PAGE應急資料檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司應急資料檔案的管理，確保應急資料檔案的完整性、準確性和安全性，提高公司應對突發(fā)事件的能力，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在應急管理工作中涉及的資料檔案管理。（三）定義1.應急資料檔案：指公司在預防、應對各類突發(fā)事件過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。2.突發(fā)事件：指突然發(fā)生，造成或者可能造成嚴重社會危害，需要采取應急處置措施予以應對的自然災害、事故災難、公共衛(wèi)生事件和社會安全事件。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：應急資料檔案由公司指定的專門部門或人員進行集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.分類分級管理原則：根據(jù)應急資料檔案的內容和性質，進行分類分級管理，便于查找、利用和保管。3.安全保密原則：確保應急資料檔案的安全，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失，嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)。二、應急資料檔案的分類與分級（一）分類1.應急預案類：包括綜合應急預案、專項應急預案、現(xiàn)場處置方案等。2.應急資源類：如應急物資儲備清單、應急設備清單、應急救援隊伍信息等。3.應急演練類：演練計劃、演練記錄、演練評估報告等。4.突發(fā)事件處置類：事件報告、現(xiàn)場照片、視頻資料、調查處理報告等。5.培訓教育類：應急知識培訓教材、培訓記錄、考核資料等。6.法律法規(guī)與標準類：國家及地方有關應急管理的法律法規(guī)、行業(yè)標準等。（二）分級根據(jù)應急資料檔案的重要性和影響范圍，分為絕密、機密、秘密三個級別：1.絕密級：涉及公司核心機密，一旦泄露將對公司造成重大損失的應急資料檔案，如關鍵應急預案中的核心處置措施、重大突發(fā)事件的關鍵決策信息等。2.機密級：重要性較高，泄露后可能對公司產(chǎn)生較大影響的應急資料檔案，如重要應急資源的詳細信息、應急演練中的關鍵數(shù)據(jù)等。3.秘密級：一般重要的應急資料檔案，泄露后可能對公司造成一定影響的，如一般性的應急預案、培訓教育資料等。三、應急資料檔案的收集與整理（一）收集1.各部門應明確專人負責應急資料檔案的收集工作，確保在應急管理工作開展過程中及時、準確地收集各類資料。2.對于在突發(fā)事件處置過程中產(chǎn)生的資料，相關部門和人員應在事件結束后[X]個工作日內，將資料移交至檔案管理部門。3.檔案管理部門應定期對各部門提交的應急資料進行檢查，確保資料的完整性和準確性，對于不符合要求的資料，及時通知提交部門進行補充或修正。（二）整理1.檔案管理人員應對收集到的應急資料進行分類整理，按照本制度規(guī)定的分類方法進行歸類。2.對應急資料進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號格式為：[年份][類別代碼][順序號]，例如：2023YJ01001，表示2023年應急預案類的第1份資料。3.對每份應急資料進行編目，編目內容包括資料名稱、編號、日期、來源、保管期限等，編目應清晰、準確，便于查閱。4.對于電子文檔形式的應急資料，應按照規(guī)范的命名規(guī)則進行命名，并建立相應的電子文件夾結構，確保電子資料的有序存儲。四、應急資料檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.經(jīng)過整理的應急資料檔案應及時進行歸檔，歸檔時間不得超過資料收集后的[X]個工作日。2.歸檔時，應將紙質資料和電子資料同時歸檔，紙質資料應裝訂成冊，編制頁碼，填寫卷內目錄和備考表；電子資料應存儲在專用的存儲設備上，并進行備份，備份存儲設備應異地存放。3.建立應急資料檔案歸檔清單，詳細記錄歸檔資料的名稱、編號、日期、歸檔人等信息，以備查詢。（二）保管1.公司應設立專門的應急資料檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等安全設施，確保檔案的安全保管。2.按照應急資料檔案的分級，設置不同的保管區(qū)域，對絕密級檔案應實行專人專柜保管，嚴格限制查閱權限；機密級檔案應存放在專門的保密柜中，由專人負責管理；秘密級檔案可存放在普通檔案柜中，但應進行分類存放。3.定期對應急資料檔案進行檢查和盤點，檢查內容包括檔案的完整性、準確性、存儲狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對于破損、變質的檔案，應及時進行修復或復制。4.檔案管理人員應定期對應急資料檔案進行數(shù)字化處理，將重要的紙質檔案轉化為電子檔案，便于長期保存和利用。數(shù)字化處理后的電子檔案應進行備份，并與紙質檔案進行關聯(lián)管理。五、應急資料檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內部人員因工作需要查閱應急資料檔案的，應填寫《應急資料檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，方可到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應對查閱申請進行審核，對于符合規(guī)定的申請，應安排專人陪同查閱，并在查閱過程中進行監(jiān)督，確保查閱人員遵守檔案查閱規(guī)定。3.查閱應急資料檔案時，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復制、轉借或損毀檔案，如需復制檔案，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定的程序進行復制。4.查閱絕密級應急資料檔案，必須經(jīng)公司主管領導批準，并嚴格限制查閱范圍和時間，查閱過程中應有專人全程陪同。（二）借閱1.公司內部人員因工作需要借閱應急資料檔案的，應填寫《應急資料檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內容、借閱時間、歸還時間等信息，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管借閱的應急資料檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損或拆卷，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應及時報告檔案管理部門，并承擔相應的責任。4.借閱絕密級應急資料檔案，必須經(jīng)公司主管領導批準，并嚴格按照涉密文件管理規(guī)定進行借閱，借閱人員應簽署保密承諾書，確保檔案信息的安全。六、應急資料檔案的銷毀（一）銷毀條件1.應急資料檔案已超過保管期限，且確無保存價值的。2.因自然災害、事故等原因導致檔案損壞，無法修復且無利用價值的。3.法律法規(guī)規(guī)定需要銷毀的其他應急資料檔案。（二）銷毀程序1.檔案管理部門應定期對保管期滿的應急資料檔案進行清理，提出銷毀意見，填寫《應急資料檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號、日期、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《應急資料檔案銷毀申請表》經(jīng)檔案管理部門負責人審核后，報公司主管領導審批。3.經(jīng)批準銷毀的應急資料檔案，應指定專人負責銷毀，銷毀過程應進行記錄，記錄內容包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等。4.對于電子檔案的銷毀，應采用專業(yè)的技術手段進行徹底刪除，確保數(shù)據(jù)無法恢復。銷毀后的存儲設備應進行物理破壞，防止數(shù)據(jù)泄露。5.銷毀記錄應保存[X]年，以備查閱。七、應急資料檔案的信息化管理（一）建立應急資料檔案管理系統(tǒng)1.公司應建立應急資料檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)應急資料檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和便捷性。2.應急資料檔案管理系統(tǒng)應具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、備份等功能，能夠對檔案的全生命周期進行管理。3.檔案管理人員應熟練掌握應急資料檔案管理系統(tǒng)的操作，確保檔案信息的及時錄入和準確維護。（二）數(shù)據(jù)安全與備份1.加強應急資料檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全防護，設置用戶權限管理，確保只有授權人員能夠訪問和操作檔案信息。2.定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在異地存儲設備上，并定期進行數(shù)據(jù)恢復測試，確保數(shù)據(jù)的安全性和可用性。3.建立數(shù)據(jù)安全審計機制，對系統(tǒng)操作日志進行定期審查，及時發(fā)現(xiàn)和處理異常操作行為。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司應定期對應急資料檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。2.檔案管理部門應定期向公司主管領導匯報應急資料檔案管理工作情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。3.對于違反本制度規(guī)定的行為，應及時進行糾正，并視情節(jié)輕重給予相應的處罰。（二）考核評價1.建立應急資料檔案管理工作考核評價機制，將檔案管理工作納入公司績效考核體系，對各部門及檔案管理人員的工作進行考核評價。2.考核評價內容包括檔案管理工作的規(guī)范性、完