PAGE檔案室工作制度范本一、總則（一）目的為加強公司檔案室管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本工作制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實、準確地反映公司各項工作的實際情況。3.安全保密原則：嚴格保密制度，確保檔案信息不被泄露，同時采取有效措施保障檔案實體安全。4.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，充分考慮檔案利用需求，為公司各項工作提供便利。二、檔案管理職責（一）檔案室職責1.負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、財務檔案、人事檔案等。3.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。4.建立健全檔案檢索體系，為檔案利用提供便利。5.對各部門檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查。6.開展檔案信息化建設，提高檔案管理效率和服務水平。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交檔案室。2.明確專人負責檔案管理工作，確保檔案管理工作的正常開展。3.配合檔案室做好檔案的鑒定、銷毀等工作。4.按照檔案利用規(guī)定，合理利用本部門檔案。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，具備專業(yè)知識和技能，認真履行崗位職責。2.嚴格遵守檔案管理各項規(guī)章制度，保守檔案機密。3.負責檔案的日常管理工作，包括整理、編目、上架、保管等。4.積極開展檔案利用工作，為公司提供優(yōu)質(zhì)服務。5.定期對檔案進行清點、核對，確保檔案的完整和安全。6.參與檔案信息化建設，錄入和維護檔案信息。三、檔案收集（一）收集范圍1.公司在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式和載體的材料。2.上級機關(guān)下發(fā)的與公司有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。3.公司對外簽訂的合同、協(xié)議、章程、可行性研究報告等。4.公司內(nèi)部的規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告、會議記錄等。5.公司的科研成果、技術(shù)資料、產(chǎn)品樣本、設備圖紙等。6.公司的財務報表、憑證、賬簿等財務檔案。7.公司員工的人事檔案、培訓檔案、考核檔案等。8.其他具有保存價值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，及時收集本部門工作中產(chǎn)生的檔案材料。2.檔案材料應齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對重要的檔案材料，應采取備份等措施，防止丟失。4.收集的檔案材料應按照規(guī)定的分類標準進行初步整理。（三）收集時間1.文書檔案應在文件辦理完畢后及時收集，一般應在次年上半年移交檔案室。2.科技檔案應在項目結(jié)束后一個月內(nèi)收集歸檔。3.財務檔案應按照財務管理制度規(guī)定的時間進行整理歸檔。4.人事檔案應在員工入職、離職、晉升等手續(xù)辦理完畢后及時歸檔。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（二）分類方法1.文書檔案：按照年度保管期限機構(gòu)（問題）進行分類。2.科技檔案：按照項目專業(yè)階段進行分類。3.財務檔案：按照會計年度類別進行分類。4.人事檔案：按照干部檔案管理條例進行分類。（三）整理步驟1.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進行修整、裱糊、折疊，去除金屬物，采用線裝或縫紉機軋邊裝訂。2.分類：按照分類方法對檔案進行分類。3.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，編號應科學合理，便于識別和檢索。4.編目：編制檔案目錄，包括檔號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上填寫相關(guān)信息。五、檔案歸檔（一）歸檔時間1.各部門應按照規(guī)定的時間將整理好的檔案移交檔案室。2.檔案室應及時對接收的檔案進行審核，對不符合要求的檔案退回部門重新整理。（二）歸檔手續(xù)1.各部門移交檔案時，應填寫檔案移交清單，一式兩份，雙方簽字確認。2.檔案室接收檔案后，應在移交清單上加蓋檔案室印章，并將其中一份返還移交部門。（三）歸檔要求1.歸檔的檔案應符合整理要求，編目準確，裝盒規(guī)范。2.檔案室應對歸檔的檔案進行登記，建立檔案臺賬。六、檔案保管（一）保管場所1.檔案室應具備安全、防火、防潮、防蟲、防鼠、防盜等條件。2.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃，相對濕度控制在45%60%。（二）保管方式1.檔案應分類存放，排列有序，便于查找。2.對重要的檔案應采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等。3.定期對檔案進行清點、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（三）檔案保護1.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制。2.對磁性載體檔案應定期進行檢查、復制，防止信息丟失。3.嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案受損。七、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負責人、相關(guān)業(yè)務部門人員和檔案管理人員組成。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價值。2.對保管期限已滿的檔案進行鑒定，確定是否需要繼續(xù)保存。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對檔案進行全面審查。2.對擬銷毀的檔案填寫檔案銷毀審批表，注明檔案名稱、文號、日期、保管期限等內(nèi)容。3.經(jīng)公司領導審批后，方可進行銷毀。八、檔案銷毀（一）銷毀方式1.對已批準銷毀的檔案，采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀。2.銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等。（二）監(jiān)督機制1.檔案銷毀時，應有專人負責監(jiān)督，確保銷毀徹底。2.銷毀記錄應保存?zhèn)洳?。九、檔案利用（一）利用范圍及權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要，可查閱、借閱本部門及相關(guān)部門的檔案。2.查閱、借閱重要檔案需經(jīng)公司領導批準。3.外部單位因工作需要查閱公司檔案，需持單位介紹信，經(jīng)公司領導批準，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.查閱檔案應填寫檔案查閱登記表，注明查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容等。2.借閱檔案應填寫檔案借閱申請表，經(jīng)部門負責人簽字，檔案室審核后，辦理借閱手續(xù)。3.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案時，應愛護檔案，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。2.未經(jīng)檔案室同意，不得擅自復制檔案。3.查閱、借閱檔案后，應及時歸還檔案室，歸還時應進行核對。十、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立公司檔案管理信息系統(tǒng)（以下簡稱“系統(tǒng)”），實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。（二）系統(tǒng)功能1.檔案錄入：將紙質(zhì)檔案信息錄入系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理：實現(xiàn)檔案借閱流程的信息化管理，記錄借閱情況。4.統(tǒng)計分析：對檔案數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供支持。5.安全管理：設置用戶權(quán)限，確保檔案信息安全。（三）數(shù)據(jù)維護及備份1.定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行維護，確保數(shù)