PAGE服裝廠檔案管理制度一、總則（一）目的為加強服裝廠檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于服裝廠各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：服裝廠檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映服裝廠的生產(chǎn)經(jīng)營、管理活動等實際情況。3.完整性原則：全面收集、整理服裝廠在各個方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：對涉及服裝廠商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案嚴格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責（一）綜合管理部門職責1.制定和完善服裝廠檔案管理制度，并組織實施。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理和查詢利用。4.定期對檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓，提高員工的檔案管理意識和技能。6.為各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好檔案利用記錄。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的形成、積累和初步整理工作，并定期移交綜合管理部門。2.明確一名檔案兼職管理員，負責與綜合管理部門溝通協(xié)調(diào)本部門檔案管理工作。3.配合綜合管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)依據(jù)和資料。4.在開展業(yè)務(wù)活動時，嚴格按照檔案管理制度的要求，規(guī)范檔案的形成和使用。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括服裝廠的行政文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、資質(zhì)證書等。2.生產(chǎn)管理類：涵蓋生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)工藝文件、生產(chǎn)報表、質(zhì)量檢驗記錄、設(shè)備檔案等。3.市場營銷類：包含市場調(diào)研報告、銷售合同、客戶資料、廣告宣傳資料等。4.財務(wù)管理類：有財務(wù)報表、會計憑證、審計報告、稅務(wù)資料等。5.技術(shù)研發(fā)類：涉及服裝設(shè)計圖紙、工藝技術(shù)資料、研發(fā)項目文檔等。6.物資采購類：包括采購合同、供應(yīng)商資料、物資出入庫記錄等。（二）檔案編號1.采用分類編號法，按照檔案類別進行編號。例如，行政管理類檔案編號為XZ，生產(chǎn)管理類檔案編號為SC，市場營銷類檔案編號為SY，財務(wù)管理類檔案編號為CW，技術(shù)研發(fā)類檔案編號為JS，物資采購類檔案編號為WC。2.在每一類檔案編號后，再根據(jù)檔案形成時間、順序等進行流水編號。如XZ001、SC002等。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.服裝廠在生產(chǎn)經(jīng)營、管理活動中形成的具有保存價值的各種文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.上級主管部門下發(fā)的與服裝廠相關(guān)的文件、通知、規(guī)定等。3.對外簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。4.員工個人在工作中形成的重要文件、成果等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集的責任人，確保檔案及時、完整地收集。2.對于重要會議形成的文件，應(yīng)在會議結(jié)束后及時收集整理，確保文件內(nèi)容準確無誤。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（四）整理方法1.對收集到的檔案進行分類，按照檔案分類標準進行歸類。2.對每份檔案進行編號、編目，填寫檔案目錄卡片。3.去除檔案中的金屬物，對破損的檔案進行修補，對紙張規(guī)格不一致的檔案進行折疊或裱糊。4.按照檔案裝訂要求進行裝訂，確保檔案整齊、牢固。五、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。2.紙質(zhì)檔案按照檔案類別、編號順序排列上架存放，便于查找和利用。3.電子檔案應(yīng)進行備份，存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并定期進行檢查和維護。（三）檔案保管期限1.永久保管：涉及服裝廠核心機密、重要歷史資料、長期有效的規(guī)章制度等檔案。2.定期保管：分為30年、10年兩種期限。一般性的行政管理文件、生產(chǎn)記錄等檔案保管期限為30年；時效性較強的文件、臨時性的業(yè)務(wù)資料等檔案保管期限為10年。（四）檔案清查1.綜合管理部門定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對清查結(jié)果進行記錄，形成檔案清查報告，上報服裝廠領(lǐng)導。六、檔案的利用（一）利用范圍1.服裝廠內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.外部單位因業(yè)務(wù)往來、合作等需要查閱服裝廠相關(guān)檔案，但必須按照規(guī)定辦理手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：員工可在檔案查閱室查閱檔案，如需復印，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門負責人批準。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)部門負責人和綜合管理部門負責人批準后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱的時間、內(nèi)容、利用人等進行詳細記錄。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。（四）保密要求1.查閱、借閱檔案時，利用人應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。2.對于涉及服裝廠商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，利用人應(yīng)簽署保密協(xié)議。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案保管期限和實際利用價值，對檔案進行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負責人、各部門檔案兼職管理員及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成。（三）鑒定方法1.逐卷逐件審查檔案內(nèi)容，分析其歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值。2.參考檔案的保管期限，結(jié)合服裝廠的發(fā)展變化和實際需求，確定檔案的存毀。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行審核，提出銷毀意見，報服裝廠領(lǐng)導批準。2.批準后，綜合管理部門填寫檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等。3.檔案銷