PAGE人員檔案歸類制度表模板一、總則（一）目的為了規(guī)范公司人員檔案的管理，確保人員檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于公司對人員信息進(jìn)行有效管理和利用，特制定本人員檔案歸類制度表。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括正式員工、試用期員工、兼職員工等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：人員檔案中的所有信息必須真實(shí)可靠，如實(shí)反映員工的基本情況、工作經(jīng)歷、業(yè)績表現(xiàn)等。2.完整性原則：確保員工檔案涵蓋員工從入職到離職全過程的各類信息，不得遺漏重要資料。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)員工檔案信息的安全，未經(jīng)員工本人同意，不得向任何第三方泄露檔案內(nèi)容。4.動態(tài)管理原則：隨著員工工作情況的變化，及時更新檔案信息，保持檔案的時效性。二、人員檔案的分類（一）個人基本信息類1.身份證復(fù)印件：員工有效身份證件的復(fù)印件，確保清晰可辨。2.學(xué)歷證書復(fù)印件：包括最高學(xué)歷及相關(guān)專業(yè)證書，如畢業(yè)證、學(xué)位證等。3.學(xué)位認(rèn)證報告：對于海外學(xué)歷，需提供相應(yīng)的學(xué)位認(rèn)證報告。4.入職登記表：記錄員工入職時填寫的基本信息，如姓名、性別、出生日期、聯(lián)系方式、家庭住址、入職時間、崗位等。5.勞動合同：與公司簽訂的勞動合同文本，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。6.就業(yè)失業(yè)登記證：符合條件的員工需提供此證，以便公司進(jìn)行相關(guān)勞動就業(yè)管理。7.一寸免冠照片：近期免冠一寸照片，用于檔案標(biāo)識及相關(guān)證件制作。（二）工作經(jīng)歷類1.離職證明：員工前雇主出具的離職證明，注明離職時間、工作崗位等信息。2.工作履歷表：詳細(xì)記錄員工的工作經(jīng)歷，包括歷任公司名稱、職位、工作時間、工作職責(zé)及業(yè)績等。每份工作經(jīng)歷需提供對應(yīng)的證明材料，如工作證復(fù)印件、工資單、業(yè)績報告等。3.培訓(xùn)經(jīng)歷：參加過的各類內(nèi)外部培訓(xùn)記錄，包括培訓(xùn)名稱、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)、培訓(xùn)證書等。（三）薪資福利類1.薪資調(diào)整記錄：記錄員工薪資調(diào)整的時間、原因、調(diào)整幅度等信息，附相關(guān)審批文件。2.獎金發(fā)放記錄：包括月度、季度、年度獎金的發(fā)放情況，如獎金金額、發(fā)放時間、發(fā)放依據(jù)等，附獎金計算表及審批文件。3.社保繳納記錄：每月社保繳納明細(xì)，包括社保種類、繳費(fèi)基數(shù)、繳費(fèi)金額等，可從社保系統(tǒng)導(dǎo)出打印。4.公積金繳納記錄：公積金繳納明細(xì)，包括繳費(fèi)基數(shù)、繳費(fèi)金額、繳納時間等，可從公積金管理系統(tǒng)導(dǎo)出打印。5.福利申請及發(fā)放記錄：員工享受的各類福利申請及發(fā)放情況，如節(jié)日福利、生日福利、年假、病假等，附相關(guān)申請審批文件及發(fā)放憑證。（四）績效考核類1.績效考核方案：公司制定的績效考核制度文件，明確考核周期、考核指標(biāo)、考核方法等內(nèi)容。2.績效評估表：員工各考核周期的績效評估表，記錄考核得分、考核等級、上級評語及改進(jìn)建議等。3.績效面談記錄：考核結(jié)束后，與員工進(jìn)行績效面談的記錄，包括面談時間、面談人、面談內(nèi)容等，體現(xiàn)溝通與反饋情況。（五）培訓(xùn)發(fā)展類1.培訓(xùn)需求分析報告：員工培訓(xùn)需求調(diào)查及分析結(jié)果，明確培訓(xùn)需求方向及重點(diǎn)。2.培訓(xùn)計劃：根據(jù)培訓(xùn)需求制定的年度或階段性培訓(xùn)計劃，包括培訓(xùn)課程名稱、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)地點(diǎn)、培訓(xùn)講師等信息。3.培訓(xùn)簽到表：每次培訓(xùn)的簽到記錄，確保培訓(xùn)參與情況清晰可查。4.培訓(xùn)效果評估報告：對培訓(xùn)效果進(jìn)行評估的報告，包括學(xué)員反饋、考試成績、實(shí)際工作應(yīng)用情況等，用于評估培訓(xùn)的有效性。5.職業(yè)發(fā)展規(guī)劃：員工個人制定的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)審核確認(rèn)后存檔，記錄員工的職業(yè)目標(biāo)及發(fā)展路徑。（六）獎懲情況類1.獎勵記錄：公司給予員工的各類獎勵，如優(yōu)秀員工獎、創(chuàng)新獎、團(tuán)隊協(xié)作獎等，附獎勵文件及表彰會議記錄。2.懲罰記錄：員工受到的紀(jì)律處分或警告等懲罰情況，附處罰決定文件及相關(guān)說明。（七）證書證件類1.專業(yè)資格證書：員工取得的與工作相關(guān)的專業(yè)資格證書，如職業(yè)資格證書、行業(yè)認(rèn)證證書等。2.技能證書：各類技能培訓(xùn)證書，如計算機(jī)技能證書、語言能力證書等。3.榮譽(yù)證書：獲得的其他榮譽(yù)證書，如行業(yè)協(xié)會頒發(fā)的榮譽(yù)稱號等。（八）其他類1.體檢報告：員工入職時及定期進(jìn)行的體檢報告，確保員工身體健康狀況符合工作要求。2.個人述職報告：員工定期撰寫的個人述職報告，總結(jié)工作業(yè)績、存在問題及改進(jìn)措施等，用于自我評估和上級了解員工工作情況。3.其他重要文件：員工提交的其他對公司管理或個人發(fā)展有重要意義的文件，如項目成果報告、合理化建議等。三、人員檔案的建立與收集（一）入職檔案建立1.新員工入職時，人力資源部門負(fù)責(zé)向其發(fā)放《入職登記表》等相關(guān)表格，指導(dǎo)員工如實(shí)填寫個人基本信息。2.員工需在規(guī)定時間內(nèi)提交身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書復(fù)印件、一寸免冠照片等個人基本信息資料。人力資源部門對提交的資料進(jìn)行審核，確保信息真實(shí)、完整、清晰。3.對于需要進(jìn)行背景調(diào)查的崗位，人力資源部門按照公司規(guī)定開展背景調(diào)查工作，核實(shí)員工提供的工作經(jīng)歷、學(xué)歷等信息的真實(shí)性。背景調(diào)查結(jié)果作為檔案的重要補(bǔ)充資料存檔。4.新員工入職后，人力資源部門及時與其簽訂勞動合同，并將勞動合同原件存入檔案。同時，辦理員工的社保、公積金參保手續(xù)，將相關(guān)參保信息記錄在檔案中。（二）檔案資料收集1.定期收集人力資源部門每月定期收集員工的薪資調(diào)整記錄、獎金發(fā)放記錄、社保及公積金繳納記錄等薪資福利類資料。每季度收集員工的績效評估表、績效面談記錄等績效考核類資料。每年收集員工的培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)效果評估報告等培訓(xùn)發(fā)展類資料。2.不定期收集員工取得新的專業(yè)資格證書、技能證書、榮譽(yù)證書等證書證件類資料后，應(yīng)及時提交給人力資源部門存檔。員工受到獎勵或懲罰時，相關(guān)部門應(yīng)及時將獎勵文件、處罰決定等獎懲情況類資料提交至人力資源部門，歸入員工檔案。3.主動收集人力資源部門定期與各部門溝通，主動了解員工的工作情況變化，如崗位調(diào)動、工作業(yè)績突出等，及時收集相關(guān)資料補(bǔ)充到員工檔案中。鼓勵員工主動向人力資源部門提交個人述職報告、項目成果報告等其他類資料，豐富個人檔案內(nèi)容。四、人員檔案的整理與歸檔（一）資料整理1.人力資源部門收到員工提交的各類檔案資料后，首先對資料進(jìn)行初步整理。檢查資料是否齊全、完整，復(fù)印件是否清晰可辨，簽字蓋章等手續(xù)是否完備。2.對于不符合要求的資料，及時通知員工補(bǔ)充或更正。如員工提供的學(xué)歷證書復(fù)印件模糊不清，要求其重新提供清晰的復(fù)印件。3.將整理好的資料按照人員檔案分類進(jìn)行分類排序。例如，將個人基本信息類資料放在一起，工作經(jīng)歷類資料按照時間順序依次排列等。（二）檔案歸檔1.按照員工姓名或工號等唯一標(biāo)識，為每位員工建立獨(dú)立的檔案文件夾。將分類整理好的資料依次放入相應(yīng)的檔案文件夾中。2.在檔案文件夾內(nèi)，為每類資料制作詳細(xì)的目錄清單，注明資料名稱、日期、頁碼等信息，方便查找和核對。3.建立電子檔案系統(tǒng)，將員工檔案資料進(jìn)行電子化存儲。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照相同的分類方式進(jìn)行存儲管理。同時，對電子檔案進(jìn)行加密處理，確保信息安全。4.定期對紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行核對，確保兩者內(nèi)容一致。如發(fā)現(xiàn)不一致情況，及時查找原因并進(jìn)行更正。五、人員檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.人力資源部門：人力資源部門工作人員因工作需要可查閱員工檔案。查閱時應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。2.員工所在部門負(fù)責(zé)人：員工所在部門負(fù)責(zé)人在必要時可查閱本部門員工檔案，但需經(jīng)過人力資源部門負(fù)責(zé)人審批。查閱后應(yīng)及時歸還檔案，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。3.公司高層管理人員：公司高層管理人員因決策等工作需要查閱員工檔案時，需經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人審核，報公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。查閱后同樣需在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.原則上不允許外借人員檔案。如有特殊情況需要借閱，必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程。2.借閱申請：借閱人需填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限、歸還時間等信息。3.審批流程：借閱申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報人力資源部門負(fù)責(zé)人審核，最后由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.借閱期限：借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.歸還要求：借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，歸還時需確保檔案完好無損。人力資源部門對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，追究借閱人的責(zé)任。（三）查閱與借閱記錄管理1.建立《檔案查閱登記表》和《檔案借閱申請表》臺賬，詳細(xì)記錄每次查閱和借閱的情況，包括查閱人/借閱人、查閱/借閱時間、查閱/借閱內(nèi)容、審批情況、歸還時間等信息。2.定期對查閱和借閱記錄進(jìn)行整理和歸檔，以便日后查詢和統(tǒng)計分析。六、人員檔案的保密與安全（一）保密措施1.人力資源部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)人員檔案的管理，確保檔案管理人員具備良好的保密意識和職業(yè)道德。2.檔案管理人員在工作期間應(yīng)妥善保管檔案，不得將檔案隨意放置或帶出辦公區(qū)域。非工作時間，檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，并鎖好柜門。3.嚴(yán)格限制檔案管理人員對檔案內(nèi)容的訪問權(quán)限，只允許其在工作需要時查閱相關(guān)檔案信息，不得私自泄露檔案內(nèi)容。4.對涉及員工隱私的信息，如薪資待遇、健康狀況等，應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)員工同意，不得向任何第三方透露。（二）安全保障1.檔案存放地點(diǎn)應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。檔案柜應(yīng)定期檢查維護(hù)，確保其安全性。2.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)存儲在安全的存儲介質(zhì)上，并分別存放在不同的地點(diǎn)。同時，安裝防病毒軟件和防火墻，防止電子檔案數(shù)據(jù)受到病毒攻擊或網(wǎng)絡(luò)入侵。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、失竊等意外情況，應(yīng)能夠迅速采取措施保護(hù)檔案安全，并及時進(jìn)行補(bǔ)救和恢復(fù)工作。七、人員檔案的更新與維護(hù)（一）信息更新1.員工個人基本信息發(fā)生變更時，如姓名、性別、聯(lián)系方式、家庭住址等，應(yīng)及時填寫《員工信息變更申請表》，提交給人力資源部門。2.人力資源部門對變更申請進(jìn)行審核，核實(shí)變更信息的真實(shí)性。審核通過后，及時更新員工檔案中的相關(guān)信息，并在電子檔案系統(tǒng)中同步更新。3.員工工作經(jīng)歷發(fā)生變化時，應(yīng)在離職或入職新單位后[X]個工作日內(nèi)，向人力資源部門提交新的離職證明或工作履歷表等相關(guān)資料，人力資源部門及時更新檔案內(nèi)容。（二）檔案維護(hù)1.定期對人員檔案進(jìn)行檢查和清理，查看檔案資料是否齊全、完整，有無損壞或丟失情況。對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時進(jìn)行處理。2.每[X]年對檔案進(jìn)行一次全面的整理和歸檔，對檔案資料進(jìn)行重新分類、排序和裝訂，確保檔案的規(guī)范性和可讀性。3.根據(jù)公司發(fā)展和管理需要，適時調(diào)整人員檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)和歸檔要求，確保檔案管理工作與公司實(shí)際情況相適