PAGE涉黑涉惡檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織對涉黑涉惡相關(guān)信息的管理，規(guī)范涉黑涉惡檔案的建立、保存、使用和銷毀等流程，有效防范和應(yīng)對涉黑涉惡風(fēng)險，維護(hù)公司/組織的正常運(yùn)營秩序和社會聲譽(yù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴(yán)格遵循國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保涉黑涉惡檔案管理工作合法合規(guī)。2.全面準(zhǔn)確原則全面收集、記錄與涉黑涉惡相關(guān)的各類信息，保證檔案內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整。3.保密安全原則對涉黑涉惡檔案嚴(yán)格保密，防止信息泄露，確保檔案的安全存儲和使用。4.動態(tài)管理原則根據(jù)實際情況和法律法規(guī)要求，及時更新和調(diào)整涉黑涉惡檔案內(nèi)容，保持檔案的時效性和有效性。二、涉黑涉惡檔案的定義與分類（一）定義涉黑涉惡檔案是指公司/組織在經(jīng)營管理活動中，所涉及到的與黑惡勢力相關(guān)的各類信息記錄，包括但不限于與黑惡勢力成員的接觸、交易、糾紛等情況的資料。（二）分類1.人員類檔案記錄公司/組織員工、合作伙伴、客戶等相關(guān)人員涉及黑惡勢力的情況，如是否有涉黑涉惡犯罪記錄、是否與黑惡勢力存在關(guān)聯(lián)等信息。2.事件類檔案對公司/組織所遭遇的涉黑涉惡事件進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括事件發(fā)生的時間、地點(diǎn)、經(jīng)過、涉及人員、造成的影響等。3.線索類檔案收集整理關(guān)于涉黑涉惡線索的相關(guān)資料，如線索來源、線索內(nèi)容、初步核實情況等。三、涉黑涉惡檔案的建立（一）信息收集渠道1.內(nèi)部報告鼓勵公司/組織員工積極發(fā)現(xiàn)并報告涉黑涉惡相關(guān)線索和情況，通過內(nèi)部舉報渠道及時反饋給相關(guān)管理部門。2.外部信息獲取關(guān)注政府部門發(fā)布的涉黑涉惡信息通報、媒體報道、行業(yè)動態(tài)等，從中獲取與公司/組織相關(guān)的涉黑涉惡線索。3.業(yè)務(wù)活動監(jiān)測在日常業(yè)務(wù)開展過程中，留意合作伙伴、客戶等方面的異常情況，如暴力討債、不正當(dāng)競爭、威脅交易等行為，及時收集相關(guān)信息。（二）檔案建立流程1.信息收集人對獲取的涉黑涉惡相關(guān)信息進(jìn)行初步整理，確保信息的真實性和完整性，并填寫信息收集表，詳細(xì)記錄信息來源、主要內(nèi)容等。2.將整理好的信息提交至公司/組織指定的涉黑涉惡檔案管理部門。管理部門對信息進(jìn)行審核，必要時進(jìn)行進(jìn)一步調(diào)查核實。3.經(jīng)審核無誤的信息，由檔案管理人員按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，并建立相應(yīng)的檔案卷宗。卷宗應(yīng)包含信息收集表、相關(guān)證據(jù)材料、調(diào)查核實記錄等。4.對涉及重要人員或重大事件的涉黑涉惡檔案，應(yīng)及時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示進(jìn)行后續(xù)處理。四、涉黑涉惡檔案的保存（一）存儲方式涉黑涉惡檔案應(yīng)采用電子存儲和紙質(zhì)存儲相結(jié)合的方式。電子檔案應(yīng)存儲在安全的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，確保存放環(huán)境干燥、通風(fēng)、防火、防盜。（二）保存期限1.人員類檔案對于有涉黑涉惡記錄的人員，其檔案應(yīng)長期保存，直至該人員不再與公司/組織有任何關(guān)聯(lián)且相關(guān)風(fēng)險完全消除后，可根據(jù)具體情況確定是否繼續(xù)保存，但保存期限不得少于[X]年。2.事件類檔案根據(jù)事件的嚴(yán)重程度和影響范圍，確定保存期限。一般事件類檔案保存期限為[X]年，重大事件類檔案保存期限為[X]年。3.線索類檔案對于已核實的線索類檔案，根據(jù)線索的處理結(jié)果和后續(xù)影響，確定保存期限。保存期限一般為[X]年至[X]年不等。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對涉黑涉惡檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的完整性和可讀性。2.嚴(yán)格限制檔案的查閱和使用權(quán)限，未經(jīng)授權(quán)人員不得擅自接觸和查看檔案。3.對電子檔案要設(shè)置嚴(yán)格的訪問密碼和權(quán)限控制，防止數(shù)據(jù)丟失或被篡改。4.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照編號順序存放，便于查找和管理。同時，要建立檔案借閱登記制度，記錄借閱時間、借閱人、歸還時間等信息。五、涉黑涉惡檔案的使用（一）使用范圍1.內(nèi)部管理為公司/組織內(nèi)部的風(fēng)險管理、合規(guī)審查、人員管理等工作提供參考依據(jù)。2.對外合作在與合作伙伴進(jìn)行商務(wù)洽談、合作協(xié)議簽訂等過程中，根據(jù)需要提供相關(guān)涉黑涉惡檔案信息，以評估合作風(fēng)險。3.應(yīng)對監(jiān)管檢查按照政府部門要求，及時提供涉黑涉惡檔案資料，配合監(jiān)管檢查工作。（二）使用流程1.內(nèi)部使用公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱涉黑涉惡檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至涉黑涉惡檔案管理部門。檔案管理部門審核通過后，安排專人負(fù)責(zé)提供查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。2.對外提供如需向外部機(jī)構(gòu)或人員提供涉黑涉惡檔案信息，應(yīng)按照公司/組織的對外信息披露管理規(guī)定，履行相應(yīng)的審批程序。審批通過后，由檔案管理部門對檔案進(jìn)行脫敏處理，確保提供的信息不涉及敏感內(nèi)容和商業(yè)機(jī)密，然后按照規(guī)定的方式和渠道提供給對方。（三）使用注意事項1.使用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將涉黑涉惡檔案信息泄露給無關(guān)人員。2.在使用檔案信息時，應(yīng)確保信息的準(zhǔn)確性和完整性，不得擅自篡改或歪曲檔案內(nèi)容。3.對于涉及商業(yè)秘密和個人隱私的涉黑涉惡檔案信息，要采取更加嚴(yán)格的保密措施，防止信息泄露引發(fā)法律風(fēng)險。六、涉黑涉惡檔案的更新與維護(hù)（一）定期更新檔案管理人員應(yīng)定期對涉黑涉惡檔案進(jìn)行梳理和更新，確保檔案內(nèi)容的時效性。一般每[X]年對檔案進(jìn)行一次全面審查，根據(jù)實際情況對檔案信息進(jìn)行補(bǔ)充、修正或刪除。（二）動態(tài)維護(hù)根據(jù)新獲取的涉黑涉惡相關(guān)信息，及時對檔案進(jìn)行更新。如發(fā)現(xiàn)新的線索、事件或人員涉及涉黑涉惡情況，應(yīng)在核實后立即將相關(guān)信息納入檔案，并按照檔案建立流程進(jìn)行處理。同時，關(guān)注法律法規(guī)和政策的變化，對檔案管理工作進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，確保檔案管理制度符合最新要求。（三）異常情況處理在檔案更新與維護(hù)過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案信息存在異常情況，如信息矛盾、證據(jù)缺失、來源不明等，應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)查核實。對于確實存在問題的檔案信息，要按照規(guī)定進(jìn)行修正或刪除，并記錄處理過程和結(jié)果。七、涉黑涉惡檔案的銷毀（一）銷毀條件涉黑涉惡檔案在保存期限屆滿后，經(jīng)檔案管理部門審核，確認(rèn)該檔案已無保存價值，可按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。對于因特殊原因需要提前銷毀的檔案，應(yīng)經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批同意。（二）銷毀流程1.檔案管理部門制定檔案銷毀清單，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、編號、保存期限、銷毀原因等信息。2.將銷毀清單提交至公司/組織內(nèi)部審計部門或相關(guān)監(jiān)督機(jī)構(gòu)進(jìn)行審核，確保銷毀工作符合規(guī)定程序。3.審核通過后，由檔案管理部門組織實施銷毀工作。銷毀方式可采用電子數(shù)據(jù)刪除、紙質(zhì)檔案粉碎等安全可靠的方法。4.在銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、無遺漏。銷毀完成后，由監(jiān)督人員在銷毀清單上簽字確認(rèn)。5.對銷毀過程進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息，并將銷毀記錄與銷毀清單一同存檔，保存期限為[X]年。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督公司/組織內(nèi)部審計部門或其他指定的監(jiān)督機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對涉黑涉惡檔案管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查檔案的建立、保存、使用、更新與維護(hù)、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定要求。對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）外部監(jiān)督積極配合政府部門的監(jiān)督檢查工作，按照要求及時提供涉黑涉惡檔案資料，接受政府部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。同時，關(guān)注行業(yè)協(xié)會、媒體等外部機(jī)構(gòu)對公司/組織涉黑涉惡風(fēng)險的評價和反饋，及時調(diào)整和完善檔案管理制度。（三）責(zé)任追究對于違反涉黑涉惡檔案管理制度的行為，如信息泄露、擅自篡改檔案內(nèi)容、未按規(guī)定進(jìn)行檔案管理等，將視情節(jié)輕重，對相關(guān)責(zé)任人給予批評教育、