PAGE檔案室制度上墻要求一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室管理，確保檔案資料的完整、安全和有效利用，規(guī)范檔案室制度上墻工作，特制定本要求。（二）適用范圍本要求適用于公司各部門及全體員工在檔案室相關(guān)工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.合法性原則：檔案室制度必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.完整性原則：制度應(yīng)涵蓋檔案室管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，確保無遺漏。3.規(guī)范性原則：語言表達(dá)準(zhǔn)確、清晰，格式統(tǒng)一規(guī)范，便于理解和執(zhí)行。4.實(shí)用性原則：制度要具有實(shí)際可操作性，能夠有效指導(dǎo)檔案室日常工作。二、檔案室管理職責(zé)（一）檔案室管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案室各項(xiàng)管理制度，并確保制度上墻。2.統(tǒng)籌規(guī)劃檔案室的建設(shè)與發(fā)展，合理配置檔案管理設(shè)施設(shè)備。3.組織開展檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。4.對各部門檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。5.負(fù)責(zé)檔案信息安全管理，采取有效措施防止檔案信息泄露、丟失和損壞。（二）各部門檔案管理職責(zé)1.明確本部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作。2.按照檔案室制度要求，及時(shí)將本部門產(chǎn)生的各類檔案整理歸檔，并定期向檔案室移交。3.配合檔案室做好檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，提供必要的檔案信息和資料。4.加強(qiáng)對本部門員工的檔案管理意識教育，確保員工遵守檔案管理制度。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，具備專業(yè)知識和技能，嚴(yán)格遵守檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等。3.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案安全。4.按照規(guī)定的程序和方法，為公司內(nèi)部各部門及外部單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)。5.對檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)向上級匯報(bào)，并提出改進(jìn)建議。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司各類文件、合同、協(xié)議、報(bào)告、報(bào)表、會議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)等紙質(zhì)和電子文件。2.公司在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各類資料，如產(chǎn)品研發(fā)資料、市場調(diào)研資料、財(cái)務(wù)審計(jì)資料等。3.公司獲得的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、專利證書等重要文件。4.公司與外部單位往來的信函、傳真、電子郵件等文件。5.其他應(yīng)歸檔保存的文件資料。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的各類檔案，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。收集的檔案應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范。2.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的命名規(guī)則和存儲路徑進(jìn)行保存，并確保文件的可讀性和可追溯性。3.檔案收集過程中，如發(fā)現(xiàn)文件資料不齊全或不符合要求，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門或人員溝通，補(bǔ)充完善。（三）檔案整理標(biāo)準(zhǔn)1.遵循檔案形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，按照年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限等進(jìn)行分類整理。2.編制檔案分類方案，明確各類檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號方法。檔案編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.對每份檔案進(jìn)行編目，包括檔號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目，編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰。4.按照檔案裝訂要求，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。對于不宜裝訂的檔案，應(yīng)采用卷盒、卷夾等方式進(jìn)行保管。四、檔案保管（一）檔案室環(huán)境要求1.檔案室應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的房間作為庫房，確保檔案保管環(huán)境安全。2.檔案室溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%60%之間。3.檔案室應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，如滅火器、消火栓、防盜報(bào)警裝置等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）檔案存儲設(shè)備要求1.應(yīng)配備專用的檔案柜、檔案架等存儲設(shè)備，檔案柜、檔案架應(yīng)堅(jiān)固耐用，符合檔案保管要求。2.檔案存儲設(shè)備應(yīng)按照檔案分類方案進(jìn)行排列，標(biāo)識清晰，便于查找和存放檔案。3.對于電子檔案，應(yīng)采用磁盤陣列、磁帶庫、光盤庫等存儲設(shè)備進(jìn)行備份存儲，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)測試，確保數(shù)據(jù)安全。（三）檔案保管措施1.建立檔案保管賬目，詳細(xì)記錄檔案的收進(jìn)、移出、保管期限、存放位置等信息，做到賬物相符。2.定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對檔案數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。4.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案室，檔案管理人員離開檔案室時(shí)應(yīng)關(guān)好門窗，切斷電源。五、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的鑒定，確定檔案的保管期限。2.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、準(zhǔn)確判定的原則，確保鑒定結(jié)果客觀、公正。（二）檔案鑒定組織與程序1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案室管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和公司領(lǐng)導(dǎo)組成。2.檔案鑒定工作小組定期對到期檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限，提出鑒定意見。3.對于擬銷毀的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀審批表》，詳細(xì)注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（三）檔案銷毀要求1.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行徹底銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。3.銷毀清單應(yīng)與《檔案銷毀審批表》一同保存，作為檔案銷毀的憑證。六、檔案查閱與借閱（一）查閱與借閱范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要，可查閱和借閱與其工作相關(guān)的檔案資料。2.外部單位因業(yè)務(wù)往來需要查閱公司檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱與借閱手續(xù)1.公司內(nèi)部員工查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱和檔號等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。2.如需借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)注明借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。3.外部單位查閱公司檔案，應(yīng)提前向公司提交查閱申請函，注明查閱目的、查閱內(nèi)容和查閱時(shí)間等信息，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案室安排專人陪同查閱。如需借閱檔案，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定簽訂保密協(xié)議，并辦理借閱手續(xù)。（三）查閱與借閱要求1.查閱檔案應(yīng)在檔案室指定地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案室管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。2.借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的借閱期限歸還，如需延期借閱應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.查閱和借閱檔案過程中，查閱人員和借閱人員應(yīng)遵守檔案室管理制度，愛護(hù)檔案資料，保持檔案室整潔衛(wèi)生。七、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為公司各部門提供便捷的檔案信息服務(wù)。（二）檔案數(shù)字化要求1.對公司重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于300dpi，圖像格式應(yīng)為常見的通用格式，如JPEG、TIFF等。2.數(shù)字化檔案應(yīng)進(jìn)行質(zhì)量檢測和數(shù)據(jù)掛接，確保圖像清晰、完整，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，便于檢索和利用。3.建立數(shù)字化檔案備份制度，定期對數(shù)字化檔案進(jìn)行備份存儲，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案管理信息系統(tǒng)使用與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，按照系統(tǒng)要求進(jìn)行檔案信息的錄入、更新和維護(hù)。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定、數(shù)據(jù)安全。及時(shí)處理系統(tǒng)運(yùn)行過程中出現(xiàn)的問題，保證系統(tǒng)正常使用。3.加強(qiáng)對檔案管理信息系統(tǒng)的安全