PAGE工程文件檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程文件檔案管理，確保工程文件檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程項(xiàng)目從項(xiàng)目立項(xiàng)至竣工驗(yàn)收全過程中形成的各類文件檔案的管理。（三）定義1.工程文件：指在工程建設(shè)過程中形成的各種形式的信息記錄，包括紙質(zhì)文件、電子文件等。2.工程檔案：指經(jīng)過整理、歸檔后具有保存價(jià)值的工程文件。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則。公司設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理工程文件檔案；各工程項(xiàng)目部負(fù)責(zé)本項(xiàng)目文件檔案的收集、整理和初步歸檔工作。2.完整性原則。確保工程建設(shè)過程中產(chǎn)生的各類文件檔案齊全、完整，不遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性原則。文件檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確反映工程實(shí)際情況，數(shù)據(jù)可靠，表述清晰。4.系統(tǒng)性原則。對(duì)工程文件檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)和整理，使其具有內(nèi)在邏輯性和系統(tǒng)性，便于查找和利用。5.及時(shí)性原則。文件檔案應(yīng)隨工程進(jìn)度同步形成、收集和整理，確保歸檔及時(shí)，避免積壓和丟失。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善工程文件檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各工程項(xiàng)目部文件檔案管理工作。3.負(fù)責(zé)接收、審核和歸檔各工程項(xiàng)目部移交的工程文件檔案，進(jìn)行分類、編號(hào)、存儲(chǔ)和保管。4.建立工程文件檔案檢索系統(tǒng)，提供檔案查詢、借閱等服務(wù)，確保檔案的有效利用。5.定期對(duì)工程文件檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。（二）工程項(xiàng)目部職責(zé)1.明確本項(xiàng)目文件檔案管理責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織和協(xié)調(diào)項(xiàng)目文件檔案的收集、整理、歸檔和保管工作。2.按照檔案管理部門的要求，制定本項(xiàng)目文件檔案管理實(shí)施細(xì)則，確保項(xiàng)目文件檔案管理工作的規(guī)范化。3.負(fù)責(zé)收集、整理本項(xiàng)目在工程建設(shè)過程中形成的各類文件檔案，包括工程前期文件、施工過程文件、竣工驗(yàn)收文件等，并及時(shí)移交公司檔案管理部門。4.對(duì)本項(xiàng)目文件檔案進(jìn)行分類整理，編制文件目錄，確保文件檔案的完整性和系統(tǒng)性。5.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)負(fù)責(zé)本部門在工程建設(shè)過程中形成的文件材料的收集、整理和保管，并按照規(guī)定及時(shí)移交工程項(xiàng)目部或檔案管理部門。2.在工程建設(shè)過程中，涉及多個(gè)部門的文件材料，由牽頭部門負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門共同收集、整理和歸檔。三、文件檔案的形成與收集（一）工程前期文件1.項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等文件，由項(xiàng)目前期部門負(fù)責(zé)收集和整理。2.建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證等證件文件，由項(xiàng)目建設(shè)部門負(fù)責(zé)辦理并收集歸檔。3.工程勘察、設(shè)計(jì)文件，包括勘察報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)變更等，由勘察設(shè)計(jì)單位提供，并由項(xiàng)目建設(shè)部門負(fù)責(zé)審核和收集。（二）施工過程文件1.施工單位應(yīng)按照工程建設(shè)進(jìn)度，及時(shí)形成施工過程中的各類文件，包括施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、施工日志、工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄等。2.監(jiān)理單位應(yīng)形成監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等文件。3.建設(shè)單位應(yīng)形成工程建設(shè)管理文件，如工程協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)要、工程進(jìn)度報(bào)告、工程變更通知等。（三）竣工驗(yàn)收文件1.工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程質(zhì)量保修書等文件，由建設(shè)單位組織相關(guān)部門編制和簽署。2.工程竣工圖，由施工單位負(fù)責(zé)繪制，并經(jīng)建設(shè)單位、監(jiān)理單位審核確認(rèn)后歸檔。竣工圖應(yīng)與工程實(shí)際情況相符，準(zhǔn)確反映工程的實(shí)際面貌。（四）收集要求1.各部門和單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件檔案的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、有效，簽字蓋章齊全，符合檔案管理要求。3.對(duì)于重要文件和關(guān)鍵資料，應(yīng)進(jìn)行備份保存，防止丟失或損壞。四、文件檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.按照工程建設(shè)階段和文件類別進(jìn)行分類整理，便于查找和利用。3.同一類文件應(yīng)按照時(shí)間順序排列，確保文件的系統(tǒng)性和邏輯性。（二）分類方法1.工程前期文件按照項(xiàng)目立項(xiàng)、規(guī)劃許可、勘察設(shè)計(jì)等類別進(jìn)行分類。2.施工過程文件按照施工組織管理、施工技術(shù)、工程質(zhì)量、安全管理等類別進(jìn)行分類。3.竣工驗(yàn)收文件按照竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工圖、工程質(zhì)量保修書等類別進(jìn)行分類。（三）編號(hào)規(guī)則1.工程文件檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和管理。2.編號(hào)由工程名稱代碼、文件類別代碼、年份代碼、順序號(hào)等部分組成。例如：[工程名稱代碼][文件類別代碼][年份代碼][順序號(hào)]。3.工程名稱代碼采用工程名稱的首字母縮寫，文件類別代碼根據(jù)文件的分類進(jìn)行設(shè)定，年份代碼采用四位數(shù)字表示文件形成年份，順序號(hào)按照文件形成的先后順序依次編排。（四）歸檔要求1.工程項(xiàng)目部應(yīng)在工程建設(shè)過程中定期對(duì)文件檔案進(jìn)行整理，形成初步歸檔資料，并在工程竣工驗(yàn)收后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將完整的工程文件檔案移交公司檔案管理部門。2.移交的文件檔案應(yīng)編制詳細(xì)的移交清單，注明文件名稱、編號(hào)、份數(shù)、移交日期等信息，并由雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門應(yīng)對(duì)移交的文件檔案進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)通知工程項(xiàng)目部進(jìn)行整改，直至符合歸檔要求。五、文件檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.工程文件檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的存儲(chǔ)方式。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，按照檔案類別和編號(hào)順序進(jìn)行排列上架，便于查找和管理。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。電子檔案應(yīng)按照檔案管理系統(tǒng)的要求進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄，確保電子檔案的可檢索性和安全性。（二）保管條件1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。3.定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題。（三）檔案保管期限1.工程文件檔案的保管期限根據(jù)其重要性和價(jià)值分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案包括工程立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證永久保管的檔案包括工程立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證、工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程質(zhì)量保修書等重要文件。3.長期保管的檔案包括工程勘察設(shè)計(jì)文件、施工過程中的重要技術(shù)文件、工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案包括一般性的文件材料，保管期限為[X]年。（四）檔案鑒定與銷毀1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門和專業(yè)人員組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要性、利用價(jià)值等因素進(jìn)行綜合評(píng)估，提出鑒定意見。3.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清單，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行銷毀。檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在監(jiān)督下進(jìn)行，確保檔案銷毀徹底、安全。4.檔案銷毀清單應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。六、文件檔案的利用與借閱（一）利用原則1.工程文件檔案的利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保檔案的安全和有效利用。2.凡因工作需要查閱工程文件檔案的單位和個(gè)人，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱流程1.查閱人應(yīng)填寫《工程文件檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.將《工程文件檔案查閱申請(qǐng)表》提交檔案管理部門，檔案管理部門根據(jù)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，確定是否予以查閱。3.經(jīng)審核同意查閱的，檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)在《工程文件檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)，歸還檔案。（三）借閱流程1.因工作需要借閱工程文件檔案的，借閱人應(yīng)填寫《工程文件檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.將《工程文件檔案借閱申請(qǐng)表》提交檔案管理部門，檔案管理部門根據(jù)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，確定是否予以借閱。3.經(jīng)審核同意借閱的，檔案管理部門應(yīng)與借閱人簽訂《工程文件檔案借閱協(xié)議》，明確借閱人的權(quán)利和義務(wù)，包括不得轉(zhuǎn)借、不得擅自復(fù)制、不得在檔案上涂改等。4.借閱人應(yīng)按照《工程文件檔案借閱協(xié)議》的約定按時(shí)歸還檔案。如因特殊原因需要延期歸還的，應(yīng)提前向檔案管理部門申請(qǐng)并辦理延期手續(xù)。5.檔案管理部門應(yīng)對(duì)借閱的檔案進(jìn)行跟蹤管理，及時(shí)提醒借閱人歸還檔案。借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)按照協(xié)議追究借閱人的責(zé)任。七、保密與安全管理（一）保密措施1.工程文件檔案涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要信息，應(yīng)嚴(yán)格保密。2.檔案管理部門應(yīng)制定保密制度，明確保密責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育和培訓(xùn)。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。在檔案查閱、借閱過程中，應(yīng)對(duì)查閱人、借閱人的身份和目的進(jìn)行嚴(yán)格審查，防止檔案信息泄露。4.對(duì)于涉及保密的工程文件檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問權(quán)限等措施，確保檔案信息的安全。（二）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫房、存儲(chǔ)設(shè)備、查閱場(chǎng)所等的安全管理。2.檔案庫房應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，確保24小時(shí)監(jiān)控?zé)o死角。定期對(duì)監(jiān)控設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，保證監(jiān)控設(shè)備正常運(yùn)行。