PAGE檔案三合一制度改變一、總則（一）目的為適應公司/組織發(fā)展的新需求，加強檔案管理的規(guī)范化、科學化和系統(tǒng)化，確保檔案的完整性、準確性和安全性，特制定本檔案三合一制度改變方案。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案形成、整理、保管、利用等過程中的相關活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴格遵循國家有關檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.統(tǒng)一管理原則實行集中統(tǒng)一管理檔案，明確各部門職責，避免檔案分散、混亂。3.全程管理原則對檔案從形成到銷毀的全過程進行有效管理，確保各環(huán)節(jié)緊密銜接。4.便于利用原則優(yōu)化檔案整理和分類，提高檔案檢索效率，方便公司/組織內(nèi)部及外部相關人員利用檔案。二、檔案三合一制度改變的背景隨著信息技術的飛速發(fā)展和公司/組織業(yè)務的不斷拓展，原有的檔案三合一制度已難以滿足當前工作的需要。一方面，檔案數(shù)量急劇增加，傳統(tǒng)的整理和管理方式效率低下；另一方面，信息共享需求日益增長，對檔案的利用便捷性提出了更高要求。同時，國家檔案管理法律法規(guī)的不斷完善，也促使我們對檔案三合一制度進行相應調(diào)整，以確保公司/組織檔案管理工作符合最新要求。三、檔案三合一制度改變的主要內(nèi)容（一）檔案分類調(diào)整1.打破原有的按年度、機構(gòu)等單一維度分類方式，采用多維分類法。例如，在保持年度分類的基礎上，結(jié)合業(yè)務類型、項目等進行細分。按業(yè)務類型分為行政管理類、財務類、人力資源類、市場營銷類、技術研發(fā)類等。對于重點項目檔案，單獨設立項目檔案類別，按照項目階段進行進一步細分。2.建立電子檔案與紙質(zhì)檔案相對應的分類體系，確保兩者分類一致，便于查找和關聯(lián)。（二）整理流程優(yōu)化1.簡化檔案整理環(huán)節(jié)，減少不必要的重復勞動。例如，對于一些格式規(guī)范、內(nèi)容單一的文件，可采用批量整理方式。2.引入數(shù)字化工具輔助整理，利用OCR技術對紙質(zhì)檔案進行文字識別，自動提取關鍵信息，提高整理效率和準確性。3.在檔案整理過程中，加強對文件內(nèi)容的審核，確保檔案信息的真實性和完整性。對于重要文件，實行雙人審核制度。（三）保管方式改進1.加大電子檔案存儲設施的投入，采用先進的存儲設備和存儲技術，如磁盤陣列、磁帶庫等，確保電子檔案的安全存儲。2.建立異地備份機制，定期將重要檔案數(shù)據(jù)備份至異地存儲中心，防止因自然災害、設備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.對紙質(zhì)檔案的保管環(huán)境進行升級，配備溫濕度控制設備、防火防盜設備等，確保紙質(zhì)檔案保存條件符合標準要求。（四）利用服務提升1.搭建檔案信息共享平臺，實現(xiàn)檔案在線查詢、借閱、下載等功能。員工可通過內(nèi)部網(wǎng)絡或移動終端隨時隨地訪問檔案信息。2.建立檔案利用跟蹤機制，對檔案的利用情況進行記錄和分析，及時了解員工需求，優(yōu)化檔案服務。3.加強檔案編研工作，根據(jù)公司/組織發(fā)展需要，編寫專題檔案資料，為領導決策、業(yè)務開展提供參考依據(jù)。四、檔案管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善檔案管理制度，組織實施檔案三合一制度改變方案。2.統(tǒng)籌規(guī)劃檔案管理工作，包括檔案分類、整理、保管和利用等環(huán)節(jié)的指導和監(jiān)督。3.負責檔案庫房的日常管理，確保檔案存儲環(huán)境安全、整潔。4.組織開展檔案信息化建設，推進電子檔案管理系統(tǒng)的應用和維護。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步審核工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門檔案移交至檔案庫房，并配合做好檔案的查詢、借閱等利用工作。3.明確專人負責檔案管理工作，確保檔案管理工作的連續(xù)性和規(guī)范性。（三）員工職責1.嚴格遵守檔案管理制度，在工作中及時形成、整理和移交個人工作中產(chǎn)生的檔案資料。2.積極配合檔案管理部門的工作，按照規(guī)定程序進行檔案查詢、借閱等操作。3.愛護檔案，不得擅自涂改、銷毀檔案資料。五、檔案收集與整理（一）檔案收集1.明確檔案收集范圍，包括但不限于各類文件、合同、報表、會議記錄、技術資料等。各部門應根據(jù)工作實際情況，制定本部門檔案收集清單，并及時更新。2.建立檔案收集定期提醒制度，檔案管理部門定期向各部門發(fā)送檔案收集通知，提醒各部門按時收集和移交檔案。3.加強對特殊載體檔案的收集，如照片、錄音、錄像、電子文件等。對于重要活動、項目等形成的特殊載體檔案，應及時進行收集和整理，并采取相應的保護措施。（二）檔案整理1.檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照檔案分類方案，對收集到的檔案進行分類整理。同一類檔案應按照時間順序或重要程度進行排列。3.編制檔案目錄，包括紙質(zhì)檔案目錄和電子檔案目錄。檔案目錄應詳細記錄檔案的題名、日期、保管期限、檔號等信息，確保目錄與檔案內(nèi)容準確對應。六、檔案保管（一）檔案庫房管理1.檔案庫房應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等條件，確保檔案存儲安全。2.合理規(guī)劃檔案庫房布局，設置不同類型檔案的存放區(qū)域，并配備相應的標識牌。3.定期對檔案庫房進行檢查和維護，確保庫房設施設備正常運行。發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。（二）檔案存儲設備管理1.對電子檔案存儲設備進行定期維護和檢查，包括磁盤陣列、磁帶庫、服務器等。及時清理存儲設備中的垃圾文件，確保存儲空間充足。2.建立存儲設備使用記錄和維護日志，詳細記錄設備的使用情況、維護時間、維護內(nèi)容等信息。3.定期對存儲設備中的檔案數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的物理位置，并進行異地存儲。（三）檔案保管期限確定1.根據(jù)國家有關規(guī)定和公司/組織實際情況，明確各類檔案的保管期限。保管期限分為永久、定期（如30年、10年等）。2.對于保管期限屆滿的檔案，應按照規(guī)定程序進行鑒定和銷毀。鑒定工作應由檔案管理部門牽頭，組織相關部門人員共同進行。七、檔案利用（一）檔案查詢與借閱1.員工因工作需要查詢或借閱檔案的，應填寫檔案查詢/借閱申請表，注明查詢或借閱的檔案名稱、用途、期限等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責人審批后，提交至檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，審核通過后辦理查詢或借閱手續(xù)。3.檔案查詢應在檔案管理部門指定的場所進行，不得擅自將檔案帶出。檔案借閱期限一般不得超過規(guī)定時間，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。（二）檔案復制與摘錄1.因工作需要復制或摘錄檔案的，應按照檔案查詢/借閱的程序辦理申請手續(xù)。2.檔案復制應使用檔案管理部門統(tǒng)一提供的設備和紙張，確保復制件與原件內(nèi)容一致。復制件應加蓋檔案管理部門印章，并注明復制日期。3.在摘錄檔案時，應保持檔案內(nèi)容的完整性和準確性，不得擅自篡改或斷章取義。摘錄內(nèi)容應經(jīng)檔案管理部門審核后加蓋印章。（三）檔案利用監(jiān)督與統(tǒng)計1.檔案管理部門應加強對檔案利用情況的監(jiān)督，定期檢查檔案的歸還情況，確保檔案按時歸還且無損壞、丟失等情況。2.建立檔案利用統(tǒng)計制度，對檔案查詢、借閱、復制、摘錄等利用情況進行詳細記錄和統(tǒng)計分析。統(tǒng)計數(shù)據(jù)應定期上報公司/組織領導，為檔案管理決策提供依據(jù)。八、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.定期對保管期限屆滿的檔案進行鑒定，鑒定工作應由檔案管理部門牽頭，組織相關部門人員組成鑒定小組進行。2.鑒定小組應根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行全面評估，確定檔案的存毀。3.對仍有保存價值但保管期限已滿的檔案，可延長保管期限；對確無保存價值的檔案，應編制檔案銷毀清單。（二）檔案銷毀1.檔案銷毀清單經(jīng)公司/組織領導審批后，由檔案管理部門組織實施銷毀工作。銷毀工作應在指定的場所進行，確保檔案銷毀徹底。2.檔案銷毀過程中，應安排專人負責監(jiān)督，并對銷毀情況進行記錄。記錄內(nèi)容包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等信息。3.銷毀完畢后，監(jiān)督人員和檔案管理部門負責人應在檔案銷毀清單上簽字確認，并將銷毀清單歸檔保存。九、檔案信息化建設（一）電子檔案管理系統(tǒng)建設1.選用符合公司/組織需求的電子檔案管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)具備檔案收集、整理、存儲、檢索、利用等功能。2.對電子檔案管理系統(tǒng)進行定制化開發(fā)，滿足公司/組織特殊的檔案管理需求，如與現(xiàn)有業(yè)務系統(tǒng)的集成、個性化的權(quán)限設置等。3.加強電子檔案管理系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)加密、備份恢復等功能，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。（二）電子檔案數(shù)據(jù)錄入與維護1.按照檔案整理要求，將紙質(zhì)檔案中的內(nèi)容準確錄入電子檔案管理系統(tǒng)，建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的對應關系。2.定期對電子檔案數(shù)據(jù)進行維護，包括數(shù)據(jù)更新、錯誤修正、格式轉(zhuǎn)換等。確保電子檔案數(shù)據(jù)的準確性和完整性。3.加強對電子檔案元數(shù)據(jù)的管理，元數(shù)據(jù)應詳細記錄電子檔案的形成背景、來源、格式、版本等信息，為電子檔案的長期保存和利用提供支持。十、培訓與宣傳（一）培訓計劃1.制定檔案三合一制度培訓計劃，定期組織公司/組織內(nèi)部員工參加檔案管理培訓。培訓內(nèi)容包括檔案管理制度、檔案整理方法、檔案利用流程等。2.根據(jù)不同崗位需求，設置針對性的培訓課程。例如，對檔案管理人員重點培訓檔案信息化管理、檔案鑒定銷毀等內(nèi)容；對普通員工重點培訓檔案收集整理要求、檔案查詢借閱流程等內(nèi)容。3.培訓方式可采用集中授課培訓、現(xiàn)場操作培訓、線上學習等多種形式，提高培訓效果。（二）宣傳工作1.利用公司/組織內(nèi)部宣傳欄、網(wǎng)站、微信公眾號等渠道，宣傳檔案三合一制