PAGE檔案館管理規(guī)章制度一、總則（一）目的為了加強本公司/組織檔案館的管理，有效保護和利用檔案資源，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，為公司/組織的各項工作提供有力的支持和保障，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于本公司/組織檔案館的所有工作人員以及涉及檔案管理、利用的相關部門和人員。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化和科學化。2.真實性原則：檔案應如實反映公司/組織的各項活動和歷史面貌，確保檔案內(nèi)容的真實性。3.完整性原則：全面收集和保存公司/組織在各個方面形成的檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司/組織的各項工作提供便捷的檔案服務。二、檔案管理機構(gòu)與職責（一）檔案館設置公司/組織設立檔案館，作為檔案管理的專門機構(gòu)，負責集中管理公司/組織的各類檔案。（二）檔案館職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本公司/組織的檔案管理制度。2.負責接收、收集、整理、保管公司/組織各部門形成的各類檔案，確保檔案的完整和安全。3.對檔案進行分類、編目、數(shù)字化等管理工作，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。4.開展檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進行鑒定和銷毀。5.負責檔案的統(tǒng)計工作，及時準確地統(tǒng)計檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。6.提供檔案查閱、借閱、復制等服務，積極主動地為公司/組織的各項工作提供檔案支持。7.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高公司/組織全體員工的檔案意識。8.參與公司/組織重大活動和項目的檔案管理工作，確保檔案資料的完整和準確。（三）檔案管理人員職責1.檔案管理員負責檔案的日常收集、整理、保管、統(tǒng)計等工作。按照檔案管理規(guī)定，對檔案進行分類、編號、編目等操作，確保檔案管理的規(guī)范化。做好檔案庫房的安全管理工作，定期檢查檔案保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。負責檔案信息的數(shù)字化錄入和維護工作，保證檔案信息的準確性和完整性。為檔案利用者提供查閱、借閱、復制等服務，做好相關記錄。協(xié)助開展檔案鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定程序進行操作。2.檔案主管負責制定和完善檔案管理制度，指導和監(jiān)督檔案管理員的工作。組織檔案業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務水平。參與檔案的鑒定、銷毀工作，審核檔案鑒定和銷毀清單。負責檔案利用情況的統(tǒng)計和分析，為公司/組織的決策提供檔案信息支持。協(xié)調(diào)與其他部門的檔案管理工作，確保檔案管理工作的順利開展。定期向上級領導匯報檔案管理工作情況，及時解決檔案管理工作中存在的問題。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.公司/組織在各項活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.公司/組織與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、信函等文件材料。3.公司/組織內(nèi)部的規(guī)章制度、會議記錄、工作計劃、工作總結(jié)等文件材料。4.公司/組織員工的人事檔案、工資檔案、培訓檔案等個人檔案材料。5.公司/組織的財務檔案、審計檔案、稅務檔案等經(jīng)濟類檔案材料。6.公司/組織的科研項目檔案、技術檔案、產(chǎn)品檔案等業(yè)務類檔案材料。7.其他具有保存價值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案的收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.收集的檔案材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽署完備，載體應符合檔案保管要求。3.對重要的檔案材料，應同時收集電子文檔和紙質(zhì)文檔，確保檔案信息的多介質(zhì)保存。4.各部門應在規(guī)定的時間內(nèi)將整理好的檔案材料移交至檔案館，不得拖延或積壓。（三）歸檔程序1.檔案形成部門對收集到的檔案材料進行初步整理，按照檔案分類方案進行分類、編號。2.填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、形成時間、保管期限等信息。3.將整理好的檔案材料連同檔案移交清單一并移交至檔案館。4.檔案館對移交的檔案進行審核，核對檔案的完整性、準確性和規(guī)范性，對不符合要求的檔案材料及時退回形成部門進行補充或修正。5.審核通過后，檔案館對檔案進行登記、上架，納入正常的檔案管理流程。四、檔案的整理與分類（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、檢索和統(tǒng)計。（二）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等進行分類整理，采用“件”的整理方式，將每份文件作為一個獨立的保管單位，進行編號、編目等操作。2.科技檔案：按照項目、專業(yè)、階段等進行分類整理，建立項目檔案卷，將項目相關的文件材料按照一定的順序排列，進行編號、編目等操作。3.人事檔案：按照干部檔案管理規(guī)定進行分類整理，建立個人檔案卷，將個人的履歷、考核、任免、獎懲、工資等材料進行分類裝訂，進行編號、編目等操作。4.會計檔案：按照會計檔案管理辦法進行分類整理，將會計憑證、會計賬簿、財務報告等材料按照年度、保管期限進行分類裝訂，進行編號、編目等操作。（三）分類方案1.文書檔案分類年度分類：按照文件形成的年度進行分類，如20XX年、20XX+1年等。保管期限分類：分為永久、長期（30年）、短期（10年）三種保管期限。機構(gòu)（問題）分類：按照公司/組織的內(nèi)部機構(gòu)或問題進行分類，如辦公室、財務部、人力資源部等，或分為行政管理、業(yè)務管理、財務管理等問題類別。2.科技檔案分類項目分類：按照公司/組織的科研項目、工程項目、產(chǎn)品項目等進行分類，每個項目作為一個獨立的分類單元。專業(yè)分類：在項目分類的基礎上，按照專業(yè)領域進行細分，如科研項目可分為電子信息、生物醫(yī)藥、新材料等專業(yè)類別。階段分類：按照項目的研究、設計、施工、驗收等階段進行分類，每個階段形成的文件材料分別整理。3.人事檔案分類履歷材料：包括個人的簡歷、學歷、學位、工作經(jīng)歷等材料?？己瞬牧希喊甓瓤己?、績效考核、專項考核等材料。任免材料：包括職務任免通知、任職資格審批表等材料。獎懲材料：包括獎勵證書、處罰決定等材料。工資材料：包括工資變動審批表、工資條等材料。其他材料：包括培訓記錄、出國（境）材料、黨團材料等其他與個人相關的材料。4.會計檔案分類會計憑證：按照年度、月份進行分類裝訂，每本憑證作為一個保管單位。會計賬簿：包括總賬、明細賬、日記賬等，按照年度進行分類裝訂，每本賬簿作為一個保管單位。財務報告：包括年度財務報告、中期財務報告等，按照年度進行分類裝訂，每份報告作為一個保管單位。五、檔案的保管與保護（一）保管場所1.檔案館應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應配備必要的消防設備、溫濕度調(diào)節(jié)設備、防蟲防鼠設備等，確保檔案的安全保管。（二）檔案裝具1.應使用符合檔案保管要求的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、檔案盒等。2.檔案裝具應堅固耐用，便于檔案的存放和查找，同時應具有一定的防火、防潮、防蟲等功能。3.檔案裝具應按照檔案分類方案進行編號，便于檔案的管理和查找。（三）檔案保管期限1.檔案的保管期限應根據(jù)檔案的重要程度、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素確定，分為永久、長期（30年）、短期（10年）三種。2.永久保管的檔案應是反映公司/組織主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司/組織和國家具有長遠利用價值的檔案。3.長期保管的檔案應是在一定時期內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案。4.短期保管的檔案應是在較短時間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案。（四）檔案保護措施1.對紙質(zhì)檔案應定期進行檢查，發(fā)現(xiàn)霉變、蟲蛀、破損等情況及時采取修復措施。2.對電子檔案應定期進行備份，存儲介質(zhì)應妥善保管，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對重要的檔案應采取加密、存儲異地等安全措施，防止檔案信息泄露。4.嚴格控制檔案庫房的人員出入，非檔案管理人員未經(jīng)批準不得進入檔案庫房。5.定期對檔案保管狀況進行檢查，做好檢查記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.按照國家有關檔案鑒定的標準和規(guī)定，結(jié)合公司/組織的實際情況，對檔案進行科學合理的鑒定。2.堅持全面審查、歷史地分析檔案的價值，確保鑒定結(jié)果的準確性和客觀性。3.充分考慮檔案的現(xiàn)實利用價值和長遠保存價值，避免片面強調(diào)某一方面的價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案主管、相關業(yè)務部門負責人、檔案管理員等組成。鑒定工作小組負責制定檔案鑒定方案，組織實施檔案鑒定工作，審核鑒定結(jié)果等。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每份檔案進行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、形式等因素，判斷其價值和保管期限。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進行比較分析，判斷其價值和保管期限的合理性。3.專家咨詢法：對于一些專業(yè)性較強、價值難以判斷的檔案，可咨詢相關領域的專家，聽取專家意見。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行鑒定，形成檔案鑒定報告，明確擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.將檔案鑒定報告提交公司/組織領導審批，經(jīng)批準后，方可進行檔案銷毀工作。3.檔案銷毀工作應指定專人負責，在指定的地點進行銷毀，確保檔案銷毀過程的安全和徹底。4.檔案銷毀時，應填寫檔案銷毀清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀人員等信息，檔案銷毀清單應一式兩份，一份留存檔案館，一份報公司/組織領導備案。5.對已銷毀的檔案，應在檔案目錄和檢索系統(tǒng)中進行標注，確保檔案信息的準確性和完整性。七、檔案的利用與服務（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關檔案利用的法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度，確保檔案利用工作的合法性和規(guī)范性。2.服務至上原則：以公司/組織的各項工作需求為導向，積極主動地為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，嚴格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱公司/組織檔案，應按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。3.司法機關、行政機關等因辦案需要查閱、借閱公司/組織檔案，應按照法律法規(guī)的規(guī)定辦理相關手續(xù)。（三）利用方式1.查閱：檔案利用者可在檔案館查閱檔案，檔案館應提供必要的查閱場所和設備，為檔案利用者提供便利。2.借閱：檔案利用者因工作需要借閱檔案，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時間、借閱用途等信息，經(jīng)檔案主管批準后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理延期手續(xù)。3.復制：檔案利用者因工作需要復制檔案，應填寫檔案復制申請表，注明復制檔案的名稱、數(shù)量、復制用途等信息，并按照規(guī)定繳納復制費用。檔案館應按照檔案利用者的要求進行復制，復制件應加蓋檔案館印章，與原件具有同等效力。（四）利用登記1.對檔案利用情況進行詳細登記，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用方式、利用檔案名稱、數(shù)量以及歸還時間等信息。2.檔案利用登記應及時、準確、完整，登記記錄應妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計。八、檔案的統(tǒng)計與信息化建設（一）統(tǒng)計工作1.建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等進行統(tǒng)計分析。2.檔案統(tǒng)計報表應按照國家有關規(guī)定和公司/組織的要求進行編制，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準確性和真實性。3.檔案統(tǒng)計工作應及時、準確地反映檔案管理工作的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢，為公司/組織的決策提供數(shù)據(jù)支持。（二）信息化建設1.推進檔案管理信息化建設，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理、檢索查詢