PAGE工信廳檔案管理制度一、總則（一）目的為加強工信廳檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，充分發(fā)揮檔案在工信廳各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于工信廳機關各處室、直屬事業(yè)單位及下屬企業(yè)在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則工信廳檔案實行集中統(tǒng)一管理，由辦公廳檔案管理部門負責全廳檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實完整原則檔案管理應確保檔案內容的真實性和完整性，如實反映工信廳各項工作的歷史過程和實際情況，防止檔案的散失、損壞和篡改。3.便于利用原則檔案管理應便于檔案的查閱和利用，根據檔案的內容和性質，進行科學分類和編號，建立健全檔案檢索工具，提高檔案利用效率。4.安全保密原則檔案管理應嚴格遵守國家有關安全保密的法律法規(guī)，確保檔案的安全，防止檔案信息的泄露。對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應采取嚴格的保密措施。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門辦公廳設立檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負責全廳檔案管理工作的組織、協(xié)調和實施。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善工信廳檔案管理制度，并組織實施。2.負責全廳檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。3.指導和監(jiān)督各處室、直屬事業(yè)單位及下屬企業(yè)的檔案管理工作，定期組織檔案業(yè)務培訓和檢查，提高檔案管理水平。4.負責檔案信息化建設，建立和完善檔案管理信息系統(tǒng)，實現檔案的數字化管理和網上查詢利用。5.參與檔案的編研工作，編寫檔案參考資料，為工信廳各項工作提供歷史依據和決策支持。6.負責檔案庫房的管理，做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案安全。（三）各處室、直屬事業(yè)單位及下屬企業(yè)職責1.負責本部門在工作中形成的各類檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，做好檔案的分類、編號、裝訂等基礎工作，便于檔案的管理和利用。3.建立健全本部門檔案管理制度，明確檔案管理人員職責，加強對檔案管理工作的日常監(jiān)督和檢查。4.積極配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用和鑒定等工作，及時提供所需檔案資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關下發(fā)的與工信廳工作相關的文件、指示、通知等。2.工信廳機關各處室、直屬事業(yè)單位及下屬企業(yè)在工作中形成的各類文件、報告、紀要、計劃、總結、統(tǒng)計報表等。3.工信廳召開的各類會議的文件、材料、記錄等。4.工信廳組織的各類活動的文件、照片、錄像等資料。（二）收集要求1.各處室、直屬事業(yè)單位及下屬企業(yè)應及時將本部門在工作中形成的檔案資料收集齊全，整理規(guī)范，定期移交檔案管理部門。2.檔案管理人員應定期對全廳檔案進行清查，發(fā)現檔案缺失或損壞的，應及時查明原因，采取措施進行補充或修復。3.對重要檔案資料，應進行備份保存，防止因自然災害、人為破壞等原因造成檔案丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.歸檔文件應齊全完整，已破損的文件應予修整，字跡模糊或易褪變的文件應予復制。3.整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。（四）整理方法1.分類按照檔案的內容和性質，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務工作類、人事管理類、財務管理類、基本建設類、設備儀器類等類別。2.編號對每一類檔案進行編號，編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，便于檔案的管理和查詢。3.裝訂將歸檔文件按順序排列，采用左側裝訂的方式進行裝訂，確保文件整齊、牢固。4.編目編制歸檔文件目錄，目錄應包括檔號、文號、責任者、題名、日期、頁數、備注等項目，以便于檔案的查閱和利用。四、檔案的保管（一）檔案庫房建設1.檔案庫房應選擇在干燥、通風、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等條件較好的地方，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等，滿足檔案保管的需要。（二）檔案存放1.檔案應按照分類編號順序存放在檔案密集架上，排列整齊，便于查找。2.對不同載體的檔案，應分別存放，如紙質檔案、電子檔案、照片檔案、錄像檔案等。3.對重要檔案和珍貴檔案，應采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密保管等。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括：本機關制定的法規(guī)政策性文件；本機關召開的重要會議、舉辦的重大活動等形成的主要文件材料；本機關職能活動中形成的重要業(yè)務文件材料；本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示，重要的報告、總結、綜合統(tǒng)計報表等；本機關機構演變、人事任免等文件材料；本機關房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產登記等憑證性文件材料；上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的重要文件材料；同級機關、下級機關關于重要業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。3.長期保管的檔案主要包括：本機關職能活動中形成的一般性業(yè)務文件材料；本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；本機關人事管理工作形成的一般性文件材料；本機關一般性事務管理文件材料；本機關關于一般性問題的請示與上級機關的批復、批示，一般性的報告、總結、綜合統(tǒng)計報表等；上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的一般性文件材料；同級機關、下級機關關于一般性業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。4.短期保管的檔案主要包括：本機關職能活動中形成的臨時性文件材料；本機關召開會議、舉辦活動等形成的臨時性文件材料；本機關人事管理工作形成的臨時性文件材料；本機關一般性事務管理臨時性文件材料；本機關關于臨時性問題的請示與上級機關的批復、批示，臨時性的報告、總結、綜合統(tǒng)計報表等；上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的臨時性文件材料；同級機關、下級機關關于臨時性業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。（四）檔案保管期限的鑒定1.檔案管理部門應定期對檔案保管期限進行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應組成鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務人員和檔案管理人員參加。3.鑒定小組應根據檔案的內容、價值和保管期限的規(guī)定，對檔案進行逐一審查，提出鑒定意見。4.對已到保管期限但仍有保存價值的檔案，應延長保管期限；對確無保存價值的檔案，應登記造冊，經主管領導批準后予以銷毀。（五）檔案的銷毀1.檔案銷毀應嚴格按照國家有關規(guī)定執(zhí)行，確保檔案銷毀工作的安全、規(guī)范。2.檔案銷毀前，應編制檔案銷毀清冊，并報主管領導批準。3.檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則檔案利用應嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和本制度的規(guī)定，確保檔案利用工作的合法性和規(guī)范性。2.服務為本原則檔案利用應堅持服務為本的宗旨，積極主動地為工信廳各項工作提供檔案信息服務，滿足利用者的需求。3.安全保密原則檔案利用應嚴格遵守安全保密規(guī)定，確保檔案信息的安全，防止檔案信息的泄露。（二）利用范圍1.本廳工作人員因工作需要查閱檔案的。2.上級機關、同級機關及有關單位因工作需要查閱檔案的。3.司法機關、紀檢監(jiān)察機關等因辦案需要查閱檔案的。4.其他因特殊情況需要查閱檔案的。（三）利用程序1.本廳工作人員查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.上級機關、同級機關及有關單位查閱檔案，應出具單位介紹信，注明查閱目的、內容和范圍，經檔案管理部門負責人批準后，辦理查閱手續(xù)。3.司法機關、紀檢監(jiān)察機關等查閱檔案，應出具相關法律文書，經檔案管理部門負責人批準后，辦理查閱手續(xù)。4.需要復印、摘錄檔案資料的，應經檔案管理部門負責人批準，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進行。5.查閱檔案應在檔案管理部門指定的地點進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案庫房。6.查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換、拆散檔案。（四）利用登記與統(tǒng)計1.檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案利用情況進行詳細登記，包括利用者姓名、單位、查閱時間、查閱內容、查閱目的等。2.檔案管理部門應定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，掌握檔案利用動態(tài)，為檔案管理工作提供參考依據。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實現檔案的數字化管理和網上查詢利用。2.提高檔案管理工作的效率和質量，降低檔案管理成本。3.加強檔案信息資源的開發(fā)利用，為工信廳各項工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務。（二）信息化建設內容1.檔案數字化對紙質檔案進行數字化掃描，建立電子檔案數據庫，實現檔案的數字化存儲。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，實現檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等業(yè)務流程的信息化管理。3.檔案信息資源開發(fā)利用建立檔案信息資源共享平臺，為工信廳內部各部門及社會公眾提供檔案信息查詢服務，同時開展檔案信息的編研工作，開發(fā)檔案信息產品，為工信廳各項工作提供決策支持。（三）信息化管理要求1.檔案管理信息系統(tǒng)應具備安全性、穩(wěn)定性、可靠性和易用性等特點，確保檔案信息的安全和正常運行。2.檔案管理人員應熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，嚴格按照系統(tǒng)操作流程進行檔案管理工作。3.加強對檔案數字化工作的質量控制，確保數字化檔案的準確性和完整性。4.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行維護和升級，及時解決系統(tǒng)運行中出現的問題，保證系統(tǒng)的正常運行。七、檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機構工信廳設立檔案管理監(jiān)督檢查小組，由辦公廳分管領導擔任組長，檔案管理部門負責人及相關業(yè)務人員為成員，負責對全廳檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作情況。3.檔案管理信息化建設情況。4.檔案管理人員的業(yè)務水平和工作責任心。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查檔案管理監(jiān)督檢查小組每年定期對全廳檔案管理工作進行檢查，檢查結果以書面形式通報全廳。2.不定期抽查檔案管理監(jiān)督檢查小組不定期對各處室、直屬事業(yè)單位及下屬企業(yè)的檔案管理工作進行抽查，發(fā)現問題及時督促整改。3.專項檢查根據工作需要，檔案管理監(jiān)督檢查小組對檔案管理