PAGE通風(fēng)技術(shù)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司通風(fēng)技術(shù)檔案的管理，確保通風(fēng)技術(shù)資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司通風(fēng)系統(tǒng)的設(shè)計、運(yùn)行、維護(hù)、改造等提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)與通風(fēng)技術(shù)相關(guān)的各類檔案資料的管理，包括通風(fēng)系統(tǒng)設(shè)計圖紙、設(shè)備運(yùn)行記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄、檢測報告、事故處理文件等。（三）管理原則通風(fēng)技術(shù)檔案管理遵循集中統(tǒng)一、分類管理、安全保密、方便利用的原則。確保檔案資料真實反映通風(fēng)技術(shù)工作實際情況，便于查詢、檢索和使用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善通風(fēng)技術(shù)檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.集中統(tǒng)一管理公司通風(fēng)技術(shù)檔案，對檔案資料進(jìn)行收集、整理、分類、編號、裝訂、存儲等工作。3.建立通風(fēng)技術(shù)檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案資料的信息化管理，方便查詢和檢索。4.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。5.負(fù)責(zé)檔案的借閱、歸還、保密等工作，對違反檔案管理制度的行為進(jìn)行糾正和處理。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門通風(fēng)技術(shù)檔案資料的收集、整理和初步審核，確保檔案資料的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。2.按照檔案管理部門的要求，及時將整理好的檔案資料移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.在檔案形成過程中，嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，確保檔案資料符合要求。4.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案使用人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，愛護(hù)檔案資料，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。2.按照規(guī)定的程序辦理檔案借閱手續(xù)，在借閱期限內(nèi)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人。3.借閱檔案時，應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上圈畫、批注、污損。4.借閱結(jié)束后，及時歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.通風(fēng)系統(tǒng)設(shè)計階段的相關(guān)資料，包括設(shè)計圖紙、計算書、設(shè)計變更記錄等。2.通風(fēng)設(shè)備采購合同、技術(shù)協(xié)議、設(shè)備說明書、安裝調(diào)試記錄等。3.通風(fēng)系統(tǒng)運(yùn)行過程中的日常監(jiān)測數(shù)據(jù)、運(yùn)行記錄、故障維修記錄等。4.通風(fēng)系統(tǒng)維護(hù)保養(yǎng)計劃、維護(hù)保養(yǎng)記錄、維修報告等。5.通風(fēng)系統(tǒng)檢測報告，包括定期檢測、專項檢測、應(yīng)急檢測等報告。6.通風(fēng)系統(tǒng)事故處理文件，包括事故報告、調(diào)查分析報告、處理措施等。7.與通風(fēng)技術(shù)相關(guān)的新技術(shù)、新工藝、新材料的應(yīng)用資料。8.其他與通風(fēng)技術(shù)有關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)通風(fēng)技術(shù)檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時、完整地收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.對收集到的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行初步整理，去除無關(guān)的紙張、雜物等，確保檔案資料的整潔。（三）整理方法1.按照檔案的形成時間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類，一般可分為通風(fēng)系統(tǒng)設(shè)計檔案、設(shè)備檔案、運(yùn)行檔案、維護(hù)檔案、檢測檔案、事故檔案等類別。2.對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、名稱、日期、來源等信息，以便快速查找檔案。4.對檔案資料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于長期保存。四、檔案的分類與編號（一）分類方法1.通風(fēng)系統(tǒng)設(shè)計檔案：包括通風(fēng)系統(tǒng)設(shè)計圖紙、計算書、設(shè)計變更記錄等，按照設(shè)計項目進(jìn)行分類。2.設(shè)備檔案：包括通風(fēng)設(shè)備采購合同、技術(shù)協(xié)議、設(shè)備說明書、安裝調(diào)試記錄等，按照設(shè)備型號進(jìn)行分類。3.運(yùn)行檔案：包括通風(fēng)系統(tǒng)運(yùn)行過程中的日常監(jiān)測數(shù)據(jù)、運(yùn)行記錄、故障維修記錄等，按照時間順序進(jìn)行分類。4.維護(hù)檔案：包括通風(fēng)系統(tǒng)維護(hù)保養(yǎng)計劃、維護(hù)保養(yǎng)記錄、維修報告等，按照維護(hù)保養(yǎng)周期進(jìn)行分類。5.檢測檔案：包括通風(fēng)系統(tǒng)檢測報告，按照檢測時間和檢測項目進(jìn)行分類。6.事故檔案：包括通風(fēng)系統(tǒng)事故處理文件，按照事故發(fā)生時間和事故類型進(jìn)行分類。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“年份+類別代碼+流水號”的形式，例如：2023VD001，其中“2023”表示年份，“VD”表示通風(fēng)系統(tǒng)設(shè)計檔案類別代碼，“001”表示流水號。2.類別代碼按照上述分類方法進(jìn)行設(shè)定，具體如下：通風(fēng)系統(tǒng)設(shè)計檔案：VD設(shè)備檔案：EQ運(yùn)行檔案：OP維護(hù)檔案：MA檢測檔案：TE事故檔案：AC3.流水號從001開始，依次遞增，每個類別內(nèi)的檔案編號應(yīng)連續(xù)。五、檔案的存儲與保管（一）存儲方式1.通風(fēng)技術(shù)檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行存儲。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。2.電子檔案應(yīng)存儲在服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯υO(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。（二）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行修復(fù)和補(bǔ)充。2.檔案存放地點(diǎn)應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。3.對重要的通風(fēng)技術(shù)檔案，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施，確保檔案的安全保密。4.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行整理和維護(hù)，對過期、無用的檔案進(jìn)行清理和銷毀。六、檔案的借閱與利用（一）借閱流程1.借閱人需填寫《通風(fēng)技術(shù)檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱原因、借閱期限等信息。2.《通風(fēng)技術(shù)檔案借閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。3.檔案管理部門對借閱申請進(jìn)行審核，審核通過后，為借閱人辦理檔案借閱手續(xù)，并登記借閱檔案的名稱、編號、借閱時間、預(yù)計歸還時間等信息。4.借閱人憑檔案管理部門開具的《通風(fēng)技術(shù)檔案借閱憑證》到檔案存放地點(diǎn)領(lǐng)取檔案。（二）借閱期限通風(fēng)技術(shù)檔案的借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，借閱人應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。（三）利用規(guī)定1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如逾期未還，檔案管理部門應(yīng)及時催還。2.借閱人在借閱檔案期間，不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、批注、污損。3.借閱人如需對檔案進(jìn)行復(fù)印、拍照等操作，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。復(fù)印、拍照后的檔案資料應(yīng)妥善保管，不得用于其他用途。4.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案的借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計和分析，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決。七、檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對通風(fēng)技術(shù)檔案的內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.在檔案整理、存儲、借閱等過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止檔案信息被竊取、篡改或泄露。3.對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制接觸范圍，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查閱和使用。（二）安全管理1.檔案存放地點(diǎn)應(yīng)安裝必要的數(shù)據(jù)備份設(shè)備、監(jiān)控設(shè)備、防盜報警設(shè)備等，確保檔案的安全。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案存放地點(diǎn)進(jìn)行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患。3.對因自然災(zāi)害、突發(fā)事件等原因可能影響檔案安全的情況，應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案，采取必要的防范措施，確保檔案的安全。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對通風(fēng)技術(shù)檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保存價值和現(xiàn)實利用情況，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、慎重決定的原則，確保檔案鑒定的準(zhǔn)確性和公正性。（二）鑒定方法1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)技術(shù)專家、檔案管理人員等組成。2.鑒定小組對檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、保存價值等因素，綜合判斷檔案是否需要繼續(xù)保存。3.對確定為需要銷毀的檔案，應(yīng)編制《通風(fēng)技術(shù)檔案銷毀清單》，清單應(yīng)包括檔案編號、名稱、日期、來源等信息。（三）銷毀程序1.《通風(fēng)技術(shù)檔案銷毀清單》經(jīng)檔案鑒定小組組長簽字確認(rèn)后，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。