PAGE招標(biāo)采購檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司招標(biāo)采購檔案管理，規(guī)范招標(biāo)采購文件的收集、整理、歸檔、保管和利用，確保招標(biāo)采購活動的合法性、規(guī)范性和完整性，維護(hù)公司利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有招標(biāo)采購項目，包括但不限于工程建設(shè)項目、貨物采購項目、服務(wù)采購項目等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映招標(biāo)采購活動的全過程，確保檔案信息的真實性和可靠性。2.完整性原則：全面收集招標(biāo)采購活動中形成的各類文件資料，保證檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：檔案管理應(yīng)符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，遵循統(tǒng)一的格式、規(guī)范和流程。4.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.便于利用原則：檔案整理應(yīng)便于查詢、檢索和利用，提高工作效率。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善招標(biāo)采購檔案管理制度，并組織實施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門招標(biāo)采購檔案的收集、整理、歸檔工作。3.集中統(tǒng)一管理公司招標(biāo)采購檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，確保檔案的安全保管和有效利用。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的時效性和準(zhǔn)確性。（二）招標(biāo)采購部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門招標(biāo)采購項目檔案的收集、整理和初步審核工作，確保檔案資料的齊全、完整和真實。2.在招標(biāo)采購活動結(jié)束后，按照檔案管理部門的要求，及時將整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等利用工作。（三）其他部門職責(zé)1.參與招標(biāo)采購活動的各部門，應(yīng)按照各自職責(zé)，負(fù)責(zé)提供與本部門工作相關(guān)的招標(biāo)采購檔案資料，并確保資料的真實性和完整性。2.協(xié)助檔案管理部門和招標(biāo)采購部門做好檔案管理工作，配合提供相關(guān)證明材料等。三、檔案收集（一）收集范圍1.招標(biāo)采購項目前期準(zhǔn)備階段形成的文件，包括項目申請報告、可行性研究報告、預(yù)算批復(fù)等。2.招標(biāo)采購文件，包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等。3.合同文件，包括采購合同、施工合同、服務(wù)合同等。4.開標(biāo)、評標(biāo)記錄，包括開標(biāo)會議記錄、評標(biāo)報告、評標(biāo)專家簽到表等。5.往來函件，包括與供應(yīng)商、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)、監(jiān)管部門等之間的函件、通知、答疑等。6.驗收文件，包括驗收報告、驗收單、質(zhì)量檢驗報告等。7.其他與招標(biāo)采購活動相關(guān)的文件資料，如項目審計報告、財務(wù)結(jié)算憑證等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)招標(biāo)采購檔案的收集工作，確保檔案資料及時、準(zhǔn)確、完整地收集。2.在招標(biāo)采購活動過程中，相關(guān)人員應(yīng)妥善保管各類文件資料，不得擅自損毀、丟失或涂改。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲方式進(jìn)行保存，并確保電子文件的可讀性和可追溯性。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照招標(biāo)采購項目的類型進(jìn)行分類，如工程建設(shè)項目、貨物采購項目、服務(wù)采購項目等。2.在每類項目下，再按照項目階段進(jìn)行細(xì)分，如前期準(zhǔn)備、招標(biāo)、開標(biāo)評標(biāo)、合同簽訂、驗收等。3.對于同一項目階段的文件，按照文件的性質(zhì)和用途進(jìn)行進(jìn)一步分類，如文件、記錄、合同等。（二）整理方法1.對收集到的文件資料進(jìn)行清理，剔除重復(fù)、無效的文件。2.按照分類標(biāo)準(zhǔn)對文件進(jìn)行編號、編目，編制檔案目錄清單，確保檔案資料的有序排列。3.對于紙質(zhì)文件，應(yīng)進(jìn)行裝訂、編頁，確保文件的整齊、牢固；對于電子文件，應(yīng)進(jìn)行命名、分類存儲，建立電子文件索引。4.在整理過程中，應(yīng)確保文件資料的真實性、完整性和關(guān)聯(lián)性，對于存在問題的文件，應(yīng)及時與相關(guān)部門或人員進(jìn)行核實、補(bǔ)充。五、檔案歸檔（一）歸檔時間1.招標(biāo)采購項目結(jié)束后，招標(biāo)采購部門應(yīng)在[具體時間期限]內(nèi)完成檔案的整理工作，并移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)在收到移交檔案后的[具體時間期限]內(nèi)完成歸檔工作。（二）歸檔程序1.招標(biāo)采購部門向檔案管理部門提交檔案移交清單，清單應(yīng)詳細(xì)列出檔案的名稱、數(shù)量、類別等信息。2.檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行核對、驗收，確認(rèn)無誤后在移交清單上簽字蓋章。3.檔案管理部門按照歸檔要求，將檔案存入專門的檔案庫房或檔案存儲設(shè)備中，并建立檔案索引和檢索系統(tǒng)。六、檔案保管（一）保管環(huán)境1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，確保庫房環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好，溫度、濕度符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.庫房內(nèi)應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、防盜門、窗簾、吸塵器等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號順序存放于檔案架或檔案柜中，便于查詢和檢索。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份介質(zhì)可采用磁帶、光盤、硬盤等，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)檢驗和更新。3.對于重要的檔案資料，應(yīng)采取加密存儲、異地備份等措施，確保檔案的安全性。（三）保管期限1.招標(biāo)采購檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)和公司實際情況確定，一般分為短期、中期和長期。2.短期檔案保管期限為[具體年限]，主要包括一般性的招標(biāo)采購文件、往來函件等；中期檔案保管期限為[具體年限]，主要包括合同文件、驗收文件等；長期檔案保管期限為[具體年限]，主要包括項目前期準(zhǔn)備文件、重大項目的招標(biāo)采購文件等。3.保管期限屆滿后，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定，對確無保存價值的檔案進(jìn)行銷毀處理。七、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱招標(biāo)采購檔案。2.外部審計、監(jiān)察、稅務(wù)等部門依法進(jìn)行檢查時，可按照規(guī)定查閱相關(guān)檔案。3.因法律糾紛等特殊情況，需要查閱、復(fù)制招標(biāo)采購檔案的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。（二）利用程序1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、用途、期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對申請進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并提供相應(yīng)的檔案查閱或借閱服務(wù)。3.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出；借閱檔案時，應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.外部單位查閱、借閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信或相關(guān)證明文件，按照公司規(guī)定的審批程序辦理手續(xù)，并在檔案管理部門的監(jiān)督下進(jìn)行查閱或借閱。（三）利用記錄1.檔案管理部門應(yīng)對檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱或借閱人姓名、部門、時間、檔案名稱、用途等信息。2.查閱、借閱記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和審計。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括招標(biāo)采購部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員。2.鑒定工作小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案銷毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要性、相關(guān)性等因素，對檔案進(jìn)行綜合評估，確定檔案是否仍具有保存價值。2.對于已超過保管期限且確無保存價值的檔案，可予以銷毀；對于仍具有一定參考價值的檔案，應(yīng)延長保管期限或進(jìn)行特殊處理。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，形成檔案銷毀清單。2.檔案銷毀清單經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門組織實施銷毀工作。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。4.銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單歸檔保存。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司內(nèi)部審計部門負(fù)責(zé)對招標(biāo)采購檔案管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)。2.檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.檔案保管環(huán)境和設(shè)施設(shè)備的運行情況。4.檔案查閱、借閱記錄的真實性和完整性。（三）問題整改1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)針對問題制定整改措施，認(rèn)真落實整