PAGE國企檔案管理制度匯編一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項活動的真實情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司各項工作，確保檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及公司機密的檔案，應(yīng)嚴格保密，防止泄露。（四）管理職責1.公司檔案管理部門職責貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定公司檔案管理制度并組織實施。負責公司各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。指導(dǎo)所屬各單位的檔案管理工作，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流。參與公司重大活動和重要項目的檔案管理工作，提供檔案支持和服務(wù)。2.所屬各單位檔案管理部門職責貫徹執(zhí)行公司檔案管理制度，負責本單位各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。定期向公司檔案管理部門報送檔案工作情況，接受公司檔案管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。3.各部門兼職檔案員職責負責本部門文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保文件材料的完整、準確。定期將本部門歸檔的文件材料移交至本單位檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。協(xié)助本單位檔案管理部門做好檔案的整理、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。二、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括公司行政事務(wù)、會議、機要、保密、信訪、接待、外事等方面形成的文件材料。2.黨群工作類：包括公司黨委、工會、共青團等組織的工作文件材料，如黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、工會活動、共青團工作等方面的文件。3.經(jīng)營管理類：包括公司經(jīng)營決策、市場營銷、財務(wù)管理、人力資源管理、物資管理、質(zhì)量管理、安全生產(chǎn)管理等方面形成的文件材料。4.生產(chǎn)技術(shù)類：包括公司產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)工藝、設(shè)備管理、技術(shù)改造、節(jié)能減排等方面形成的文件材料。5.基本建設(shè)類：包括公司新建、改建、擴建項目的可行性研究報告、設(shè)計文件、施工文件、竣工驗收文件等。6.會計檔案類：包括公司財務(wù)會計憑證、賬簿、報表、審計報告等文件材料。7.聲像檔案類：包括公司在各項活動中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。8.電子檔案類：包括公司以電子形式存在的各類文件、數(shù)據(jù)、圖表等。（二）檔案編號1.編號原則：檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴展性的原則，便于檔案的管理和查詢。2.編號方法：采用“年度類別順序號”的編號方法，具體如下：年度：采用公元紀年，取四位數(shù)字表示，如“2023”。類別：根據(jù)檔案分類，用兩位數(shù)字表示，如“01”表示行政管理類。順序號：按檔案形成的先后順序，用四位數(shù)字表示，如“0001”。3.編號示例：“2023010001”表示2023年形成的行政管理類第1份檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等材料。2.所屬各單位報送的各類文件材料。3.與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的外部單位發(fā)來的文件、函件等。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時收集本部門形成的文件材料，確保文件材料的完整、準確。2.對重要文件材料，應(yīng)實行跟蹤收集，確保不遺漏。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、簽署完整、格式規(guī)范。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案分類標準，將收集到的文件材料進行分類。2.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進行修整和裝訂，保持文件的整齊。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內(nèi)容。4.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案編號、類別、年度等信息。四、檔案的保管（一）保管設(shè)施1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備設(shè)施，如檔案架、檔案柜、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管期限1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。保管期限為30年的檔案：主要是公司在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的文件材料。保管期限為10年的檔案：主要是公司在較短時期內(nèi)具有查考利用價值的文件材料。（三）檔案鑒定1.公司檔案管理部門應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案工作人員參加。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的價值和保管期限，對檔案進行逐卷審查，提出存毀意見。4.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。（四）檔案統(tǒng)計1.公司檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用人次、利用效果等。3.檔案統(tǒng)計應(yīng)做到及時、準確、完整，定期向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.公司員工因個人需要查閱與本人有關(guān)的檔案。3.外單位因工作需要查閱公司檔案，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案庫房查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，須填寫借閱申請表，經(jīng)本部門負責人簽字，檔案管理部門負責人批準后，方可借閱。借閱期限一般不超過15天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，須填寫復(fù)制申請表，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，由檔案管理人員負責復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，注明用途。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等情況進行詳細登記。2.登記內(nèi)容包括利用者姓名、部門、利用時間、利用目的、檔案編號、檔案題名、查閱頁數(shù)、借閱期限、復(fù)制份數(shù)等。3.檔案利用登記應(yīng)定期進行整理和統(tǒng)計，以便掌握檔案利用情況，為檔案管理工作提供參考。六、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.公司各部門應(yīng)及時將形成的電子文件收集齊全，并按照檔案分類標準進行整理。2.電子文件應(yīng)采用通用格式存儲，確保其可讀性和可利用性。3.對電子文件應(yīng)進行元數(shù)據(jù)著錄，包括文件題名、日期、責任者、格式、大小等信息，以便于檢索和管理。（二）電子檔案的存儲與保管1.公司應(yīng)建立電子檔案存儲系統(tǒng)，采用安全可靠的存儲設(shè)備，對電子檔案進行集中存儲。2.電子檔案存儲系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)、數(shù)據(jù)加密等功能，確保電子檔案的安全。3.定期對電子檔案進行檢查和維護，確保電子檔案的完整性和可讀性。（三）電子檔案的利用1.利用者可通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)查閱電子檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的技術(shù)支持和指導(dǎo)。2.如需下載電子檔案，須經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定的格式和用途進行使用。3.對電子檔案的利用情況應(yīng)進行登記，登記內(nèi)容與紙質(zhì)檔案利用登記相同。七、聲像檔案管理（一）聲像檔案的收集1.公司在各項活動中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料，由活動組織部門或相關(guān)人員負責收集。2.收集的聲像資料應(yīng)主題明確、圖像清晰、聲音清楚，并注明拍攝時間、地點、人物、事由等信息。（二）聲像檔案的整理1.按照聲像檔案的形成時間、內(nèi)容等進行分類整理。2.對照片應(yīng)進行編號、題名、說明等標注，對錄音、錄像應(yīng)進行轉(zhuǎn)錄、編輯，并制作相應(yīng)的文字說明。（三）聲像檔案的保管1.聲像檔案應(yīng)采用專用的存儲設(shè)備進行保管，如光盤、磁帶等。2.存儲設(shè)備應(yīng)存放在安全、干燥、通風的環(huán)境中，定期進行檢查和維護。3.對重要的聲像檔案應(yīng)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）聲像檔案的利