PAGE會計檔案管理制度范本一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會計檔案管理，保證會計檔案的安全、完整、有序存放和方便查閱，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》以及《會計檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會計檔案管理工作。（三）定義會計檔案是指公司在進(jìn)行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。二、會計檔案的內(nèi)容（一）會計憑證1.原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單、借款單等。2.記賬憑證，根據(jù)審核無誤的原始憑證編制，記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會計分錄。（二）會計賬簿1.總賬，按照會計科目分類登記經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿。2.明細(xì)賬，對總賬科目所屬明細(xì)分類賬戶進(jìn)行詳細(xì)記錄的賬簿。3.日記賬，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時間順序逐日逐筆登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。4.輔助賬簿，如固定資產(chǎn)卡片、低值易耗品臺賬等。（三）財務(wù)會計報告1.月度、季度、年度財務(wù)報表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。2.財務(wù)情況說明書，對公司財務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量等情況進(jìn)行分析說明的書面文件。（四）其他會計資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表，用于核對銀行存款日記賬與銀行對賬單余額差異的表格。2.銀行對賬單，銀行提供的反映公司銀行賬戶資金收支情況的單據(jù)。3.納稅申報表，公司向稅務(wù)機(jī)關(guān)申報繳納稅款的報表。4.會計檔案移交清冊、保管清冊和銷毀清冊。5.會計電算化數(shù)據(jù)備份，包括會計軟件系統(tǒng)生成的電子數(shù)據(jù)備份、定期備份的財務(wù)數(shù)據(jù)等。三、會計檔案的歸檔（一）歸檔要求1.會計憑證應(yīng)按記賬憑證編號順序，連同所附原始憑證一并整理裝訂成冊，并加具封面，注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖號碼、憑證張數(shù)等內(nèi)容。2.會計賬簿應(yīng)在年度終了后，將各賬戶的余額結(jié)轉(zhuǎn)下年，并在摘要欄注明“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣；在下一會計年度新建有關(guān)會計賬簿的第一行余額欄內(nèi)填寫上年結(jié)轉(zhuǎn)的余額，并在摘要欄注明“上年結(jié)轉(zhuǎn)”字樣。3.財務(wù)會計報告應(yīng)按年度裝訂成冊，加具封面，注明單位名稱、年度、月份、報表種類等內(nèi)容。4.其他會計資料應(yīng)分類整理，按順序編號，裝訂成冊，并加具封面，注明資料名稱、年度、月份、編號等內(nèi)容。（二）歸檔時間1.會計憑證應(yīng)在每月終了后[X]個工作日內(nèi)整理歸檔。2.會計賬簿應(yīng)在年度終了后[X]個月內(nèi)整理歸檔。3.財務(wù)會計報告應(yīng)在年度終了后[X]個月內(nèi)整理歸檔。4.其他會計資料應(yīng)在形成后及時整理歸檔。（三）歸檔流程1.會計人員負(fù)責(zé)對各自工作范圍內(nèi)的會計資料進(jìn)行整理、分類、編號。2.將整理好的會計資料移交至檔案管理部門，檔案管理部門進(jìn)行核對、驗(yàn)收。3.檔案管理部門對驗(yàn)收合格的會計資料進(jìn)行裝訂、編目、上架存放，并建立會計檔案登記簿，記錄會計檔案的歸檔情況。四、會計檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證保管期限為[X]年。2.會計賬簿保管期限為[X]年，其中現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管期限為[X]年。3.財務(wù)會計報告保管期限為[X]年，年度財務(wù)會計報告永久保管。4.其他會計資料保管期限按照相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行。（二）保管地點(diǎn)會計檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全設(shè)施。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)定期對會計檔案進(jìn)行檢查、核對，確保會計檔案的安全、完整。2.對電子會計檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲在不同的介質(zhì)上，如光盤、硬盤等，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.會計檔案不得外借，如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計檔案的人員，嚴(yán)禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。五、會計檔案的查閱與復(fù)制（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱會計檔案，需填寫《會計檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位查閱會計檔案，需持有單位介紹信，經(jīng)公司財務(wù)負(fù)責(zé)人和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱會計檔案，不得將會計檔案攜帶出指定地點(diǎn)。2.查閱人員如需復(fù)制會計檔案，應(yīng)填寫《會計檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等，經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人進(jìn)行復(fù)制，并登記復(fù)制內(nèi)容、數(shù)量、用途等信息。（三）查閱記錄檔案管理部門應(yīng)對查閱和復(fù)制會計檔案的情況進(jìn)行記錄，包括查閱人員姓名、單位、查閱時間、查閱內(nèi)容、復(fù)制情況等，查閱記錄應(yīng)妥善保管。六、會計檔案的銷毀（一）銷毀條件會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由檔案管理部門提出銷毀意見，會同財務(wù)部門共同鑒定，編造會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。（二）銷毀程序1.公司負(fù)責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。2.銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由檔案管理部門和財務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。3.監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負(fù)責(zé)人。（三）不得銷毀的會計檔案1.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時為止。單獨(dú)抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。2.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。七、會計檔案的信息化管理（一）電子會計檔案的形成1.公司應(yīng)使用符合國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的會計軟件進(jìn)行會計核算，確保電子會計檔案的真實(shí)性、完整性和可用性。2.電子會計檔案應(yīng)從會計軟件系統(tǒng)中直接導(dǎo)出，并按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行整理、存儲。（二）電子會計檔案的存儲1.電子會計檔案應(yīng)存儲在磁性介質(zhì)或光盤等存儲介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份。2.存儲電子會計檔案的介質(zhì)應(yīng)標(biāo)明檔案名稱、年度、月份、保管期限等信息，并妥善保管。（三）電子會計檔案的查閱與利用1.公司應(yīng)建立電子會計檔案查閱系統(tǒng)，方便內(nèi)部人員查閱電子會計檔案。2.查閱電子會計檔案時，應(yīng)使用專門的軟件進(jìn)行查看，并確保電子會計檔案的安全。3.電子會計檔案的利用應(yīng)符合法律法規(guī)和公司規(guī)定，不得擅自修改、刪除電子會計檔案。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司內(nèi)部審計部門負(fù)責(zé)對會計檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容與頻率1.檢查內(nèi)容包括會計檔案的歸檔、保管、查閱、復(fù)制、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定。2.內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對會計檔案管理工作進(jìn)行檢查，至少每年檢查一次，并形成檢查報告。（三）問題整改對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時進(jìn)行整改，并將整改情況報告內(nèi)部審計部門。