PAGE投資統(tǒng)計(jì)檔案盒制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司投資統(tǒng)計(jì)檔案管理，確保投資統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和安全性，提高投資決策的科學(xué)性和有效性，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及投資統(tǒng)計(jì)檔案管理的部門和人員，包括但不限于投資部門、財(cái)務(wù)部門、項(xiàng)目管理部門等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保投資統(tǒng)計(jì)檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：投資統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映公司投資活動(dòng)的實(shí)際情況。3.安全保密原則：加強(qiáng)投資統(tǒng)計(jì)檔案的安全保護(hù)，防止檔案信息泄露和丟失。4.規(guī)范統(tǒng)一原則：明確投資統(tǒng)計(jì)檔案的分類、編號(hào)、整理、歸檔等要求，確保檔案管理工作規(guī)范統(tǒng)一。二、投資統(tǒng)計(jì)檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.投資項(xiàng)目檔案：包括投資項(xiàng)目的立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、投資協(xié)議、合同、評(píng)估報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等。2.投資統(tǒng)計(jì)報(bào)表檔案：涵蓋月度、季度、年度投資統(tǒng)計(jì)報(bào)表，以及各類專項(xiàng)投資統(tǒng)計(jì)報(bào)表。3.投資數(shù)據(jù)分析檔案：包含投資項(xiàng)目的數(shù)據(jù)分析報(bào)告、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告、收益預(yù)測報(bào)告等。4.投資決策檔案：涉及投資決策會(huì)議紀(jì)要、決策文件、領(lǐng)導(dǎo)批示等。（二）編號(hào)1.投資統(tǒng)計(jì)檔案采用統(tǒng)一的編號(hào)規(guī)則，以確保檔案的唯一性和可識(shí)別性。2.編號(hào)格式為：年份+類別代碼+順序號(hào)。例如，2023年投資項(xiàng)目檔案的編號(hào)為2023TZ001，其中“2023”表示年份，“TZ”表示投資項(xiàng)目類別代碼，“001”表示該類別下的順序號(hào)。3.類別代碼具體如下：投資項(xiàng)目檔案：TZ投資統(tǒng)計(jì)報(bào)表檔案：TB投資數(shù)據(jù)分析檔案：TF投資決策檔案：TJ三、投資統(tǒng)計(jì)檔案的收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)按照職責(zé)分工及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的投資統(tǒng)計(jì)檔案資料，并確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.投資項(xiàng)目檔案資料由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)收集，在項(xiàng)目結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)提交至檔案管理部門。3.投資統(tǒng)計(jì)報(bào)表檔案資料由統(tǒng)計(jì)人員負(fù)責(zé)收集，按照規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)報(bào)送至檔案管理部門。4.投資數(shù)據(jù)分析檔案資料由分析人員負(fù)責(zé)收集，分析報(bào)告完成后[X]個(gè)工作日內(nèi)提交至檔案管理部門。5.投資決策檔案資料由決策會(huì)議記錄人員或相關(guān)部門負(fù)責(zé)收集，在決策事項(xiàng)完成后[X]個(gè)工作日內(nèi)提交至檔案管理部門。（二）整理1.檔案管理部門收到投資統(tǒng)計(jì)檔案資料后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理。整理工作包括對(duì)資料進(jìn)行分類、排序、編目、裝訂等。2.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)去除金屬物，采用A4紙規(guī)格進(jìn)行折疊或粘貼，確保頁面平整。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲(chǔ)在指定的存儲(chǔ)介質(zhì)和文件夾中。電子檔案的命名格式為：檔案編號(hào)+檔案名稱+日期。例如：2023TZ001投資項(xiàng)目立項(xiàng)文件20230101四、投資統(tǒng)計(jì)檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.整理后的投資統(tǒng)計(jì)檔案應(yīng)按照編號(hào)順序及時(shí)歸檔，存入專門的檔案盒或檔案柜中。2.檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年份、起止編號(hào)等信息，便于查找和管理。3.歸檔時(shí)應(yīng)編制檔案目錄，目錄內(nèi)容包括檔案編號(hào)、檔案名稱、日期、保管期限等，并將目錄放置在檔案盒內(nèi)首頁。（二）保管1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案保管場所，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.投資統(tǒng)計(jì)檔案應(yīng)按照保管期限進(jìn)行分類存放，保管期限分為永久、定期[X]年和定期[X]年。3.對(duì)于永久保管的檔案，應(yīng)單獨(dú)存放，并定期進(jìn)行檢查和清點(diǎn)。4.定期保管的檔案，在保管期限屆滿后，如需銷毀，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批和銷毀。5.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)投資統(tǒng)計(jì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。五、投資統(tǒng)計(jì)檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱投資統(tǒng)計(jì)檔案的，應(yīng)填寫《投資統(tǒng)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)按照申請(qǐng)表的要求提供檔案資料，并對(duì)查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在《投資統(tǒng)計(jì)檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.公司外部單位或個(gè)人因特殊原因需要借閱投資統(tǒng)計(jì)檔案的，應(yīng)提前向公司提出書面申請(qǐng)，說明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等，并經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱申請(qǐng)批準(zhǔn)后，借閱人員應(yīng)與檔案管理部門簽訂《投資統(tǒng)計(jì)檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.檔案管理部門應(yīng)按照協(xié)議要求提供檔案資料，并對(duì)借閱過程進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播檔案內(nèi)容。4.借閱期限屆滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。六、投資統(tǒng)計(jì)檔案的保密與安全（一）保密1.投資統(tǒng)計(jì)檔案涉及公司的商業(yè)秘密和重要信息，檔案管理人員和查閱、借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。2.在檔案查閱、借閱過程中，如因工作需要必須摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明摘錄、復(fù)制的范圍和用途。摘錄、復(fù)制的檔案資料應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行保管。3.對(duì)于違反保密規(guī)定的行為，公司將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）安全1.加強(qiáng)投資統(tǒng)計(jì)檔案的安全管理，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。2.定期對(duì)檔案保管場所進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時(shí)整改。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)和地點(diǎn)，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的可用性和完整性。4.檔案管理人員應(yīng)掌握基本的安全知識(shí)和技能，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)等突發(fā)事件，應(yīng)及時(shí)采取應(yīng)急措施，保護(hù)檔案安全。七、投資統(tǒng)計(jì)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.投資統(tǒng)計(jì)檔案保管期限屆滿，且已無保存價(jià)值的，可進(jìn)行銷毀。2.因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，導(dǎo)致部分投資統(tǒng)計(jì)檔案不再適用或不需要保存的，可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期限屆滿的投資統(tǒng)計(jì)檔案進(jìn)行清理，提出銷毀意見，并編制《投資統(tǒng)計(jì)檔案銷毀清單》。2.《投資統(tǒng)計(jì)檔案銷毀清單》應(yīng)包括檔案編號(hào)、檔案名稱、日期、保管期限等信息，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字。3.將《投資統(tǒng)計(jì)檔案銷毀清單》報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后，方可組織實(shí)施銷毀工作。4.銷毀投資統(tǒng)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)