PAGE檔案室各種規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司檔案室的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于本公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案室負(fù)責(zé)集中管理公司各類檔案，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司各項工作的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集、整理公司在各項活動中形成的具有保存價值的文件材料，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司各項工作提供及時、有效的檔案支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實(shí)施本公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管公司各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、合同檔案等。3.對檔案進(jìn)行分類、編號、編目、上架等整理工作，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限的檔案進(jìn)行銷毀處理。5.負(fù)責(zé)檔案的安全管理，采取防火、防潮防毒、防蟲、防盜等措施，確保檔案的安全與完整。6.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為公司領(lǐng)導(dǎo)決策、各部門工作提供檔案資料支持。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司員工的檔案意識和檔案管理水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理和歸檔工作，并定期移交檔案室。2.明確本部門兼職檔案員，負(fù)責(zé)協(xié)助檔案室做好本部門檔案管理的相關(guān)工作。3.嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度，在工作中正確形成、使用和保管檔案，確保檔案的真實(shí)、完整和安全。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，具備專業(yè)知識和技能，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、利用等。3.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。4.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。5.根據(jù)檔案管理工作的需要，提出改進(jìn)檔案管理工作的建議和意見。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料；2.上級機(jī)關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的文件、指示、通知等；3.公司對外簽訂的合同、協(xié)議、章程、紀(jì)要等；4.公司內(nèi)部的工作計劃、總結(jié)、報告、報表、會議記錄等；5.公司員工的人事檔案、工資檔案、考核檔案等；6.公司的財務(wù)憑證、賬簿、報表等財務(wù)檔案；7.公司的科技成果、技術(shù)資料、產(chǎn)品樣本等科技檔案；8.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時將本部門形成的文件材料進(jìn)行收集整理，確保文件材料的齊全、完整。2.對于重要文件材料，應(yīng)一式兩份或多份，分別保存于不同介質(zhì)，如紙質(zhì)、電子等。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、簽署完備、格式規(guī)范，符合檔案管理要求。（三）整理方法1.文書檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類整理，編制案卷目錄。2.科技檔案：按照項目階段文件類型進(jìn)行分類整理，建立項目檔案卷冊。3.人事檔案：按照干部檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理，建立個人檔案盒。4.財務(wù)檔案：按照會計年度類別進(jìn)行分類整理，裝訂成冊。5.合同檔案：按照合同類別簽訂時間進(jìn)行分類整理，建立合同檔案夾。（四）整理流程1.分類：根據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容、來源等進(jìn)行分類。2.編號：為每一份檔案或每一卷檔案編制唯一的編號。3.編目：填寫檔案目錄卡片或電子目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。5.上架：將整理好的檔案上架存放，便于查找和管理。四、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司、國家和社會具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：分為30年、10年兩種。凡是反映公司一般工作活動，在一定時期內(nèi)對本公司工作有查考利用價值的檔案，列為定期保管。（二）保管措施1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全。2.檔案庫房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)控設(shè)備，保持庫房內(nèi)溫度在14℃24℃之間，相對濕度在45%60%之間。3.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和管理。同時，應(yīng)建立檔案存放位置索引，標(biāo)明檔案的存放架位、箱柜等信息。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保電子檔案的安全和完整。5.定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)工作，核對檔案數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。（三）檔案的借閱與歸還1.借閱檔案應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。2.檔案室工作人員應(yīng)根據(jù)審批意見，為借閱人提供相應(yīng)的檔案，并做好借閱登記工作，記錄借閱時間、借閱人姓名、部門、檔案名稱、數(shù)量等信息。3.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。5.檔案室工作人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。（四）檔案的查閱1.因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人審批后，到檔案室查閱。2.查閱檔案應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案室。3.檔案室工作人員應(yīng)根據(jù)查閱申請，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱記錄工作，記錄查閱時間、查閱人姓名、部門、檔案名稱、數(shù)量等信息。4.查閱檔案時，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（五）檔案的鑒定與銷毀1.定期對檔案進(jìn)行鑒定，由檔案室會同有關(guān)部門組成鑒定小組，對檔案的保管期限、價值等進(jìn)行評估。2.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，進(jìn)行銷毀處理。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)做好記錄工作，記錄銷毀時間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量、銷毀人員等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。5.銷毀后的檔案清單應(yīng)永久保存，以備查考。五、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。3.加強(qiáng)檔案信息的安全管理，確保檔案信息的保密性、完整性和可用性。（二）信息化管理措施1.配備必要的計算機(jī)設(shè)備、存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等信息化硬件設(shè)施，滿足檔案信息化管理的需要。2.建立檔案信息管理系統(tǒng)，對檔案進(jìn)行分類錄入、存儲、檢索等操作，實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動化管理。3.加強(qiáng)檔案信息的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，對不同用戶的訪問權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，防止檔案信息泄露。4.定期對檔案信息進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同介質(zhì)上，并異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。5.加強(qiáng)檔案信息化管理人員的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和操作技能，確保檔案信息化管理工作的順利開展。（三）電子檔案管理1.電子檔案的形成、辦理過程應(yīng)符合國家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和有效性。2.電子檔案應(yīng)按照檔案分類方案進(jìn)行分類存儲，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索和利用。3.對電子檔案