PAGE化學(xué)試劑檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司化學(xué)試劑的管理，確?；瘜W(xué)試劑的采購、儲(chǔ)存、使用、處置等環(huán)節(jié)的安全與規(guī)范，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的正常進(jìn)行，特制定本化學(xué)試劑檔案管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及化學(xué)試劑采購、儲(chǔ)存、使用、處置的部門和個(gè)人。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)化學(xué)試劑管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確?；瘜W(xué)試劑管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.安全性原則：將化學(xué)試劑的安全管理放在首位，預(yù)防安全事故的發(fā)生，保障人員生命財(cái)產(chǎn)安全和環(huán)境安全。3.準(zhǔn)確性原則：化學(xué)試劑檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確、完整、及時(shí)，為管理決策提供可靠依據(jù)。4.可追溯性原則：對(duì)化學(xué)試劑的整個(gè)生命周期進(jìn)行詳細(xì)記錄，實(shí)現(xiàn)全過程可追溯。二、化學(xué)試劑檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善化學(xué)試劑檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.集中管理化學(xué)試劑檔案，建立電子和紙質(zhì)檔案庫，確保檔案的安全與完整。3.定期對(duì)化學(xué)試劑檔案進(jìn)行整理、歸檔、更新和維護(hù)，保證檔案信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。4.為各部門提供化學(xué)試劑檔案查詢、借閱等服務(wù)，并做好記錄。（二）采購部門職責(zé)1.在采購化學(xué)試劑前，向檔案管理部門提供試劑的基本信息，包括名稱、規(guī)格、生產(chǎn)廠家、采購數(shù)量等，以便建立采購檔案。2.采購過程中，妥善保存采購合同、發(fā)票、運(yùn)輸單據(jù)等相關(guān)資料，并及時(shí)移交檔案管理部門歸檔。3.負(fù)責(zé)跟蹤化學(xué)試劑的采購進(jìn)度，確保采購活動(dòng)符合公司要求和相關(guān)法律法規(guī)。（三）儲(chǔ)存部門職責(zé)1.對(duì)入庫的化學(xué)試劑進(jìn)行驗(yàn)收，核對(duì)試劑的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等信息，并將驗(yàn)收結(jié)果及時(shí)反饋給檔案管理部門。2.按照化學(xué)試劑的特性和儲(chǔ)存要求，合理安排儲(chǔ)存位置，做好標(biāo)識(shí)和防護(hù)措施，并記錄相關(guān)信息于檔案中。3.定期對(duì)儲(chǔ)存的化學(xué)試劑進(jìn)行盤點(diǎn)，將盤點(diǎn)結(jié)果上報(bào)檔案管理部門，確保賬物相符。（四）使用部門職責(zé)1.使用化學(xué)試劑前，向檔案管理部門查閱試劑檔案，了解其特性、安全注意事項(xiàng)等信息。2.如實(shí)記錄化學(xué)試劑的使用情況，包括使用時(shí)間、使用量、使用人等，并及時(shí)更新檔案信息。3.負(fù)責(zé)本部門化學(xué)試劑領(lǐng)用、歸還的管理，確保試劑的正確使用和妥善保管。（五）處置部門職責(zé)1.制定化學(xué)試劑處置計(jì)劃，明確處置方式、時(shí)間、責(zé)任人等，并報(bào)檔案管理部門備案。2.在化學(xué)試劑處置過程中，詳細(xì)記錄處置情況，如處置數(shù)量、處置方法、處置時(shí)間等，形成處置檔案移交檔案管理部門。3.配合相關(guān)部門對(duì)化學(xué)試劑處置情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保處置活動(dòng)符合環(huán)保要求和相關(guān)法律法規(guī)。三、化學(xué)試劑檔案內(nèi)容（一）采購檔案1.采購申請(qǐng)：記錄化學(xué)試劑的采購申請(qǐng)部門、申請(qǐng)人、申請(qǐng)日期、申請(qǐng)理由、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。2.采購合同：包括合同編號(hào)、簽訂日期、供應(yīng)商名稱、化學(xué)試劑名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。3.發(fā)票：采購發(fā)票復(fù)印件，注明發(fā)票號(hào)碼、開票日期、金額等信息。4.運(yùn)輸單據(jù)：如提貨單、運(yùn)單等，記錄化學(xué)試劑的運(yùn)輸方式、運(yùn)輸時(shí)間、運(yùn)輸路線等。5.采購變更記錄：如有采購數(shù)量、規(guī)格、交貨期等變更情況，詳細(xì)記錄變更原因、變更內(nèi)容、變更日期以及相關(guān)審批文件。（二）驗(yàn)收檔案1.驗(yàn)收?qǐng)?bào)告：驗(yàn)收人員填寫的化學(xué)試劑驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，包括驗(yàn)收日期、驗(yàn)收人員、試劑名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量狀況（外觀、純度、含量等）、驗(yàn)收結(jié)論等。2.質(zhì)量證明文件：供應(yīng)商提供的化學(xué)試劑質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、合格證等相關(guān)文件。（三）儲(chǔ)存檔案1.入庫記錄：記錄化學(xué)試劑入庫日期、入庫人員、試劑名稱、規(guī)格、數(shù)量、儲(chǔ)存位置等信息。2.庫存盤點(diǎn)記錄：定期庫存盤點(diǎn)的記錄，包括盤點(diǎn)日期、盤點(diǎn)人員、試劑名稱、規(guī)格、實(shí)際庫存數(shù)量、賬存數(shù)量、盤盈/盤虧情況及原因分析等。3.儲(chǔ)存環(huán)境監(jiān)測(cè)記錄：對(duì)化學(xué)試劑儲(chǔ)存場(chǎng)所的溫度、濕度、通風(fēng)等環(huán)境條件進(jìn)行監(jiān)測(cè)的記錄，包括監(jiān)測(cè)日期、監(jiān)測(cè)人員、監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)等。（四）使用檔案1.領(lǐng)用記錄：記錄化學(xué)試劑領(lǐng)用日期、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、試劑名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。2.使用記錄：詳細(xì)記錄化學(xué)試劑每次使用的日期、使用人、使用量、使用過程中的相關(guān)參數(shù)（如反應(yīng)溫度、時(shí)間等）、使用后的剩余量等。3.歸還記錄：對(duì)于可回收重復(fù)使用的化學(xué)試劑，記錄歸還日期、歸還部門、歸還人、試劑名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。（五）處置檔案1.處置申請(qǐng)：記錄化學(xué)試劑處置申請(qǐng)部門、申請(qǐng)人、申請(qǐng)日期、申請(qǐng)?zhí)幹玫脑噭┟Q、規(guī)格、數(shù)量、處置原因等信息。2.處置方案：經(jīng)審批后的化學(xué)試劑處置方案，包括處置方式（如廢棄、回收、轉(zhuǎn)移等）、處置時(shí)間、責(zé)任人、安全措施等。3.處置記錄：詳細(xì)記錄化學(xué)試劑處置的實(shí)際操作過程，如處置日期、處置人員、處置數(shù)量、處置方法、處置結(jié)果等。4.環(huán)保部門審批文件：如涉及危險(xiǎn)廢物處置，需附上環(huán)保部門的審批文件及相關(guān)手續(xù)。四、化學(xué)試劑檔案的建立與更新（一）檔案建立1.采購部門在化學(xué)試劑采購合同簽訂后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將采購相關(guān)資料移交檔案管理部門。檔案管理部門按照檔案內(nèi)容要求，及時(shí)建立采購檔案。2.儲(chǔ)存部門在化學(xué)試劑驗(yàn)收合格入庫后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及相關(guān)質(zhì)量證明文件等資料移交檔案管理部門，建立驗(yàn)收檔案和儲(chǔ)存檔案。3.使用部門在領(lǐng)用化學(xué)試劑后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將領(lǐng)用記錄提交檔案管理部門；每次使用化學(xué)試劑后，應(yīng)在使用完成后[X]個(gè)工作日內(nèi)更新使用記錄，并及時(shí)反饋給檔案管理部門。4.處置部門在化學(xué)試劑處置計(jì)劃制定后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將處置申請(qǐng)及處置方案報(bào)檔案管理部門備案；處置完成后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將處置記錄及相關(guān)環(huán)保審批文件移交檔案管理部門，建立處置檔案。（二）檔案更新1.當(dāng)化學(xué)試劑的采購信息、質(zhì)量狀況、儲(chǔ)存條件、使用情況、處置情況等發(fā)生變化時(shí)，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)將變更信息反饋給檔案管理部門。檔案管理部門在收到變更信息后[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行檔案更新。2.每年定期對(duì)化學(xué)試劑檔案進(jìn)行全面審查和更新，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。審查內(nèi)容包括檔案資料的完整性、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、與實(shí)際情況的一致性等。對(duì)于審查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)進(jìn)行整改和更新。五、化學(xué)試劑檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱化學(xué)試劑檔案時(shí)，應(yīng)填寫《化學(xué)試劑檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的查閱區(qū)域，為查閱人員提供必要的查閱條件。查閱人員應(yīng)在規(guī)定的查閱區(qū)域內(nèi)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱區(qū)域。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或撕毀。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱化學(xué)試劑檔案的，借閱部門應(yīng)填寫《化學(xué)試劑檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限、借閱份數(shù)等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)對(duì)借閱的檔案進(jìn)行登記，記錄借閱日期、借閱部門、借閱人、檔案名稱、借閱期限等信息。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前向檔案管理部門申請(qǐng)并辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。借閱期間如檔案發(fā)生損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如無問題，辦理歸還注銷手續(xù)。六、化學(xué)試劑檔案的保管與保密（一）保管1.檔案管理部門應(yīng)配備專門的檔案保管設(shè)施，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確?；瘜W(xué)試劑檔案的安全存放。2.化學(xué)試劑檔案應(yīng)按照類別、年度進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)建立檔案索引目錄，方便快速檢索檔案信息。3.定期對(duì)化學(xué)試劑檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、褪色、字跡模糊等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。對(duì)于電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保密1.化學(xué)試劑檔案涉及公司的商業(yè)秘密和技術(shù)信息，檔案管理部門及相關(guān)工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對(duì)檔案內(nèi)容予以保密。2.在檔案查閱、借閱過程中，查閱人員和借閱人員不得向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。如因工作需要必須對(duì)外提供檔案信息的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定履行審批手續(xù)。3.檔案管理部門工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守崗位職責(zé)，不得擅自泄露檔案信息。如發(fā)現(xiàn)有違反保密規(guī)定的行為，將依法依規(guī)追究相關(guān)人員責(zé)任。七、化學(xué)試劑檔案的銷毀（一）銷毀條件1.化學(xué)試劑已過保質(zhì)期且無使用價(jià)值。2.化學(xué)試劑因質(zhì)量問題或其他原因被判定為不合格且無法進(jìn)行有效處理。3.根據(jù)法律法規(guī)要求必須銷毀的化學(xué)試劑。（二）銷毀程序1.使用部門或處置部門提出化學(xué)試劑銷毀申請(qǐng)，填寫《化學(xué)試劑銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明銷毀試劑的名稱、規(guī)格、數(shù)量、銷毀原因等信息，并附上相關(guān)證明材料（如質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、過期證明等）。2.申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人對(duì)銷毀申請(qǐng)進(jìn)行審核，簽署意見后報(bào)檔案管理部門。檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)及相關(guān)材料進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門會(huì)同申請(qǐng)部門及相關(guān)部門制定化學(xué)試劑銷毀方案，明確銷毀方式（如焚燒、填埋等）、銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、責(zé)任人及安全措施等。4.按照銷毀方案組織實(shí)施銷毀工作，銷毀過程中應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀日期