PAGE環(huán)保護局檔案管理制度一、總則（一）目的為加強環(huán)保護局檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，充分發(fā)揮檔案在環(huán)境保護工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于環(huán)保護局機關各科室、直屬單位及下屬事業(yè)單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則環(huán)保護局設立專門的檔案管理機構或指定專人負責檔案管理工作，對全局各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實完整原則檔案管理應確保檔案內(nèi)容的真實性、準確性和完整性，如實反映環(huán)境保護工作的全過程和各項活動。3.方便利用原則檔案管理應便于檔案的查閱、利用，提高檔案的使用效率，為環(huán)境保護工作提供有力的支持。4.安全保密原則加強檔案的安全保密工作，采取必要的安全防護措施，確保檔案信息不泄露、不丟失、不損壞。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理機構環(huán)保護局設立檔案管理科，作為全局檔案管理的職能部門，負責組織、協(xié)調(diào)和指導全局的檔案管理工作。（二）檔案管理科職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案管理制度并組織實施。2.負責收集、整理、保管全局各類檔案，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.負責檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序對已失去保存價值的檔案進行鑒定和銷毀。5.組織開展檔案信息化建設，推進檔案管理的現(xiàn)代化、數(shù)字化。6.對本局各科室、直屬單位及下屬事業(yè)單位的檔案管理工作進行監(jiān)督、檢查和指導。7.負責檔案管理人員的業(yè)務培訓和考核，提高檔案管理人員的業(yè)務素質和工作能力。8.積極開發(fā)利用檔案信息資源，為環(huán)境保護工作提供決策依據(jù)和參考。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機密。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.做好檔案的保管、保護工作，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案的安全。4.負責檔案的查閱、借閱登記和歸還工作，按照規(guī)定程序辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。5.協(xié)助檔案管理科科長做好檔案的鑒定、銷毀工作，對擬銷毀的檔案進行登記造冊。6.積極參與檔案信息化建設，負責檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護和管理。7.完成檔案管理科交辦的其他工作任務。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關下發(fā)的與環(huán)境保護工作有關的文件、指示、通知、通報等。2.本局形成的各類文件、報告、請示、批復、會議紀要、工作計劃、工作總結、統(tǒng)計報表等。3.本局組織召開的各類會議的文件材料、會議記錄、紀要等。4.本局開展的各項環(huán)境保護業(yè)務活動形成的文件材料，如環(huán)境監(jiān)測報告、環(huán)境執(zhí)法文書、項目審批文件、驗收文件等。5.本局干部職工的人事檔案、工資檔案、考核檔案等。6.本局固定資產(chǎn)檔案、財務檔案等。7.本局與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項目文件等。8.本局獲得的榮譽證書、獎狀、獎杯等實物檔案。9.其他與本局工作有關且具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各科室、直屬單位及下屬事業(yè)單位應指定專人負責檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.收集的檔案材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對收集到的檔案材料應進行初步整理，按照檔案類別進行分類，剔除重復、無用的材料。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）整理方法1.文書檔案按照年度、保管期限、機構（問題）進行分類整理。將同一年度的文件材料按照永久、長期、短期分別整理，再按照機構（問題）進行排列，編制案卷目錄。2.科技檔案按照項目進行分類整理，將一個項目的文件材料集中在一起，按照項目進展順序排列，編制項目檔案目錄。3.會計檔案按照會計年度、保管期限進行分類整理，將同一年度的會計憑證、賬簿、報表等分別整理，編制會計檔案目錄。4.人事檔案按照干部職工個人進行分類整理，將個人的履歷、考核、任免、獎懲等材料集中在一起，按照規(guī)定順序排列，編制人事檔案目錄。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理科應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫房應配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，確保檔案存放整齊、有序。（二）保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制。3.對電子檔案應定期進行備份，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。4.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，溫度、濕度應符合國家規(guī)定的標準。（三）檔案的排列與編號1.檔案應按照類別、年度、保管期限等順序進行排列。2.對每一卷（件）檔案應進行編號，編號應具有唯一性，便于查找和管理。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結合本局實際情況，對檔案進行科學鑒定。2.堅持全面的觀點，綜合考慮檔案的歷史、現(xiàn)實和未來價值。3.嚴格掌握鑒定標準，確保鑒定工作的準確性和嚴肅性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理科科長擔任組長，成員包括各科室負責人及檔案管理人員。鑒定小組負責對擬銷毀的檔案進行鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對檔案逐件進行審查，判斷其保存價值。2.分析鑒別法通過對檔案內(nèi)容、來源、形成時間等因素進行分析，綜合判斷其保存價值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行鑒定，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理科科長審核，報分管領導審批。3.經(jīng)批準后，由檔案管理人員按照規(guī)定程序進行銷毀。銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。六、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍本局工作人員因工作需要可查閱本局檔案。外單位查閱本局檔案，應按照規(guī)定程序辦理查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.本局工作人員查閱檔案，應填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在科室負責人簽字同意后，到檔案管理科查閱。2.外單位查閱本局檔案，應提前向本局提出查閱申請，說明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)本局分管領導批準后，持單位介紹信到檔案管理科查閱。查閱申請應包括查閱單位名稱、查閱人姓名、查閱內(nèi)容、查閱時間等。3.查閱檔案時，查閱人員應嚴格遵守檔案查閱制度，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。（三）利用方式1.檔案管理人員應根據(jù)查閱人員的需求，及時提供檔案資料，并做好查閱記錄。2.查閱人員如需復印、摘錄檔案材料，應經(jīng)檔案管理科科長批準，并按照規(guī)定辦理復印、摘錄手續(xù)。3.檔案管理科應積極開發(fā)利用檔案信息資源，為本局各項工作提供決策依據(jù)和參考。對涉及重要工作、重大問題的檔案信息，應及時整理上報。七、檔案的信息化建設（一）建設目標建立環(huán)保護局檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平，方便檔案的查閱和利用。（二）建設內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工對本局各類檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀、查閱、利用等業(yè)務流程的信息化管理。3.系統(tǒng)安全保障建立健全檔案管理信息系統(tǒng)安全保障體系，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和數(shù)據(jù)安全。（三）實施步驟1.制定檔案信息化建設方案，明確建設目標、建設內(nèi)容、實施步驟和保障措施。2.開展檔案數(shù)字化加工工作，按照國家有關標準和規(guī)范，對檔案進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作。3.開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，進行系統(tǒng)測試、試運行和正式運行。4.建立檔案管理信息系統(tǒng)安全保障體系，制定安全管理制度，加強系統(tǒng)安全防護。（四）管理要求1.檔案管理人員應熟練掌