PAGE檔案庫雙人進(jìn)庫制度一、總則（一）目的為確保檔案庫的安全與檔案信息的完整性，規(guī)范檔案庫的進(jìn)出管理，特制定本雙人進(jìn)庫制度。本制度旨在加強(qiáng)對檔案庫的保護(hù)，防止檔案資料的丟失、損壞、篡改以及未經(jīng)授權(quán)的訪問，保障公司/組織檔案管理工作的順利開展，維護(hù)公司/組織的合法權(quán)益。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案庫管理與使用的部門及人員，包括但不限于檔案管理人員、借閱人員、審批人員等。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案庫的安全放在首位，確保檔案資料不受任何形式的威脅與損害。2.雙人負(fù)責(zé)原則：所有進(jìn)入檔案庫的操作必須由兩名指定人員共同進(jìn)行，相互監(jiān)督，確保操作的合規(guī)性與準(zhǔn)確性。3.嚴(yán)格審批原則：任何人員進(jìn)入檔案庫前，必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，獲得相應(yīng)的授權(quán)。4.記錄完整原則：對每次進(jìn)入檔案庫的情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括進(jìn)庫時(shí)間、人員、事由、出庫時(shí)間等，以備查閱與審計(jì)。二、進(jìn)庫人員要求（一）檔案管理人員1.具備專業(yè)的檔案管理知識與技能，熟悉公司/組織的檔案分類體系與保管要求。2.經(jīng)過嚴(yán)格的背景審查，無違法違紀(jì)記錄，具備良好的職業(yè)道德與責(zé)任心。3.定期接受檔案管理相關(guān)培訓(xùn)，不斷提升業(yè)務(wù)水平與安全意識。（二）借閱人員1.因工作需要確需查閱檔案的公司/組織內(nèi)部人員，需填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、用途、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批通過后，方可獲得借閱資格。3.借閱人員應(yīng)熟悉檔案查閱的基本流程與規(guī)定，不得擅自更改、涂抹、抽取檔案內(nèi)容。（三）審批人員1.由檔案管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任。2.審批人員應(yīng)具備較強(qiáng)的責(zé)任心與風(fēng)險(xiǎn)意識，熟悉公司/組織的業(yè)務(wù)流程與檔案管理規(guī)定。3.對借閱申請等進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保進(jìn)庫操作符合規(guī)定，不會對檔案安全造成威脅。三、進(jìn)庫審批流程（一）借閱申請借閱人員需提前[X]個(gè)工作日填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱檔案的名稱、編號、用途、預(yù)計(jì)借閱期限等信息，并提交至所在部門負(fù)責(zé)人。（二）部門初審所在部門負(fù)責(zé)人對借閱申請進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核借閱用途的合理性、必要性以及預(yù)計(jì)歸還時(shí)間的可行性。如同意借閱，在申請表上簽字并加蓋部門公章。（三）檔案管理部門審核檔案管理部門收到經(jīng)部門初審后的申請表后，由專人負(fù)責(zé)審核。審核內(nèi)容包括借閱人員的權(quán)限、檔案的可借閱性、申請用途與檔案內(nèi)容的關(guān)聯(lián)性等。審核通過后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。（四）負(fù)責(zé)人審批檔案管理部門負(fù)責(zé)人根據(jù)審核情況進(jìn)行最終審批。對于重要檔案或涉及敏感信息的借閱申請，需經(jīng)更高級別領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，申請表返回檔案管理部門備案，并通知借閱人員辦理進(jìn)庫手續(xù)。（五）特殊情況處理如遇緊急情況需要臨時(shí)借閱檔案，借閱人員可通過電話或其他緊急方式向檔案管理部門負(fù)責(zé)人說明情況。檔案管理部門負(fù)責(zé)人在核實(shí)情況屬實(shí)后，可先行口頭批準(zhǔn)借閱，但借閱人員需在事后[X]個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)齊正式的借閱申請表及審批手續(xù)。四、進(jìn)庫操作規(guī)范（一）進(jìn)庫準(zhǔn)備1.進(jìn)庫前，兩名進(jìn)庫人員需共同檢查檔案庫的安全狀況，包括門窗是否關(guān)閉、門鎖是否正常、監(jiān)控設(shè)備是否運(yùn)行等。如發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)立即報(bào)告并采取相應(yīng)措施。2.根據(jù)審批通過的借閱申請表，準(zhǔn)備好所需的檔案資料。檔案管理人員應(yīng)確保提供的檔案準(zhǔn)確無誤，并與申請表上的信息一致。（二）進(jìn)庫登記1.在檔案庫入口處設(shè)置專門的進(jìn)庫登記臺賬，詳細(xì)記錄進(jìn)庫時(shí)間、進(jìn)庫人員姓名、部門、審批單號、進(jìn)庫事由等信息。2.進(jìn)庫人員需在登記臺賬上簽字確認(rèn)，確保登記信息的真實(shí)性與準(zhǔn)確性。（三）檔案提取1.進(jìn)庫人員進(jìn)入檔案庫后，應(yīng)按照預(yù)先規(guī)劃的路線與順序進(jìn)行檔案提取操作。避免在庫內(nèi)亂翻亂找，防止檔案資料受損。2.對于存放于密集架等設(shè)備中的檔案，應(yīng)按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，避免誤操作導(dǎo)致檔案損壞或丟失。3.提取檔案時(shí)，兩名進(jìn)庫人員應(yīng)相互配合，一人負(fù)責(zé)查找與核對檔案，另一人負(fù)責(zé)監(jiān)督與記錄。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、缺失等情況，應(yīng)立即停止操作，并報(bào)告檔案管理部門。（四）出庫檢查1.檔案提取完畢后，進(jìn)庫人員應(yīng)再次核對檔案的數(shù)量、名稱、編號等信息，確保與申請表一致。2.對檔案的外觀進(jìn)行檢查，查看是否有破損、污漬、涂改等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理或更換檔案。（五）出庫登記1.在檔案庫出口處，進(jìn)庫人員需再次進(jìn)行出庫登記，記錄出庫時(shí)間、檔案數(shù)量、檔案狀態(tài)等信息。2.將檔案帶出檔案庫時(shí)，需經(jīng)過門禁系統(tǒng)或其他安全檢查設(shè)備，確保檔案未被夾帶其他物品或違規(guī)帶出。五、在庫管理要求（一）檔案整理進(jìn)庫人員在檔案庫內(nèi)期間，如需對檔案進(jìn)行整理或臨時(shí)存放，應(yīng)遵循檔案管理的基本原則與分類體系，確保檔案擺放有序，便于查找與后續(xù)管理。（二）禁止行為1.嚴(yán)禁在檔案庫內(nèi)吸煙、使用明火或存放易燃、易爆物品。2.禁止在檔案庫內(nèi)飲食、大聲喧嘩或進(jìn)行其他與檔案管理無關(guān)的活動。3.不得擅自將檔案帶出檔案庫指定區(qū)域，如需在庫外查閱，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.禁止對檔案進(jìn)行任何形式的破壞、篡改、刪除或隱匿行為。（三）安全維護(hù)1.進(jìn)庫人員應(yīng)注意保護(hù)檔案庫內(nèi)的環(huán)境安全，避免因操作不當(dāng)導(dǎo)致檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等情況。2.如發(fā)現(xiàn)檔案庫內(nèi)的設(shè)備設(shè)施出現(xiàn)故障或異常情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，由專業(yè)人員進(jìn)行維修處理。六、出庫歸還流程（一）按時(shí)歸還提醒檔案管理部門應(yīng)在借閱期限屆滿前[X]個(gè)工作日，通過電話、郵件或其他方式提醒借閱人員按時(shí)歸還檔案。（二）歸還申請借閱人員如需延長借閱期限，應(yīng)提前[X]個(gè)工作日填寫《檔案借閱延期申請表》，說明延期理由及預(yù)計(jì)延期時(shí)間，按照進(jìn)庫審批流程重新辦理審批手續(xù)。（三）歸還登記借閱人員歸還檔案時(shí)，應(yīng)在檔案庫出口處進(jìn)行歸還登記，注明歸還時(shí)間、檔案數(shù)量、檔案狀態(tài)等信息。檔案管理人員對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、缺失或其他問題，應(yīng)及時(shí)與借閱人員溝通并查明原因。（四）入庫核對檔案管理人員將歸還的檔案與進(jìn)庫登記臺賬進(jìn)行核對無誤后，按照檔案分類體系將檔案歸位存放。如發(fā)現(xiàn)檔案與臺賬記錄不符，應(yīng)立即進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并采取相應(yīng)措施。（五）特殊情況處理如借閱人員因特殊原因無法按時(shí)歸還檔案，應(yīng)提前向檔案管理部門說明情況，并申請辦理延期手續(xù)。如未經(jīng)批準(zhǔn)逾期未歸還，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)采取措施，包括暫停該人員的檔案借閱權(quán)限、發(fā)出催還通知等，直至檔案歸還。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案庫雙人進(jìn)庫制度的執(zhí)行情況進(jìn)行內(nèi)部檢查，包括進(jìn)庫登記臺賬的核對、檔案的清點(diǎn)、安全設(shè)施的檢查等。2.設(shè)立內(nèi)部監(jiān)督崗位或指定專人負(fù)責(zé)對進(jìn)庫人員的操作進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正，并記錄在案。（二）審計(jì)檢查公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對檔案庫管理情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)審查雙人進(jìn)庫制度的執(zhí)行情況、檔案的借閱與歸還記錄、檔案的安全保管等方面。對于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度的進(jìn)庫人員，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰措施，包括警告、罰款、暫停檔案借閱權(quán)限、辭退等。2.如因違規(guī)行為導(dǎo)致檔案資料丟失、損壞、泄露等嚴(yán)重后果的，將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。八、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計(jì)劃檔案管理部門應(yīng)制定年度培訓(xùn)計(jì)劃，定期組織進(jìn)庫人員、檔案管理人員及相關(guān)審批人員參加檔案庫雙人進(jìn)庫制度及相關(guān)業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容包括制度解讀、操作流程、安全意識、職業(yè)道德等方面。（二）培訓(xùn)方式培訓(xùn)方式可采用集中授課、現(xiàn)場演示、案例分析、在線學(xué)習(xí)等多種形式，確保培訓(xùn)效果。同時(shí)，鼓勵(lì)進(jìn)庫人員之間相互交流與學(xué)習(xí)，分享工作經(jīng)驗(yàn)與心得。（三）宣傳推廣通過公司/組織內(nèi)部的宣傳欄、網(wǎng)站、郵件等渠道，廣泛宣傳檔案庫雙人進(jìn)庫制度的重要性與具體要求，提高全體員工對檔案管理工作的重視程度，營造良好的檔案管理