PAGE內(nèi)蒙古檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)內(nèi)蒙古檔案室的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于內(nèi)蒙古地區(qū)各公司/組織檔案室的檔案管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和歷史面貌。3.完整性原則：保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息安全。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，滿足公司/組織各項(xiàng)工作對(duì)檔案的需求。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實(shí)施本單位檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用本單位的各類檔案。3.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查本單位各部門的檔案工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作。4.推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。5.參與本單位重大活動(dòng)和項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。（二）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案事業(yè)，具備專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集整理、分類編目、上架排列等工作，保證檔案整理規(guī)范、有序。3.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案安全。4.按照規(guī)定進(jìn)行檔案的鑒定和銷毀工作，嚴(yán)格履行審批手續(xù)。5.積極為利用者提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，及時(shí)登記利用情況。6.參與檔案信息化建設(shè)，錄入和維護(hù)檔案信息，提高檔案檢索效率。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的形成、積累和整理工作，并定期向檔案室移交。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理和協(xié)調(diào)，配合檔案室做好檔案管理相關(guān)工作。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，確保本部門檔案的完整、準(zhǔn)確和安全，不得擅自銷毀、涂改或丟失檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.反映本公司/組織各項(xiàng)工作活動(dòng)的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.本公司/組織在經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)、科研開發(fā)、基本建設(shè)等方面形成的具有保存價(jià)值的文件材料。3.上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。4.本公司/組織對(duì)外交往中形成的重要文件、合同、協(xié)議等。5.本公司/組織內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免、職工獎(jiǎng)懲等方面的文件材料。6.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對(duì)重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，防止原件損壞或丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于保管和檢索，符合檔案管理的規(guī)范化要求。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征進(jìn)行分類，一般可分為文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.編目：編制檔案目錄、全宗卷等檢索工具，詳細(xì)記錄檔案的內(nèi)容和存放位置。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得隨意裁剪或損壞文件。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案室應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的場(chǎng)所，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器等。2.檔案庫房應(yīng)與辦公區(qū)域分開，設(shè)置專門的出入口，確保檔案庫房的獨(dú)立性和安全性。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序排列上架，存放整齊有序，便于查找和利用。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。3.做好檔案庫房的溫濕度控制，溫度保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度保持在45%60%之間。4.采取有效的防火、防潮、防蟲、防盜等措施，防止檔案受到損壞或丟失。5.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（三）檔案的保護(hù)技術(shù)1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行去污、修復(fù)、裝訂等保護(hù)處理，延長檔案的使用壽命。2.采用數(shù)字化技術(shù)對(duì)重要檔案進(jìn)行掃描備份，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和利用。3.對(duì)磁性載體檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢測(cè)和拷貝，防止信息丟失或損壞。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合本公司/組織的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定評(píng)估。2.從檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值等方面綜合考慮，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定和不定期抽查鑒定。（三）鑒定方法1.逐卷逐件審查檔案內(nèi)容，分析其價(jià)值，確定保管期限。2.參考檔案的形成時(shí)間、來源、重要程度、利用頻率等因素，綜合判斷檔案的存毀。（四）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映本公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的重要文件材料，如公司章程、重大決策、重要合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表等，應(yīng)永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。具體劃分按照國家有關(guān)規(guī)定和本公司/組織實(shí)際情況確定。（五）銷毀程序1.經(jīng)過鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊(cè)》。2.《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)包括檔案的題名、文號(hào)、日期、保管期限、數(shù)量等內(nèi)容，并經(jīng)檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.將《檔案銷毀清冊(cè)》報(bào)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批，批準(zhǔn)后按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。4.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。5.監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字，并注明銷毀方式、時(shí)間、地點(diǎn)等信息。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)提供檔案利用服務(wù)，保障利用者的合法權(quán)益。2.遵循保密規(guī)定，確保檔案信息安全，防止檔案信息泄露。3.提高服務(wù)質(zhì)量，方便利用者查閱、借閱檔案，滿足利用需求。（二）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱與本公司/組織相關(guān)的檔案，需按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。（三）利用方式1.查閱：利用者可在檔案室查閱檔案，檔案室應(yīng)提供必要的查閱條件和服務(wù)。查閱時(shí)，利用者應(yīng)遵守檔案室的規(guī)章制度，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，利用者應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途和歸還日期等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。（四）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對(duì)利用檔案的人員、時(shí)間、內(nèi)容、用途及歸還情況等進(jìn)行詳細(xì)登記。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計(jì)分析。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、管理和利用。2.提高檔案管理的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息支持。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)：選擇適合本公司/組織的檔案信息管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案的分類編目、檢索查詢、借閱管理、統(tǒng)計(jì)分析等功能。3.網(wǎng)絡(luò)安全保障：加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測(cè)、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段，確保檔案信息安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.及時(shí)更新和維護(hù)檔案信息，保證電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性