管理人員匯報(bào)等方式，對(duì)檔案查閱過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督，重點(diǎn)檢查查閱申請(qǐng)審批是否規(guī)范、查閱人員是否遵守查閱規(guī)定、檔案安全保密措施是否落實(shí)等情況。3.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。對(duì)違反檔案查閱制度的行為，應(yīng)責(zé)令相關(guān)責(zé)任人限期改正，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。（二）考核辦法1.將檔案查閱工作納入員工績(jī)效考核體系，對(duì)檔案管理人員和查閱人員進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己藘?nèi)容包括查閱申請(qǐng)審批的及時(shí)性和準(zhǔn)確性、查閱過程的規(guī)范性、檔案安全保密措施的執(zhí)行情況、查閱服務(wù)質(zhì)量等方面。2.檔案管理人員的考核結(jié)果與崗位晉升、薪酬調(diào)整等掛鉤。對(duì)于在檔案查閱工作中表現(xiàn)優(yōu)秀、嚴(yán)格遵守制度、保障檔案安全和有效利用的檔案管理人員，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于因工作失誤或違反制度導(dǎo)致檔案安全事故或信息泄露的檔案管理人員，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、扣減績(jī)效獎(jiǎng)金、降職等處罰。3.查閱人員的考核結(jié)果反饋給其所在部門，作為部門內(nèi)部績(jī)效考核的參考依據(jù)。對(duì)遵守查閱制度、積極配合檔案管理工作的查閱人員，給予適當(dāng)?shù)谋頁(yè)P(yáng)；對(duì)違反查閱規(guī)定的查閱人員，由所在部門進(jìn)行批評(píng)教育，并要求其作出書面檢討。六、附則（一）解釋權(quán)本制度由本培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋。在執(zhí)行過程中，如遇本制度未涵