PAGE社會組織會計檔案制度一、總則（一）目的為了加強社會組織會計檔案管理，保證會計檔案的真實、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》以及國家有關會計檔案管理的規(guī)定，結合本社會組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本社會組織及其所屬各部門、各分支機構在會計核算過程中形成的會計檔案管理工作。（三）定義會計檔案是指社會組織在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。（四）管理原則會計檔案管理應遵循統(tǒng)一領導、分級管理的原則，確保會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。二、會計檔案的內容（一）會計憑證1.原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單、合同協(xié)議等，是經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生時取得或填制的，用以記錄和證明經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生或完成情況的原始書面證明。2.記賬憑證，是根據(jù)審核無誤的原始憑證編制，記載經(jīng)濟業(yè)務簡要內容，確定會計分錄，作為記賬依據(jù)的會計憑證。（二）會計賬簿1.總賬，是根據(jù)總分類科目開設賬戶，用來登記全部經(jīng)濟業(yè)務，進行總分類核算，提供總括核算資料的分類賬簿。2.明細賬，是根據(jù)明細分類科目開設賬戶，用來登記某一類經(jīng)濟業(yè)務，進行明細分類核算，提供明細核算資料的分類賬簿。3.日記賬，是按照經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生或完成的時間先后順序逐日逐筆進行登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。4.其他輔助性賬簿，如固定資產卡片、低值易耗品臺賬等，是對某些特定經(jīng)濟業(yè)務進行補充登記的賬簿。（三）財務會計報告1.月度財務會計報告，包括資產負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等，反映社會組織月度財務狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量情況。2.季度財務會計報告，在月度報告基礎上，增加一些分析性內容，對季度財務情況進行更全面的展示。3.年度財務會計報告，是社會組織年度財務狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量的綜合反映，包括資產負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權益變動表（或股東權益變動表）和附注。（四）其他會計資料1.銀行存款余額調節(jié)表，是在銀行對賬單余額與企業(yè)賬面存款余額的基礎上，各自加上對方已收本單位未收賬項數(shù)額，減去對方已付本單位未付賬項數(shù)額，以調整雙方余額使其一致的一種調節(jié)方法所編制的表格。2.銀行對賬單，是銀行和企業(yè)核對賬務的聯(lián)系單，也是證實企業(yè)業(yè)務往來的記錄，也可以作為企業(yè)資金流動的依據(jù)。3.納稅申報表，是納稅人履行納稅義務，按期向稅務機關申報納稅期應繳稅額時應填報供稅務機關審核的報表。4.會計檔案移交清冊，記錄會計檔案從一個部門或人員移交至另一個部門或人員時的詳細情況，包括檔案名稱、數(shù)量、移交時間、移交人、接收人等信息。5.會計檔案保管清冊，詳細記錄社會組織會計檔案的種類、數(shù)量、保管期限、存放地點等信息，以便于對會計檔案進行全面管理和清查。6.會計檔案銷毀清冊，記錄擬銷毀會計檔案的詳細內容，包括檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等信息，經(jīng)批準后作為會計檔案銷毀的依據(jù)。三、會計檔案的歸檔（一）歸檔時間會計年度終了后，會計機構應在次年規(guī)定時間內，將上年度形成的會計檔案整理歸檔。（二）歸檔要求1.會計憑證應按記賬憑證編號順序，連同所附原始憑證一起裝訂成冊，并加具封面，注明單位名稱、年度、月份、起止日期、憑證種類及起訖號碼等內容。2.會計賬簿應在年度終了后，將各賬戶的余額結轉下年，并在摘要欄注明“結轉下年”字樣；在下一會計年度新建有關會計賬簿的第一行余額欄內填寫上年結轉的余額，并在摘要欄注明“上年結轉”字樣。3.財務會計報告應按年度裝訂成冊，加具封面，注明單位名稱、年度、月份、報表種類等內容。4.其他會計資料應分類整理，按順序編號，裝訂成冊，并加具封面，注明資料名稱、年度、月份、起止日期等內容。（三）歸檔流程1.會計人員對本會計年度的會計資料進行整理、分類、編號。2.將整理好的會計資料移交至檔案管理部門，雙方辦理交接手續(xù)，填寫會計檔案移交清冊。3.檔案管理部門對接收的會計檔案進行核對、清點，確保檔案的完整性和準確性。4.將核對無誤的會計檔案按照規(guī)定的存放地點和保管方式進行存放。四、會計檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證類：原始憑證、記賬憑證保管期限為30年。2.會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、其他輔助性賬簿保管期限為30年；固定資產卡片在固定資產報廢清理后保管5年。3.財務會計報告類：月度、季度、半年度財務會計報告保管期限為10年；年度財務會計報告永久保管。4.其他會計資料類：銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表保管期限為10年；會計檔案移交清冊保管期限為30年；會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊永久保管。（二）保管地點會計檔案應存放在專門的檔案室或檔案柜中，檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全措施，確保會計檔案的安全保管。（三）保管方式1.紙質會計檔案應分類存放，排列有序，并建立索引目錄，便于查找。2.電子會計檔案應存儲在磁性介質或光盤等存儲設備上，并定期進行備份，備份應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失與損壞。同時，應建立電子會計檔案的存儲管理制度，確保電子會計檔案的安全存儲和有效利用。（四）保管要求1.檔案管理人員應定期對會計檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。2.對保管期限已滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。3.對保管期限已滿且確無保存價值的會計檔案，應按照規(guī)定的程序進行銷毀。五、會計檔案的查閱與借閱（一）查閱權限1.本社會組織內部人員查閱會計檔案，需經(jīng)本部門負責人批準，并填寫會計檔案查閱登記表。2.外部單位查閱會計檔案，需持有單位介紹信，并經(jīng)社會組織負責人批準，方可查閱。查閱時，檔案管理人員應在場陪同，并做好查閱記錄。（二）查閱程序1.查閱人員提出查閱申請，填寫會計檔案查閱登記表，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息。2.申請經(jīng)批準后，檔案管理人員根據(jù)查閱登記表提供相應的會計檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。3.查閱人員應在規(guī)定的時間和范圍內查閱會計檔案，不得擅自涂改、拆封、抽換會計檔案。如需復印或摘錄會計檔案內容，應經(jīng)檔案管理人員同意，并進行登記。（三）借閱權限1.本社會組織內部人員借閱會計檔案，需經(jīng)本部門負責人批準，并填寫會計檔案借閱登記表。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需延長借閱期限，應重新辦理審批手續(xù)。2.外部單位借閱會計檔案，需持有單位介紹信，并經(jīng)社會組織負責人批準，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應重新辦理審批手續(xù)。借閱時，檔案管理人員應與借閱單位簽訂借閱協(xié)議，明確雙方的權利和義務。（四）借閱程序1.借閱人員提出借閱申請，填寫會計檔案借閱登記表，注明借閱目的、借閱內容、借閱時間、預計歸還時間等信息。2.申請經(jīng)批準后，檔案管理人員根據(jù)借閱登記表提供相應的會計檔案，并與借閱人員辦理交接手續(xù)，填寫會計檔案交接清單。3.借閱人員應在規(guī)定的時間內歸還會計檔案，歸還時，檔案管理人員應對歸還的會計檔案進行檢查，確保檔案的完整性和準確性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，借閱人員應承擔相應的責任。六、會計檔案的銷毀（一）銷毀條件保管期限已滿且確無保存價值的會計檔案，經(jīng)本社會組織負責人批準后，可以銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理部門提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。2.會計機構負責人、檔案管理機構負責人、分管領導在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。3.本社會組織負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見，并報上級主管部門備案（如有要求）。4.由檔案管理部門會同會計機構共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本社會組織負責人。（三）特殊情況處理1.對于保管期限未滿但涉及法律訴訟、糾紛等未了事項的會計檔案，不得銷毀，應單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。2.正在項目建設期間的社會組織，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。項目建設期間形成的會計檔案，應當在辦理竣工決算后移交給建設項目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。七、會計檔案的信息化管理（一）信息化建設要求1.社會組織應建立健全會計檔案信息化管理制度，確保電子會計檔案的安全、完整和有效利用。2.配備必要的計算機硬件設備、存儲設備和軟件系統(tǒng)，滿足會計檔案信息化管理的需要。3.對電子會計檔案的形成、傳輸、存儲、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)進行規(guī)范管理，確保電子會計檔案的真實性、完整性和安全性。（二）電子會計檔案的管理1.電子會計檔案應與紙質會計檔案同時進行整理、歸檔，并建立電子會計檔案目錄，注明電子會計檔案的名稱、存儲位置、保管期限等信息。2.電子會計檔案應采用加密存儲、備份等技術手段，確保數(shù)據(jù)的安全。備份數(shù)據(jù)應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失與損壞。3.電子會計檔案的查閱、借閱應通過專門的軟件系統(tǒng)進行操作，并進行權限控制和記錄。查閱、借閱人員應按照規(guī)定的程序進行操作，不得擅自修改、刪除電子會計檔案。（三）信息化安全保障1.建立電子會計檔案安全保密制度，明確檔案管理人員的職責和權限，防止電子會計檔案信息泄露。2.加強對計算機系統(tǒng)、網(wǎng)絡設備的安全管理，定期進行病毒查殺、系統(tǒng)漏洞修復等工作，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。3.制定電子會計檔案數(shù)據(jù)備份和恢復計劃，定期進行數(shù)據(jù)備份，并進行數(shù)據(jù)恢復演練，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復。八、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.社會組織應建立健全會計檔案管理內部監(jiān)督制度，定期對會計檔案管理工作進行檢查和評估。2.會計機構負責人應對會計檔案管理工作進行日常監(jiān)督，確保會計檔案的整理、歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等工作符合規(guī)定要求。